Mitarbeiterin/Mitarbeiter (m/w/d) Empfangsbereich/Telefonzentrale
Ihre künftigen Aufgaben
- Empfangsbereich
- Besucherempfang, Vorklärung der Kundenanliegen, fachliche Zuordnung und Weiterleitung der Kundinnen und Kunden an die Sachbearbeitenden im Amt für Ausländerwesen und allgemeine Ordnung
- Entgegennahme von Unterlagen, Prüfung auf Vollständigkeit und Weiterleitung an die Sachbearbeitenden
- Aushändigung von Aufenthaltsdokumenten (u. a. eATs, Reiseausweise, Fiktionsbescheinigungen)
- Fachbezogene und eigenständige abschließende Klärung bzw. Bearbeitung von Anliegen der Kundschaft
- Verwaltung des Zahlungsverkehrs mit der elektronischen Buchungssoftware (Gebühreneinnahme)
- Unterstützung der Kundinnen und Kunden bei Aufnahme von biometrischen Daten an der PointID
- Telefonzentrale
- Bedienung der Telefonzentrale unter Verwendung des eingeführten Ticketsystems zur Sicherstellung eines effektiven Servicemanagements
- Telefonische Beratung der Kundinnen und Kunden über Anliegen im Bereich des Ausländer- und Staatsangehörigkeitsrecht
- Administrative Tätigkeiten/ Datenpflege
- Verteilung der Posteingänge des Amtes
- Überprüfung von elektronischen Aufenthaltstiteln und Reiseausweisen
- Datenpflege im Fachverfahren ADVIS
- Ausstellung von Aufenthaltsdokumenten nach Weisung der Sachbearbeitenden
Ihre Qualifikationen
- Verwaltungsfachangestellte/ Verwaltungsfachangestellter bzw. Abschluss des Verwaltungslehrgangs I oder
- Kauffrau/ Kaufmann für Büromanagement inkl. der Vorläuferberufe oder
- Rechtsanwaltsangestellte/Rechtsanwaltsangestellter und/oder Notarfachangestellte/ Notarfachangestellter
Wünschenswert sind:
- Kenntnisse in folgenden Vorschriften: Aufenthaltsgesetz, Staatsangehörigkeitsrecht und der angrenzenden Rechtsbereiche im Ordnungsrecht (Prostituiertenschutzgesetz, Jagdgesetz etc.)
- Konfliktfähigkeit sowie Verständnis für die besondere Situation der Kundinnen und Kunden
- Stark ausgeprägte Kundenorientierung
- Stark ausgeprägte Organisationsfähigkeit und Fähigkeit zur Informationsverarbeitung
- Stark ausgeprägte Belastbarkeit
- Stark ausgeprägte Teamfähigkeit
- Kenntnisse im Umgang mit der gängigen Office-Softwar
Wichtige Informationen für Sie
Das bieten wir Ihnen
- Einen krisensicheren Arbeitsplatz mit allen Vorteilen des öffentlichen Dienstes (u.a. 30 Tage Urlaub sowie eine betriebliche Rente)
- Finanzielle Leistungen für Tarifbeschäftigte in Form der leistungsorientierten Bezahlung sowie einer Jahressonderzahlung
- Eine gute Vereinbarkeit von Beruf und Familie durch einen flexiblen Arbeitszeitrahmen
- Ein betreutes Spielzimmer (Notfallbetreuung) für Kinder von 6 Monaten - 12 Jahren
- Eine sehr gute Anbindung an den ÖPNV, mit gefördertem Jobticket
- Eine betriebliche Gesundheitsförderung mit u.a. Betriebssportangeboten, Gesundheitstagen
...darüber hinaus sind Sie in unserer Kantine im Kreishaus jederzeit bestens versorgt!
Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!
Haben Sie noch Fragen?
Fachliche Rückfragen beantworten Ihnen in der Abteilung 32.1, Ausländerbehörde, Frau Wöhler, Tel.: 05221/13-2695.
Rückfragen zum Bewerbungsverfahren beantworten Ihnen in der Abteilung Personal- und Organisationsentwicklung Frau Kokoscha, Tel.: 05221/13-18955.
Vielfalt ist uns wichtig!
Die Kreisverwaltung Herford ist eine moderne Arbeitgeberin, bei der die Vielfalt der Beschäftigten ein wesentlicher Bestandteil der Personalentwicklung ist. Aus diesem Grund freuen wir uns, wenn sich auch Menschen mit Zuwanderungsgeschichte bei uns bewerben.
Die Stelle steht allen Bewerbenden offen, unabhängig ihrer geschlechtlichen Identität.
Bewerbungen von Menschen mit Behinderungen sind ausdrücklich erwünscht. Wir werden diese nach Maßgabe des Schwerbehindertenrechtes bevorzugt berücksichtigen.
Bitte nutzen Sie bis zum 15.08.2026 die Online-Eingabemaske unter "Jetzt bewerben!".
