Verwaltungsangestellte*r im Büro des Bundesfrauen.- und Gleichstellungsbeauftragten sowie der Gesamtschwerbehindertenvertretung
Wir sind ver.di!
Gemeinsam Zukunft gestalten - mit ver.di!
Rund 1,9 Millionen Menschen aus über 1.000 privaten und öffentlichen Dienstleistungsberufen haben sich in ver.di zusammengeschlossen. Als eine der größten freien Gewerkschaften weltweit kämpfen wir für ihre Interessen - in Tarifverhandlungen, in den Betrieben, in den Dienststellen und gegenüber politisch Verantwortlichen.
Ob im Krankenhaus, im Einzelhandel, bei der Post, im Theater oder in der öffentlichen Verwaltung: Haupt- und Ehrenamtliche von ver.di stehen Seite an Seite für faire Löhne, sichere Jobs und bessere Arbeitsbedingungen.
Wir besetzen zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine als Krankheitsvertretung befristete Teilzeitstelle (19 Stunden/Woche) als Verwaltungsangestellte1 für die Bundesfrauen- und Gleichstellungsbeauftragte und Gesamtschwerbehindertenvertretung am Standort Berlin.
1ver.di interne Bezeichnung nach GBV-Entgelt:
EG 5b.1 Sekretariatsaufgaben mit speziellen Anforderungen.
Wir suchen für die Bundesfrauen- und Gleichstellungsbeauftragte sowie die Gesamtschwerbehindertenvertretung eine*n engagierte*n Mitarbeiter*in.
Die Bundesfrauen- und Gleichstellungsbeauftragte koordiniert die Arbeit der Frauen- und Gleichstellungsbeauftragten der ver.di-Organisationseinheiten. Sie wirkt bei allen Maßnahmen mit, die die Durchsetzung der Gleichstellung von Männern und Frauen sowie die Vereinbarkeit von Familie und Erwerbstätigkeit fördern und die Gesamtorganisation betreffen und nicht innerhalb der jeweiligen Organisationseinheiten geregelt werden können. Für die Frauen - und Gleichstellungsbesauftragten der Länder finden zwei Klausurtagungen statt.
Die Gesamtschwerbehindertenvertretung führt mindestens 1x im Jahr die Tagung der Vertrauenspersonen der Schwerbehinderten der ver.di durch und nimmt an den Sitzungen des Gesamtbetriebsrats und dessen Ausschüssen teil.
Dein Arbeitsort ist in Berlin in der ver.di Bundesverwaltung.
Als Teammitglied bist Du zuständig für:
Allgemeinen Sekretariatsaufgaben, u. a.
- Anfragen, Anträge und Beschwerden entgegennehmen, Anliegen klären, an zuständige Stelle weiterleiten und im Rahmen des eigenen Kompetenzbereichs selbstständig erledigen
- Beratungstermine vergeben, Beratungsgespräche vorbereiten
- selbstständige Bearbeitung von Anfragen, Anträgen und Beschwerden der Frauen- und Gleichstellungsbeauftragten der einzelnen Bundesländer im Rahmen des Kompetenzbereichs
- selbstständige Bearbeitung bestimmter übertragener, komplexer Sachverhalte inkl. Klärung und Erledigung, wie z. B. fachliche Betreuung der Wahlvorstände, fachliche Hilfestellung bei der Vorbereitung der Frauenversammlungen, selbstständige Pflege des Internet- und Intranetauftritts im Rahmen des Kompetenzbereichs sowie auch die Pflege der Intranetseite BuFuG
- selbstständige Bearbeitung bestimmter übertragener, komplexer Sachverhalte inkl. Klärung und Erledigung, selbstständige technisch-organisatorische Betreuung der Schwerbehindertentagung.
Postbearbeitung, auch elektronische
- Postein- und ausgang
- Selbständige Beantwortung von Fragestellungen im Rahmen des Aufgabengebietes
- Verteiler aufbauen und pflegen
Organisatorische Zuarbeit
- Administrative Vorbereitung von Sitzungen und Besprechungen mit Aufbereitung und Digitalisierung der Unterlagen und Prüfung auf Vollständigkeit
- Führung von Sitzungsniederschriften und Protokollen
- Beschaffen, Auswählen und ggf. Aufbereiten benötigte Informationen im Rahmen definierter Vorgaben
- Selbständige Bearbeitung von Standardsachverhalten im Zuständigkeitsbereich
Schriftverkehr
- Selbständiges Erstellen von Briefen nach allgemeinen Vorgaben
- Textbearbeitung von Standardtexten
- Selbständige Text- und Präsentationsgestaltung im Rahmen des Aufgabengebietes
Telefonanfragen
- Sachverhalte im Rahmen allgemeiner Vorgaben und des Aufgabengebietes klären und erledigen
Allgemeine organisatorische Tätigkeiten
- Reiseplanung und -organisation
- Bestellen von Räumen, Organisation der Bewirtung
- Selbständige Organisation von Veranstaltungen wie z. B. Frauenversammlungen, Schwerbehindertentagungen
Büroorganisation
- Bürotechnische Abläufe und Arbeitsmittel organisieren
- Terminplanung, -überwachung und Koordination
- Allgemeine Bürotätigkeiten (Kopieren, Scannen, Materialbestellung, Versand von Informationsmaterial
- Informationsbeschaffung (auch im Internet/Intranet etc.)
