Koordinator Teamassistenz Immobilien (m/w/d)

Wir sind die Palladio Ruhr Service GmbH ein Tochterunternehmen der Brost Stiftung, gegründet im Jahr 2025. Die Brost Stiftung zählt zu den bedeutenden Stiftungen in Deutschland. Wir verwalten rund 2.000 Wohn- und Gewerbeimmobilien in vier Bundesländern mit einem mit einem Gesamtwert im dreistelligen Millionenbereich.

Der Fokus der Palladio Ruhr Service GmbH liegt im strategischen Erwerb und der Veräußerung von Immobilien sowie in der umfassenden Verwaltung von Grundstücken und Gebäuden. Dies umfasst insbesondere die Vermietung und Verpachtung sowie die fortlaufende Weiterentwicklung und Modernisierung unseres Immobilienbestands. Ergänzend wird das Portfolio durch sorgfältig geplante Neubauprojekte erweitert. Gleichzeitig treiben wir die Weiterentwicklung unserer Organisation und Arbeitsprozesse konsequent voran, um durch den gezielten Einsatz digitaler Lösungen effiziente, transparente und zukunftsorientierte Strukturen zu schaffen.

Zur weiteren Professionalisierung unserer Verwaltungs- und Assistenzstrukturen suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt einen

Koordinator Teamassistenz Immobilien (m/w/d)

in Vollzeit.

In dieser Funktion übernehmen Sie eine zentrale koordinierende Rolle innerhalb unseres Assistenzbereichs. Sie fungieren als organisatorische und kommunikative Schnittstelle zwischen den Teamassistenzen und der Verwaltungsleitung und tragen dazu bei, operative Themen zu bündeln, Transparenz zu schaffen und Abläufe effizient zu gestalten.

Ihre Aufgaben im Detail

Koordination und Organisation

• Koordination und Priorisierung der laufenden Aufgaben innerhalb der Teamassistenzbereiche
• Unterstützung bei der Steuerung und Verteilung organisatorischer Themen
• Sicherstellung eines reibungslosen Informationsflusses innerhalb des Teams
• Mitwirkung bei der Standardisierung und Weiterentwicklung von Arbeitsabläufen

Schnittstellenmanagement

•  Zentraler Ansprechpartner für operative Fragestellungen und Abstimmungen im Tagesgeschäft
• Früherkennung von Schnittstellen- und Kommunikationsproblemen
• Koordination bereichsübergreifender Themen und Projekte
• Nachverfolgung vereinbarter Maßnahmen und Termine

Analyse und Informationsaufbereitung

• Erstellung von Auswertungen, Übersichten und Entscheidungsvorlagen
• Aufbereitung komplexer Sachverhalte für die Verwaltungsleitung
• Identifikation von Optimierungspotenzialen in Prozessen und Organisationsstrukturen

Projekt- und Digitalisierungsthemen

• Begleitung von Digitalisierungs- und Automatisierungsvorhaben

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Mehrjährige Berufserfahrung im Assistenz-, Verwaltungs- oder Organisationsumfeld
• Ausgeprägtes Organisationsgeschick und hohe Eigenverantwortung
• Analytisches Denkvermögen sowie die Fähigkeit, Zusammenhänge schnell zu erkennen
• Sehr gute Kommunikationsfähigkeit und sicheres Auftreten auf unterschiedlichen Hierarchieebenen
• Strukturierte, lösungsorientierte und selbstständige Arbeitsweise
• Hohes Maß an Verantwortungsbewusstsein und Diskretion
• Sicherer Umgang mit Microsoft 365 (insbesondere Outlook, Teams, Excel und Word)
• Hohe digitale Affinität und Freude an Prozessoptimierungen
• Erfahrungen im Projektmanagement oder Prozessmanagement sind von Vorteil

Das zeichnet Sie besonders aus

• Sie behalten auch bei vielen parallelen Themen den Überblick
• Sie denken mit, erkennen Handlungsbedarfe frühzeitig und treiben Themen eigenständig voran
• Sie verstehen sich als koordinierende Unterstützungseinheit und schaffen Verbindlichkeit in der Zusammenarbeit
• Sie arbeiten gerne strukturiert, lösungsorientiert und teamübergreifend

• Ein professionelles, motiviertes Team
• Ein attraktives Gehaltspaket
• Eine betriebliche Altersversorgung mit Arbeitgeberzuschuss
• 30 Tage Urlaub zzgl. Heiligabend und Silvester frei
• Flexible Arbeitsbedingungen und Homeoffice-Möglichkeiten
• Einen modernen Arbeitsplatz in zentraler Lage in Essen
• Kostenlose Parkmöglichkeit
• Eine sehr gute Verkehrsanbindung - sowohl mit öffentlichen Verkehrsmitteln als auch mit dem Auto
• Ein Zuschuss zum Jobticket
• Interne und externe Weiterbildungsmöglichkeiten
• Ein wöchentliches Mittagessen im Kreis der Mitarbeitenden

Haben wir Ihr Interesse geweckt?
Dann bewerben Sie sich bitte unter Angabe Ihres frühestmöglichen Eintrittsdatums mit Ihren vollständigen Bewerbungsunterlagen (Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse) über unser Karriereportal.