Verwaltungsangestellter (m/w/d) - regionale Personalteams Bezirk Niedersachsen und Sachsen-Anhalt

• Allgemeines Büromanagement und Sekretariatsaufgaben
• Empfangsbereich, Betreuung von Mitgliedern und Besucher*innen
• Pflege von Mitglieder- und Betriebsdaten, Beiträge und Leistungen 
• Rückläuferbearbeitung
• Selbständiges Planen, Koordinieren und Überwachen von Terminen
• Aufbereitung und Erstellung von Mitgliederstatistiken, Berichten, Formschreiben, Präsentationen, Grafiken, Arbeitshilfen und Recherchetätigkeiten
• Organisatorische Vor- und Nachbereitung von Besprechungen, Veranstaltungen und Tagungen
• Einkauf und Beschaffung 
• Vorbereitung der Bearbeitung von Leistungen nach der Satzung 
• Administrative Tätigkeiten im Kontext des Rückholmanagements (z.B. Kündigungseingabe, Weitergabe an Betriebsräte/innen)

Von den folgenden 10 Arbeitsschwerpunkten sind 6 voll umfänglich zu erfüllen:  

Assistenz/Sekretariat 

• Assistenz der Geschäftsführung und politischen Sekretär*innen bei allen administrativen und organisatorischen Angelegenheiten

Rückholmanagement 

• Organisation und Durchführung eines telefonischen Rückholmanagements 
  Haltearbeit im Rahmen des Rückholmanagements
• Betreuung und Controlling weiterer Rückholmanager*innen 

Veranstaltungsmanagement

• Planung, organisatorische Vor- und Nachbereitung sowie organisatorische Begleitung von Großveranstaltungen (z.B. Jubilarfeiern, Warnstreiks, Demonstrationen)  
• Kostenkalkulation und Ressourcenmanagement  

Wahlen 

• Vorbereitung von Wahlen nach Satzung und Richtlinien 
  Umsetzung, Begleitung und Organisation 
• Erfassung und Pflege der betrieblichen Wahlen (BR, JAV, SBV) und Organisationswahlen 

Gewerkschaftliche Bildung  

• Vorbereitung und Organisation von Bildungsveranstaltungen 
  Beratung der Bildungsbeauftragten und weiteren Funktionär*innen 
• Seminarplanung (Seminar-Jahresplanung) und -abrechnung 

Rechtschutz 

• Terminplanung und -vereinbarung für Beratung und Rechtsschutz 
• Beratung von Mitgliedern und Erteilen von Auskünften zu Themen, für die durch Zertifikat die notwendigen Kenntnisse erworben wurden 

Kasse/Buchhaltung 

• Selbständige Bearbeitung der gesamten Kassenführung 
• Vorbereitung der Buchhaltung in Abstimmung mit dem Regionalen Verwaltungszentrum (RVZ) 
• Allgemeine Rechnungsprüfung 

Politische Assistenz 

• Assistenz der Geschäftsführung und politischen Sekretär*innen bei politischen Tätigkeiten und Aufgaben 
• Erweiterte Fachaufgaben bezogen auf Projekte und Arbeitsvorhaben 

Öffentlichkeitsarbeit 

• Mitarbeit und Unterstützung der Öffentlichkeitsarbeit und Mitgliederkommunikation 
• Administration der Website und Content-Management 

Ausbildungsbetreuung 

• Anleitung der Auszubildenden

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder entsprechende mehrjährige Berufserfahrung in vergleichbarer Tätigkeit 
• Kenntnisse der in Geschäftsstellen relevanten Arbeitsprozesse und Standards 
• Kenntnisse organisationspolitischer Belange und Zusammenhänge 
• Kenntnis und Umsetzung von gesundheitsförderlichen Strategien 
• Sehr gute Kenntnisse in den bei der IG Metall eingesetzten Standard-Software-Produkten (z.B. MS-Office, MDB, CRM), den zu verwendenden elektronischen Workflows und weiterer spezieller aufgabenbezogener Software (Bsp.: Lecare) 
• Gute und schnelle Auffassungsgabe 
• Fähigkeit zu selbständigem Arbeiten 
• Hohes Maß an Teamfähigkeit, Vertrauenswürdigkeit, Sorgfalt und Flexibilität 
• Kommunikative und soziale Kompetenz 
• Strukturiertes, zielgerichtetes und effizientes Arbeiten 
• Organisationsfähigkeit und prozessorientiertes Arbeiten 
• Gesprächsführungskompetenz 
• Hohe Mitgliederorientierung 
• Veränderungsbereitschaft und Reflexionsfähigkeit 
• Identifikation mit der IG Metall als politische Organisation 
• hohes Maß an Einsatzbereitschaft und Verantwortungsbewusstsein 
• Bereitschaft zur kontinuierlichen Weiterbildung 
• Flexibilität in der Arbeitszeitgestaltung 
• Bereitschaft zu ehrenamtlichem Engagement im Rahmen der Tätigkeit für die
  IG Metall 
• Hohes Maß an Reisebereitschaft
• Führerschein Klasse B

• Komplexe, herausfordernde und sinnstiftende Aufgaben
• Inspiration und Raum für eigene Ideen in einem Team, das Individualität und Gemeinschaftsgeist schätzt
• Die Vereinbarkeit von Familie und Beruf ist uns ein wichtiges Anliegen
• Umfangreiches Gesundheitsmanagement
• Attraktives Vergütungspaket (13,65 Monatsgehälter)
• Sechs Wochen Jahresurlaub

Sabrina Wirth
IG Metall - Bezirksleitung Niedersachsen und Sachsen-Anhalt
Tel. +49 (0) 511 1640623

Melanie Böttcher
IG Metall - Funktionsbereich Personal
Tel. +49 (0) 69 6693 2097