Sachbearbeiter:in Rektoratssekretariat (40 - 50%)
Zur Unterstützung des Rektoratssekretariats suchen wir per 1. November 2026 oder nach Vereinbarung
Sachbearbeiter:in Rektoratssekretariat
(40 - 50%)
Möchten Sie in einem vielseitigen und dynamischen Umfeld im Bildungsbereich tätig sein und den Hochschulalltag aktiv mitgestalten? Dann könnte diese Position im Büro des Rektorats und des Rektors genau das Richtige für Sie sein - Ihre Mission P(H)ossible.
Das Rektoratssekretariat ist die zentrale Anlaufstelle für Mitarbeitende und Gäste. Es unterstützt den Rektor, das Rektorat sowie die Leitenden der Stabsstellen bei vielfältigen, organisatorischen und koordinativen Aufgaben und trägt wesentlich zu einem reibungslosen Hochschulbetrieb bei.
Sie behalten auch dann den Überblick, wenn mehrere Aufgaben gleichzeitig anstehen? Sie arbeiten zuverlässig, diskret und serviceorientiert und bringen sich dort ein, wo Unterstützung gefragt ist? Dann freuen wir uns darauf, Sie kennenzulernen.
Auf diese Aufgaben können Sie sich freuen:
Als Sachbearbeiter:in im Rektoratssekretariat sind Sie Teil einer zentralen Drehscheibe der Hochschule. Sie unterstützen den Rektor, das Rektorat und die Assistenz des Rektors in vielfältigen administrativen und organisatorischen Aufgaben und sorgen mit Ihrer zuverlässigen Arbeitsweise für einen reibungslosen Ablauf im Rektorat. In enger Zusammenarbeit mit der Assistenz des Rektors übernehmen Sie zudem deren Stellvertretung vor Ort.
Zu Ihren konkreten Aufgaben gehören inbesondere:
- Koordination der Raumbelegung im Gebäude Hadwig
- Unterstützung des Rektors und der Assistenz des Rektors im Tagesgeschäft
- Administrative Begleitung der Stabsstellen, sowie Mitwirkung bei Wahlen
- Pflege der Rektorats-Webseite auf Nextra (intern und extern) sowie des Organigramms
- Organisation der Büromaterialbewirtschaftung und Betreuung des Telefondienstes
- Erledigung allgemeiner Sekretariatsaufgaben wie Postbearbeitung, Druckaufträge und weiterer administrativer Arbeiten
- Wahrnehung der Stellvertretung der Assistenz des Rektors, insbesondere bei der Vor- und Nachbereitung der Rektoratssitzungen und der Protokollführung
So stellen wir uns Ihr Profil vor
- Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische Grundbildung oder eine vergleichbare Ausbildung.
- Idealerweise bringen Sie Erfahrung im Sekretariats- oder Assistenzbereich mit.
- Sie arbeiten exakt, selbstständig und lösungsorientiert.
- Diskretion und Vertrauswürdigkeit sind für Sie selbstverständlich.
- Mit Ihrem freundlichen und verbindlichen Auftreten pflegen Sie einen professionellen Umgang mit unterschiedlichen Anspruchsgruppen.
- Sie verfügen über gute IT-Anwendungskenntnisse in MS Office.
- Die Arbeitseinsätze am Mittwoch und Donnerstag sowie an einem weiteren Halbtag nach Vereinbarung kommen Ihrer Verfügbarkeit entgegen.
Das bieten wir Ihnen:
Bei uns erwartet Sie eine abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Aufgabe in einem überschaubaren Pensum. Sie arbeiten in einem engagierten Team, gewinnen spannende Einblicke in die vielfältigen Tätigkeitsbereiche einer Pädagogischen Hochschule und leisten einen wichtigen Beitrag zum reibungslosen Hochschulbetrieb. Die PHSG bietet Ihnen ein wertschätzendes Arbeitsumfeld, attraktive Anstellungsbedingungen sowie Möglichkeiten zur fachlichen und persönlichen Weiterentwicklung.
Für zusätzliche Auskünfte wenden Sie sich bitte an:
Fabienne Modes, Assistenz des Rektors
Ihr Kontakt im Ressort Human Resources:
Daniela Früh, Leitung HR
Haben wir Ihr Interesse geweckt?
Dann freuen wir uns über Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen bis 14. September 2026 über unser Online-Tool.
Pädagogische Hochschule St.Gallen (PHSG), Notkerstrasse 27, CH-9000 St.Gallen, www.phsg.ch
