Interne Stellenausschreibung: Assistenz des Landrats und der Fachbereichsleitung 1

• Ein Einstieg mit Perspektive
  Sie starten bei uns unbefristet und entscheiden, ob Sie in Vollzeit oder Teilzeit arbeiten möchten. Ihre Aufgaben sind abwechslungsreich und lassen sich nach einer fundierten Einarbeitung eigenverantwortlich gestalten.
  
  
• Rahmenbedingungen, die sich für Sie lohnen
  Bei Erfüllung der tarifrechtlichen Voraussetzungen bieten wir eine Vergütung bis EG 9a TVöD inklusive Jahressonderzahlung, Leistungsentgelt und betrieblicher Altersvorsorge. Bei Erfüllung der beamtenrechtlichen Voraussetzungen erhalten Sie eine Besoldung bis  A 7 SHBesG. 
  
  
• Ein Team, das sich auf Sie freut
  Sie arbeiten in einem motivierten und offenen Team und treffen auf engagierte Kolleg*innen. Es erwartet Sie eine offene und kollegiale Zusammenarbeit.
  
  
• Balance im Alltag
  Flexible Arbeitszeiten, die Möglichkeit zum mobilen Arbeiten und 30 Urlaubstage bei einer Fünf-Tage-Woche unterstützen Sie dabei, Beruf und Privatleben entspannt zu verbinden.
  
  
• Entwicklung, die Sie weiterbringt
  Ob interne Schulungen oder externe Fortbildungen: Wir fördern Ihr Wissen in verschiedenen fachlichen Bereichen und begleiten Sie auf Ihrem beruflichen Weg. Unsere Gesundheitsangebote unterstützen zusätzlich Ihr Wohlbefinden.
  
  
• Bewegung und Mobilität leicht gemacht
  Von Betriebssport bis EGYM Wellpass, von Jobticket bis Fahrradleasing - wir bieten Ihnen attraktive Möglichkeiten, aktiv zu bleiben und mobil unterwegs zu sein.

Unser Stellenangebot ist darauf ausgerichtet, Ihre individuellen Anforderungen weitestgehend zu erfüllen und Ihnen die Möglichkeit zu bieten, Beruf und Privatleben in Einklang zu bringen.

• Termin und Reisemanagement
  Vorausschauend koordinieren und steuern Sie die Tages-, Wochen- und Jahresplanung der Landrätin / des Landrats und organisieren die Teilnahme an externen Repräsentationsterminen sowie Dienstfahrten.
• Korrespondenz- und Fristensteuerung
  Die interne und externe Korrespondenz (Post- und E-Mail-Postfächer) organisieren Sie strukturiert, halten Bearbeitungsstände gemeinsam mit den Referent*innen nach und überwachen Fristen sowie Wiedervorlagen.
• Digitale Büroorganisation & DMS
  Für eine geordnete digitale Schriftgutverwaltung und Vorgangsbearbeitung legen Sie Unterlagen im Dokumentenmanagementsystem (enaio) ab, erstellen Vorlagen in Allris und pflegen digitale Aufgabenstrukturen (z. B. in MeisterTask).
• Veranstaltungs- und Besprechungsorganisation
  Die administrative Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Besprechungen, repräsentativen Veranstaltungen und Terminen - inklusive der Bewirtungsorganisation - liegt verlässlich in Ihren Händen.
• Zentrale Schnittstelle & Assistenz
  Als administrative Schnittstelle und Ansprechperson für die Fachbereiche und Stabsstellen der Kreisverwaltung unterstützen Sie die Referent*innen sowie die Leitungsebene im täglichen Geschäft.
• Budgetverwaltung & Sonderaufgaben
  Eigenverantwortlich verwalten Sie die Budgets des gemeinsamen Büros, wickeln Beschaffungen sowie Rechnungsbearbeitungen ab und koordinieren administrative Sonderaufgaben (wie das Beschwerdemanagement und die Assistenz im Katastrophenschutz-Führungsstab).

• Die Befähigung für das 2. Einstiegsamt der 1. Laufbahngruppe "Allgemeine Dienste" oder eine Ausbildung zum*zur Verwaltungsfachangestellten 
• Alternativ eine Ausbildung zum*zur Rechtsanwalts- und Notarfachangestellten, eine 3-jährige kaufmännische Ausbildung oder eine 3-jährige Berufsausbildung mit entsprechender Erfahrung in der Büroassistenz
• Erfahrungen in einer öffentlichen Verwaltung sind wünschenswert
• Fundierte Erfahrung in der Assistenz von Führungskräften 
• Hohes Maß an Selbstständigkeit, Organisationsgeschick und Engagement sowie vorausschauendem und ganzheitlichem Denken
• Professioneller und versierter Umgang mit den gängigen Office-Anwendungen insbesondere MS Outlook, Word, Excel, Powerpoint 
• Empathischen und strukturierten Umgang mit allen in- und externen Akteuren
• Sehr gute Kommunikations- und Konfliktlösungsfähigkeiten
• Kooperations- und Kompromissfähigkeit
• Flexibilität und eine lösungsorientierte Arbeitsweise 
• Eine hohe Belastbarkeit und teamorientiertes Handeln
• Kenntnisse und Aufgeschlossenheit im Umgang mit DMS-Systemen