- Wiedervorlagen
- Ablage, Papier und elektronisch
- Pflege von Dokumentationen
- Pflege der Intranetseiten
- Überwachung und Einhaltung der Vorschriften der DSG-VO
(Statistische) Auswertungen für den eigenen Zuständigkeitsbereich
- Tabellen erstellen, führen und ggf. grafisch aufbereiten
- Selbständige Ermittlung von Datenmaterial
Rechnungswesen
- Reisekostenabrechnung
- Vorprüfung von Rechnungen (Zeichnung sachlich richtig)
- Abrechnung von Sachmitteln etc.
- Kostenstellen ermitteln und eintragen
- Controlling im eigenen Zuständigkeitsbereich, Haushaltsüberwachung
Das bringst Du mit:
Fachliche Kompetenzen
- Sehr gute Fachkenntniss, erworben durch eine abgeschlossene Ausbildung von mindestens 3 Jahren und eine Zusatzqualifikation im Fachgebiet oder vergleichbare Berufserfahrungen
- Kenntnisse im Umgang mit personenbezogenen bzw. personenbeziehbaren Daten wären von Vorteil.
- Mehrjährige einschlägige Berufserfahrung
Methodische und IT-Kompetenzen
grundlegende methodische Fähigkeiten, bezogen auf die Planung, Organisation und Koordination der Arbeit:
- Verwaltungsabläufe / Verfahren / Regeln
- Elektronische Ablagesysteme, Fristenmanagement, Textgestaltung, Datenstrukturierung
- Organisations- und Planungskompetenz
Gute Kenntnisse gängiger IT-Anwendungen
Soziale Kompetenzen und Verantwortung
- ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit
- gute Kooperationsfähigkeit
- Gute Fähigkeit, auf Kritik angemessen zu reagieren und Konflikte im Arbeitsalltag qualifiziert zu bearbeiten
Das bieten wir an:
- Gute Arbeit in einer sinnstiftenden Organisation
- Ein kollegiales Umfeld in einem engagierten Team
- Gute Arbeitsbedingungen zum Ausgleich zwischen Beruf und Privatleben, darunter:
- 38 Stunden-Woche (bzw. TZ 19h /Woche) mit Arbeitszeiterfassung und Arbeitszeitkonto
- Konkurrenzfähige Tarifvergütung mit 13 Monatsgehalt und Urlaubsgeld
- 33 Tage Urlaub im Jahr
- Möglichkeit zur mobilen Arbeit
- Gleitzeit
- Umfangreiches Fort- und Weiterbildungsprogramm
- Sozial- und Vorsorgeleistung
Ablauf der Bewerbung und Dein Draht zu uns
Wenn du dich für diese Stelle interessierst und die Voraussetzungen erfüllst, fülle bitte das Bewerbungsformular aus. Wir freuen uns, Deine Bewerbung zu bearbeiten und Dir zeitnah eine Rückmeldung zu geben.
Wir schätzen die Vielfalt in der Arbeitswelt und setzen uns für die Erhöhung des Anteils von Kolleg*innen mit Einwanderungsbiografien/Migrationshintergrund ein. Menschen mit Schwerbehinderung oder Gleichgestellte werden bei entsprechender gleicher Eignung und Qualifikation bevorzugt berücksichtigt. Falls Du für das Bewerbungsgespräch spezifische Unterstützung benötigst, lass es uns im Bewerbungsformular im Feld ,,Was du uns noch mitteilen möchtest" wissen. Du kannst uns im Formular auch mitteilen, mit welchem Namen und welchen Pronomen Du angesprochen werden möchtest. Selbstverständlich behandeln wir alle Angaben vertraulich. Bitte verzichte auf das Zusenden und Hochladen von Fotos.
Bei Fragen wende dich bitte an die Bundesfrauen- und Gleichstellungsbeauftragte, Kollegin Jana Holland jana.holland@verdi.de, Tel.: 0160-97890444) und/oder an die Gesamtschwerbehindertenvertretung, Kollege Marcel Richter marcel.richter@verdi.de, Tel.: 0171-3322328).
Mehr über das Arbeiten bei ver.di erfährst Du unter:
https://www.verdi.de/ueber-uns/karriere-bei-ver-di/arbeiten-bei-verdi
Weitere Informationen zu den Arbeitsbedingungen bei ver.di findest Du unter: https://www.verdi.de/ueber-uns/karriere-bei-ver-di/++co++7eb83250-0ea6-11ef-a9f6-49a8b819d598
