Kaufmännische:r Mitarbeiter:in Finanzen & Organisation (w/m/d) – Teilzeit 20–30 Std.

Moin, ich bin Olaf, Inhaber von Wertkonzepte in Bad Schwartau.
Wir sind ein inhabergeführtes Immobilienunternehmen mit norddeutscher Bodenhaftung – lieber klar und ehrlich als großspurig. Wir verkaufen, vermieten und verwalten Immobilien für Menschen, die sich auf uns verlassen.

In Bad Schwartau arbeiten wir mit zwei Standorten:

• einem Büro für die Hausverwaltung und
• einem Büro für Immobilien, Geschäftsführung & Organisation – hier wird auch dein Hauptarbeitsplatz sein.
• ..und einem Vertriebsbüro in Husum

Während Kolleg:innen draußen bei Kund:innen unterwegs sind und im Büro die Verwaltung läuft, hältst du im Hintergrund die kaufmännischen Fäden zusammen: Du sorgst dafür, dass Zahlungsverkehr, Zahlen und Fristen stimmen und mein Arbeitsalltag als Inhaber strukturiert bleibt.

Dein Job ist kein Vertriebsjob, sondern eine kaufmännische Vertrauensposition im Rückgrat unseres Unternehmens – in Teilzeit mit 20–30 Stunden pro Woche und der Möglichkeit, einen Teil der Arbeit im Homeoffice zu erledigen.

In dieser Rolle wirst du meine kaufmännische Vertrauensperson für Finanzen und Organisation. Du hältst im Hintergrund die Fäden zusammen und sorgst dafür, dass unser Alltag kaufmännisch sauber läuft.

Deine Hauptaufgaben im Überblick:

Zahlen & Buchhaltung

• Vorbereitende Buchhaltung für beide Wertkonzepte-Bereiche
• Erfassung, Prüfung und Zuordnung von Ein- und Ausgangsrechnungen
• Provisionsabrechnungen & Incentives nachverfolgen
• Pflege der Offenen-Posten-Listen (Debitoren/Kreditoren) und Plausibilitätschecks

Zahlungsverkehr & Liquidität

• Vorbereitung und Durchführung des Zahlungsverkehrs
• Mitdenken bei der Liquidität: Fälligkeiten im Blick behalten und sinnvolle Prioritäten vorschlagen

Lohn & Personal

• Lohn- und Gehaltsabrechnung erledigen wir gemeinsam (inkl. Provisionen)
• Pflege von Personalkonten (z.B. Urlaub, Mehrstunden, variable Vergütungen)

Fristen & Organisation

• Überblick über steuerliche Fristen, Vertragslaufzeiten und wiederkehrende Zahlungen behalten
• Aufbau und Pflege eines übersichtlichen Fristen- und Aufgaben-Systems

„Assistenz light“ für meinen Arbeitsalltag

• Vorgänge und Unterlagen sortieren, strukturieren und nachverfolgbar halten
• Mitdenken bei Prioritäten: „Was muss wirklich wann passieren?“
• Mich rechtzeitig an wichtige Themen erinnern, bevor es eng wird

Fachliches Fundament

• Mehrjährige Erfahrung in einem kaufmännischen oder finanznahen Umfeld (z.B. Steuerfachangestellte:r, Finanzbuchhaltung, Lohnbuchhaltung, Buchhaltung/Backoffice)
• Sicherer Umgang mit vorbereitender Buchhaltung, Belegen und OP-Listen
• Erfahrung im Zahlungsverkehr (Online-Banking, SEPA, Sammelüberweisungen, Daueraufträge)
• Grundverständnis von Lohn- und Gehaltsabrechnung oder die Bereitschaft, dich zügig einzuarbeiten

Digitale Arbeitsweise

• Du fühlst dich wohl mit digitalen Tools (z.B. Outlook, Excel, Word, digitale Belege, strukturierte Ablage)
• Du magst es, wenn Abläufe klar, nachvollziehbar und gut dokumentiert sind

Persönlichkeit & Mindset

• Du bringst Lebenserfahrung mit und bleibst ruhig, auch wenn Verantwortung oder Entscheidungen anstehen
• Du arbeitest zuverlässig, strukturiert und vorausschauend – Fristen und To-dos sind bei dir gut aufgehoben
• Du kommunizierst offen und ehrlich, gerade wenn etwas nicht rund läuft
• Du bist eher der ruhige, stabile Typ im Hintergrund und hast einen wachen Blick dafür, was fürs Ganze gerade wichtig ist

Was besonders gut passt

• Wiedereinstieg nach einer Familienphase oder Elternzeit
• Wechsel aus dem Steuerfach-/Kanzlei-Umfeld oder einer ähnlichen Struktur, in der du näher an einem konkreten Unternehmen arbeiten möchtest

Rahmen & Zusammenarbeit

• Eine Vertrauensposition mit direkter Zusammenarbeit mit mir als Inhaber – kurze Wege, keine Konzernstrukturen
• Ein wertschätzendes, norddeutsch-ehrliches Miteinander: Wir sagen, was ist – freundlich, aber klar
• Ein Aufgabenfeld, in dem du sichtbar wirksam bist: Dein Blick auf Zahlen, Fristen und Organisation macht für uns einen echten Unterschied

Arbeitszeit & Ort

• Teilzeitmodell mit 20–30 Stunden pro Woche, idealerweise auf 4–5 Tage verteilt
• Arbeit überwiegend im Zeitfenster zwischen 10 und 19 Uhr
• Hauptarbeitsplatz im Büro „Immobilien, Geschäftsführung & Organisation“ in Bad Schwartau, in enger Verbindung zur Hausverwaltung
• Kombination aus Büropräsenz (ca. 15–20 Stunden) und anteilig Homeoffice nach Einarbeitung

Entwicklung & Stabilität

• Die Möglichkeit, gemeinsam mit mir digitale und automatisierte Prozesse weiter aufzubauen, statt nur bestehende Routinen zu verwalten
• Eine faire, deiner Erfahrung angemessene Vergütung
• Auf Langfristigkeit angelegte Zusammenarbeit in einem inhabergeführten Unternehmen
• Klarheit: kein Vertriebsjob, keine Kaltakquise, keine Verkaufsziele – Fokus auf Finanzen, Struktur und Organisation

Wenn du dich in dieser Beschreibung wiederfindest und dir eine vertrauensvolle Zusammenarbeit mit mir vorstellen kannst, freue ich mich auf deine Bewerbung.

Bitte schick mir

• ein paar Sätze dazu, was dich an dieser Rolle reizt, welche Erfahrungen dich geprägt haben und wie dein gewünschtes Stundenmodell aussieht
• deinen Lebenslauf

Wenn du noch unsicher bist, ob die Stelle zu dir passt, kannst du mir auch gern zuerst eine kurze, informelle Nachricht schreiben.