Teamleitung Mailroom / Poststelle 100% (gn)
WIR VERBINDEN DIE PHYSISCHE UND DIE DIGITALE WELT
SPS ist ein führender Outsourcing-Anbieter für Business Process Services, innovativer Dienstleistungen im intelligenten Datenmanagement sowie für die hybride Arbeitswelt. Schweizer Qualität, kombiniert mit globaler Präsenz, tiefer Branchenkenntnis und neusten Technologien, machen SPS zu einem verlässlichen Partner für die Transformation von Unternehmen.
Mit ganzheitlichen End-to-End-Lösungen unterstützt SPS Unternehmen dabei, ihre Geschäftsprozesse effizienter, agiler und zukunftsorientiert zu gestalten. Über 8.500 Mitarbeitende und spezialisierte Partner betreuen Kunden in mehr als 20 Ländern - mit einem Schwerpunkt auf den Branchen Banken, Versicherungen und Gesundheit.
DEINE AUFGABEN
- Gesamtverantwortung für den operativen Betrieb im Mailroom inkl. Sicherstellung der vereinbarten Dienstleistungen, Einhaltung der SLAs sowie aktives Mitwirken im Tagesgeschäft bei Engpässen
- Fachliche und personelle Führung des Teams inkl. Einsatzplanung, Priorisierung der Aufgaben, Durchführung von Mitarbeitergesprächen sowie Förderung und Weiterentwicklung der Mitarbeitenden
- Sicherstellung einer effizienten und qualitativ hochwertigen Verarbeitung von physischer und digitaler Eingangspost (inkl. Scanning, Klassifizierung und Weiterverarbeitung) sowie Überwachung der Datenqualität und Prozessstandards
- Erste Ansprechperson für den Kunden vor Ort und Koordination aller operativen Anliegen sowie enge Zusammenarbeit mit internen Schnittstellen (z. B. IT, andere Standorte)
- Planung, Steuerung und kontinuierliche Optimierung der Mailroom-Prozesse mit Fokus auf Digitalisierung, Effizienzsteigerung und Qualität
- Unterstützung bei der Einführung und Weiterentwicklung digitaler Lösungen sowie
- Begleitung des Teams bei neuen Tools und Arbeitsweisen
- Verantwortung für das Reporting und die Auswertung relevanter Kennzahlen (z. B. Volumen, Durchlaufzeiten, Fehlerquoten) sowie Koordination von Zähltagen
- Rekrutierung neuer Mitarbeitender sowie Sicherstellung eines strukturierten Onboardings und Schulungskonzepts
- Sicherstellung der Einhaltung von Arbeitsanweisungen, Qualitäts- und Sicherheitsvorgaben sowie Verantwortung für Infrastruktur, Maschinen und Betriebsmittel
DEIN PROFIL
- Mehrjährige Berufserfahrung in einer operativen Dienstleistungsumgebung (z. B. Mailroom, Logistik, Facility Services oder vergleichbar) sowie erste Führungserfahrung oder klare Bereitschaft, Verantwortung für ein Team zu übernehmen
- Affinität für digitale Prozesse und Tools sowie ein gutes Grundverständnis für moderne Mailroom- und Dokumentenprozesse (z. B. Scanning, Workflow, einfache Automatisierungen)
- Strukturierte, selbständige und zuverlässige Arbeitsweise gepaart mit einem hohen Qualitäts- und Verantwortungsbewusstsein
- Ausgeprägte Kommunikations- und Führungsfähigkeiten mit der Fähigkeit, Mitarbeitende zu motivieren, weiterzuentwickeln und sicher durch Veränderungen zu begleiten
- Analytisches Denkvermögen sowie Erfahrung im Umgang mit Kennzahlen und operativem Reporting von Vorteil
- Belastbarkeit und Resilienz in einem dynamischen Arbeitsumfeld sowie lösungsorientiertes Handeln auch in anspruchsvollen Situationen
- Hohe Sozialkompetenz, Durchsetzungsvermögen und ein wertschätzender Führungsstil
- Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
- Einwandfreier Straf- und Betreibungsregister
Das bringst du zusätzlich mit
- Freude daran, operative Prozesse aktiv mitzugestalten und weiterzuentwickeln
- Interesse an Digitalisierung und kontinuierlicher Verbesserung
- Verständnis für die Verbindung von physischer und digitaler Postverarbeitung
DEINE BENEFITS
- Ein zukunftsorientierter Arbeitgeber, der die Digitalisierung der Schweizer Wirtschaft vorantreibt
- Ein dynamisches Umfeld in einer Schweizer Unternehmung mit globalen Strukturen
- Beteiligung an Reka-Checks sowie Gesundheitsvorsorge/ Fitnessabo
- Zuschüsse für ÖV-Abos und gratis Business Halbtax-Abo
- Attraktive Mitarbeiterrabatte für viele Marken und Produkte
Interesse geweckt?
