Office Manager (m/w/d)

Die KV SiS BW Sicherstellungs-GmbH ist eine 100 %-ige Tochtergesellschaft der Kassenärztlichen Vereinigung Baden-Württemberg (KVBW) und hat ihren Verwaltungssitz in Stuttgart. Die medizinischen Servicecenter befinden sich in Mannheim und Bruchsal. Wir vermitteln unter der bundesweiten Servicenummer 116 117 Anrufer mit akuten gesundheitlichen Beschwerden an Arztpraxen, ärztliche Bereitschaftsdienste, Notaufnahmen oder Rettungsdienste weiter. Dies rund um die Uhr an 365 Tagen. Darüber hinaus erhalten Patienten Hilfe bei der Vermittlung von Arzt- und Psychotherapeutenterminen sowie Auskünfte zu anderen Diensten des Gesundheitswesens. Derzeit arbeiten rund 300 Beschäftigte für das Unternehmen, welches aufgrund der anstehenden Aufgaben in den nächsten Jahren stark wachsen wird.

• Eigenverantwortliche Terminplanung und -koordination für das Operation Management
• Vorbereitung und Nachbereitung von Meetings und internen Veranstaltungen z.?B. Bewirtung, Agendaplanung, Raumorganisation, Protokollführung
• Erstellung von Präsentationen, Berichten und Arbeitsunterlagen
• Anforderung von Büromaterialien sowie Überwachung der Lagerbestände
• Administrative Tätigkeiten wie E-Mail-Bearbeitung, Ablage, Dokumentenpflege
• Erstellung von internen Mitteilungen und Informationen an Mitarbeitende
• Unterstützung bei bereichsübergreifenden Sonderprojekten und Aufgaben

  Ihre Verantwortung

  • Eigenverantwortliche Terminplanung und -koordination für das Operation Management
  • Vorbereitung und Nachbereitung von Meetings und internen Veranstaltungen z.?B. Bewirtung, Agendaplanung, Raumorganisation, Protokollführung
  • Erstellung von Präsentationen, Berichten und Arbeitsunterlagen
  • Anforderung von Büromaterialien sowie Überwachung der Lagerbestände
  • Administrative Tätigkeiten wie E-Mail-Bearbeitung, Ablage, Dokumentenpflege
  • Erstellung von internen Mitteilungen und Informationen an Mitarbeitende
  • Unterstützung bei bereichsübergreifenden Sonderprojekten und Aufgaben

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbaren Qualifikation
• Mehrjährige Berufserfahrungen im Office Management, z.B. als Assistenz, Bürokauffrau/-mann, Sachbearbeiter/in, Sekretär,/in Empfangsmitarbeiter/in, Verwaltungsmitarbeiter/in
• Organisationsgeschick, Zuverlässigkeit, strukturierte und vorausschauende Arbeitsweise
• Sehr gute Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch und eine hohe Serviceorientierung
• Sicherer Umgang mit MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)
• Diskretion und Teamfähigkeit
• Selbstständige, strukturierte und proaktive Arbeitsweise

• Familiäres Betriebsklima mit flachen Hierarchien und kurzen Entscheidungswegen
• Raum für Ideen und Gestaltungsspielräume in einem wachsenden Unternehmen
• Persönliche und fachliche Entwicklungsmöglichkeiten
• Angenehme Arbeitsatmosphäre mit modern und ergonomisch ausgestatteten Arbeitsplätzen
• Fahrtkostenzuschuss bzw. Zuschuss zum Deutschlandjobticket
• Zuschuss zur betrieblichen Altersvorsorge, Hansefit Firmenfitness