Teamassistenz Schulorganisation & Verwaltung

Du bist ein Organisationstalent, behältst auch bei vielen parallelen Themen den Überblick und übernimmst gerne Verantwortung?

Dann werde Teil unseres Teams!

Für unsere Aachener Physioschule suchen wir eine engagierte Teamassistenz für den Bürobereich, die unseren Schulalltag aus der Verwaltung aktiv mitgestaltet, organisatorische Prozesse eigenverantwortlich koordiniert und unserem Team den Rücken freihält.

Du bist eine zentrale Schnittstelle zwischen Geschäftsführung, Schulleitung, Lehrkräften, Schüler, Bewerber und Praxispartnern.

o Eigenverantwortliche Organisation und Koordination administrativer und schulischer Abläufe
o Unterstützung von Geschäftsführung, Schulleitung und Lehrteam
o Zentrale Ansprechpartnerfunktion für Schüler, Bewerber, Praxispartner und externe Kontakte
o Betreuung und Organisation des Bewerbungsprozesses
o Schülerverwaltung sowie Pflege von Ausbildungsunterlagen und Dokumentationen
o Erstellung und Verwaltung von Verträgen und Bescheinigungen
o Koordination von Terminen, Fristen, Rückmeldungen und offenen Vorgängen
o Organisation von Veranstaltungen und schulischen Abläufen
o Unterstützung bei Rechnungsstellung und weiteren Verwaltungsaufgaben
o Erstellung von Übersichten, Auswertungen und regelmäßigen Statusinformationen für die Geschäftsleitung
o Mitgestaltung und Optimierung unserer organisatorischen Prozesse
o Rein administrative und organisatorische Tätigkeit - ohne therapeutische oder unterrichtende Aufgaben

o Organisationstalent und einen ausgeprägten Blick für das Ganze
o Selbstständige, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise
o Freude daran, Verantwortung zu übernehmen und Prozesse eigenständig bis zum Abschluss zu begleiten
o Vorausschauendes und lösungsorientiertes Denken
o Fähigkeit, Aufgaben sinnvoll zu priorisieren und unterschiedliche Beteiligte zu koordinieren
o Kommunikationsstärke sowie ein freundliches und verbindliches Auftreten
o Freude an Teamarbeit und am Umgang mit Menschen
o Sicherer Umgang mit digitalen Arbeitsmitteln, insbesondere MS Office, sowie Freude an Zahlen, Daten und Dokumentation
o Einschlägige Erfahrung in Praxisorganisation, Verwaltung oder Assistenz (idealerweise eine abgeschlossene Ausbildung in einem kaufmännischen oder verwaltungsnahen Bereich)

o Eine verantwortungsvolle und vielseitige Position mit zentraler Bedeutung für unseren Schulalltag
o Eigenständige Aufgabenbereiche und Gestaltungsspielraum
o Enge Zusammenarbeit mit Geschäftsführung, Schulleitung und Lehrteam
o Ein abwechslungsreiches Arbeitsumfeld mit vielen unterschiedlichen Menschen und organisatorischen Aufgaben
o Die Möglichkeit, Strukturen und Prozesse aktiv mitzugestalten
o Ein engagiertes Team und eine Schule, die sich kontinuierlich weiterentwickelt