Head of Project Operations Office (m/w/d)

Seit 2001 unterstützen wir unsere meist international agierenden Kunden dabei, mit starker Führungs-Kultur und -Kompetenz Transformationen erfolgreich zu gestalten. 

Mit unseren Assessments und Development Journeys schaffen wir echten Impact für unsere Kunden. Dabei leiten uns zwei Grundüberzeugungen: Jeder Mensch hat ein Recht auf gute Führung - und jede Führungskraft verdient die Chance, die beste Führungskraft zu werden, die in ihr steckt.

Seit Beginn dieses Jahres gehören wir zu Mercer Deutschland und sind damit Teil des Marsh-Konzerns. Wir schreiben unsere Erfolgsgeschichte als Mercer I Profil M fort - und bieten unseren Kunden ganzheitliche, globale People-Expertise sowie unseren Mitarbeitenden neue Entwicklungsmöglichkeiten.

Unsere Ambition ist es, die wirkungsvollste Beratung für People-Themen zu werden. Durch erlebbaren Impact für unsere Kunden. Durch Kompetenz. Und mit Menschlichkeit.

Als Head of Project Operations Office leitest du unser Project & Event Office, eine zentrale Einheit mit 25 Mitarbeitenden und 4 Team Leads, die Kundenprojekte und -veranstaltungen professionell administriert und steuert. Zu deinen Aufgaben gehören:

• Steuerung unseres Project & Event Offices und weiterer Ausbau zu einem European Hub für administrative Projektsteuerung und Veranstaltungsorganisation.
• Disziplinarische Führung und Entwicklung der Team Leads sowie indirekte Führung des Gesamtteams aus Project Office und Event Office.
• Verantwortung für Einstellung, Einarbeitung, Weiterentwicklung, Bindung und Zufriedenheit der Mitarbeitenden sowie Sicherung von Zukunftskompetenzen (z. B. Sprachen, KI-Kompetenz).
• Steuerung von Kapazitäten und Auslastung inklusive Forecasting, Priorisierung und Ressourcen-Allokation.
• Identifizierung und Umsetzung von Potenzialen zur Effizienzsteigerung, Automatisierung und KI-Nutzung gemeinsam mit den Expert*innen aus dem Team.
• Weiterentwicklung von Standards, Prozessen und Rollen im administrativen Projektmanagement sowie deren Etablierung im Zuge der Erweiterung auf europäische Projekte und Verantwortliche.
• Enge Zusammenarbeit mit internen Stakeholdern (Kundenverantwortliche, Operations, Vertrieb, Digital Solutions, HR) in Deutschland und Europa; Berichtslinie an die zuständige Partnerin.

• Führungserfahrung: Du bringst mehrjährige disziplinarische Führungserfahrung mit, idealerweise in großen Teams (> 20 Personen) oder Matrix-Strukturen.
• Erfahrung in der Leitung von Service-Funktionen: Du hast Service-Funktionen wie Project Office oder Shared Services gesteuert, auf- oder ausgebaut, idealerweise im internationalen B2B-Projektmanagement-Umfeld.
• Erfahrung in Prozess- und Organisationsentwicklung: Du hast Prozesse optimiert und Change- sowie Organisationsentwicklungsprozesse erfolgreich begleitet.
• Führungskompetenz über mehrere Ebenen: Du führst Führungskräfte sowie indirekt das Gesamtteam, sicherst Qualität und Leistung und förderst Mitarbeitende mit konstruktivem Feedback.
• Entscheidungsstärke & Umsetzungskompetenz: Du triffst klare Entscheidungen, findest praktische Lösungen und setzt sie konsequent um.
• Unternehmerisches Denken & Gestaltungsfreude: Du planst vorausschauend, designst Strukturen und Systeme und bereitest künftige Entwicklungen vor.
• Technologie-Affinität: Du suchst aktiv nach neuen Möglichkeiten durch KI, Automatisierung und digitale Tools und verankerst sie gemeinsam mit deinem Team in Prozessen und Standards.
• Stakeholder-Management: Du bindest Stakeholder aktiv ein, balancierst Interessen aus und baust Vertrauen über Teams und Länder hinweg auf.
• Verbindliche Prozessgestaltung: Du setzt Standards, etablierst Governance und sicherst Compliance, ohne an Beweglichkeit zu verlieren.
• Mehrsprachigkeit: Du sprichst fließend Deutsch und Englisch.

• Du findest bei uns professionelle und zeitgemäße Strukturen (z. B. mobiles Arbeiten, Vertrauensarbeitszeit, umfangreiches Benefits-Paket inkl. Altersvorsorge, Sabbatical, 30 Tage Jahresurlaub).
• Persönlich und menschlich mit globaler Reichweite: Bei uns verbindet sich die Nähe eines persönlichen Miteinanders mit der Stärke eines weltweit führenden Konzerns. So profitierst du von kurzen Wegen und echtem Zusammenhalt ebenso wie von den Ressourcen, Netzwerken und Perspektiven unseres globalen Teams.
• Wertschätzung für dein Engagement und Offenheit für deine Ideen sind für uns selbstverständlich. Du bekommst ein faires Vergütungspaket und ein buntes Team, das dich jederzeit unterstützt. Wir lernen miteinander und entwickeln uns und unser Miteinander stetig weiter.
• Es ist uns eine Herzensangelegenheit, dass jedes Teammitglied gerne zur Arbeit kommt. Dazu gehört für uns auch, mit jedem Menschen individuell den Entwicklungspfad zu finden, der zu ihm passt und ihm ein langfristiges berufliches Zuhause bei uns schafft.
• Bei uns zählt Talent: Unabhängig von Geschlecht, Herkunft oder Religion bieten wir allen die gleichen Chancen in einem integrativen Umfeld.

Für Fragen steht dir Alana Carolin Knode gerne zur Verfügung:
career@profil-m.de
02196 7068-142