Teamassistenz (m/w/d) der operativen Abteilungsleiter

Teamassistenzen (m/w/d) der operativen Abteilungsleiter

• Teamwork: Ein starkes und motiviertes Team mit einer internationalen wertschätzenden Unternehmenskultur 
• Festanstellung mit attraktivem Festgehalt: Markt- und leistungsgerechte Vergütung 
• Support: Abteilungsübergreifende Unterstützung sowie umfassende Weiterbildungsmöglichkeiten (z.B. Schulungen)
• Work-Life-Balance: Flexible Arbeitszeiten außerhalb der betrieblich geübten Kernarbeitszeit
• Exklusives Arbeitsumfeld: voll ausgestatteter Arbeitsplatz mit modernstem IT-Equipment inkl. Smartphone
• Teamspirit: Regelmäßige Mitarbeiterevents
• Flache Hierarchien: Direkte Feedbacks, schnelle und unkomplizierte Kommunikation
• Freier Gestaltungsspielraum: Einbringung der eigenen Arbeitsweise und fachlichen Wissens
• Umfassendes Onboarding: Reibungsloser Start mit intensiver Einarbeitung, die keine Fragen offen lässt
• Bei uns gibt es Zeit für Erholung: 28 Tage Jahresurlaub

• Termin-, Kalender- und Meetingmanagement für die operativen Abteilungsleiter inkl. Vor- und Nachbereitung dieser
• Erstellung und Bearbeitung von Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache 
• Organisatorische Steuerung und Fristennachhaltung im Reporting-Zyklus
• Erstellung, Pflege und Verwaltung von Dokumentationen, Protokollen, Prüf- und Wartungunterlagen etc.
• Unterstützung bei der Einholung, Prüfung und Verwaltung von Angeboten sowie bei der Beaudftragung von Dienstleistern
• Pflege von Datenbanken, Excel-Auswertungen etc.
• Erstellung und Formatierung von Präsentationen, Entscheidungsvorlagen und Berichten in Excel, Word und PowerPoint
• Organisation von Dienstreisen inkl. Erstellung von Reiseanträgen und Reisekostenabrechnungen
• Unterstützung bei der Rechnungsprüfung und Dokumentenablage
• Protokollführung
• Vertretung am Empfang inkl. Gästebetreuung, Beantwortung von telefonischer Anfragen, Betreuung und Organisation der Meetingräume, Bestellung von Büromaterialien

• Ausbildung/Studium: Kaufmännische Ausbildung zur Bürokauffrau (m/w/d), Kauffrau (m/w/d) für Büromanagement oder vergleichbare Ausbildung 
• Erfahrung: Erste Erfahrung im Bereich im Sekretariat oder Assistenz, idealerweise im Immobilienbereich
• Fachkenntnisse: 
  • Sehr gute Kenntnisse mit MS-Office
  • Sicherer Umgang mit digitalen Dokumentenmanagementsystemen
• Sozialkompetenzen: 
  • Ausgeprägtes Organisations- und Koordinationstalent
  • Zuverlässig- und Verschwiegenheit
  • Selbstständige, strukturierte und teamorientierte Arbeitsweise 
  • Flexibilität und hohe Einsatzbereitschaft
  • Team- und Begeisterungsfähigkeit
• Sprachen: Deutsch vorausgesetzt, gute Englischkenntnisse wünschenswert