Legal Operations & Paralegal Specialist
Was Sie über uns wissen sollten
Am Hauptsitz in Zürich-Altstetten befindet sich die Zentralverwaltung der Emil Frey Gruppe, welche die übergreifenden Aktivitäten steuert. Für unsere Rechtsabteilung Schweiz suchen wir eine/-n Legal Operations & Paralegal Specialist.
Ihre Aufgaben
- Eigenverantwortliche Betreuung und Weiterentwicklung zentraler Legal-Operations-Prozesse der Rechtsabteilung Schweiz
- Administration, Weiterentwicklung und Qualitätssicherung des Vertragsmanagementsystems einschliesslich Ablagestrukturen, Fristen, Workflows und Berichterstattung
- Koordination von Anfragen sowie strukturierte Erfassung, Zuweisung und Nachverfolgung
- Operative Unterstützung der Datenschutzorganisation in der Schweiz, insbesondere bei Auskunftsbegehren, dem Bearbeitungsverzeichnis, Datenschutz-Folgenabschätzungen, Schulungen und Dokumentation
- Koordination und administrative Begleitung der internen Datenschutzkoordinatorinnen und -koordinatoren sowie Zusammenarbeit mit relevanten Fachstellen
- Erstellen, Pflegen und Standardisieren von Vorlagen, Richtlinien, Checklisten, Wissensinhalten und weiteren Arbeitsmitteln der Rechtsabteilung
- Juristische Recherchen sowie Vorbereitung und Bearbeitung standardisierbarer Verträge, rechtlicher Dokumente und wiederkehrender Rechtsfragen
- Unterstützung des Teams bei Projekten, Due-Diligence-Prüfungen und internen Abklärungen sowie Koordination bereichsübergreifender Vorhaben in den Bereichen Recht, Datenschutz, Governance, und Legal Tech
- Evaluation und praktischer Einsatz geeigneter Legal-Tech-, Automatisierungs- und KI-Lösungen zur Verbesserung von Qualität, Transparenz und Effizienz
Ihr Profil
- Abgeschlossenes Studium in Wirtschaftsrecht oder Rechtswissenschaften (Bachelor oder Master, Universität oder Fachhochschule) oder eine qualifizierte Paralegal-Ausbildung
- Mindestens drei Jahre relevante Berufserfahrung, idealerweise erworben in einer Rechtsabteilung eines grösseren Unternehmens, einer Wirtschaftskanzlei oder in einer Corporate-Governance-, Compliance- oder Datenschutzfunktion
- Erfahrung im Legal Operations Management, Vertragsmanagement oder Corporate Housekeeping und Freude daran, Prozesse dauerhaft zu übernehmen und weiterzuentwickeln
- Gute Kenntnisse im Datenschutzrecht (DSG und DSGVO) sowie praktische Erfahrung mit Datenschutzprozessen, Datenschutzorganisationen oder Compliance-Strukturen sind von grossem Vorteil
- Sicherer Umgang mit digitalen Arbeitsmitteln; Erfahrung mit Vertragsmanagementsystemen, Legal Tech, Workflow-Automatisierung oder KI-Anwendungen ist erwünscht
- Selbständige, strukturierte und verlässliche Arbeitsweise mit ausgeprägtem Qualitätsbewusstsein und konsequenter Nachverfolgung von Aufgaben und Fristen
- Fähigkeit, rechtliche und organisatorische Sachverhalte rasch zu erfassen, sinnvoll zu priorisieren und pragmatisch umzusetzen
- Dienstleistungsorientierte, verbindliche Persönlichkeit mit Freude an der Zusammenarbeit in einem kleinen, vielseitigen Team und mit unterschiedlichen internen Anspruchsgruppen
- Interesse, eine langfristig tragende Rolle an der Schnittstelle von Recht, Datenschutz, Governance, Prozessen und Technologie aufzubauen
- Stilsichere Deutschkenntnisse sowie sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift; Französischkenntnisse sind von Vorteil
Was wir Ihnen bieten
- Eine langfristige Unternehmensperspektive in einer etablierten, familiengeführten und vielfältigen Schweizer Unternehmensgruppe
- Eine neu geschaffene Funktion mit der Möglichkeit, Legal Operations und Datenschutzprozesse aktiv mitzugestalten und nachhaltig zu verankern
- Ein hohes Mass an Selbständigkeit und Verantwortung sowie enge Zusammenarbeit mit dem General Counsel Schweiz und dem Rechtsteam
- Individuelle Entwicklungsmöglichkeiten in Richtung Senior Legal Operations, Paralegal oder Datenschutz
- Zahlreiche Vergünstigungen (Neuwagen, Servicearbeiten und Ersatzteile, Fahrzeug- und Krankenversicherungen, Tankkarten, Hotels und vieles mehr)
- Eine eigene, attraktive Pensionskasse als unabhängige Vorsorgeeinrichtung
- Mindestens 25 Tage Ferien
