Front Office Mitarbeiter*in
WU Executive Academy
Teilzeit, 20 Stunden/Woche
Ab 01.09.2026 befristet für die Dauer von drei Jahren mit der Möglichkeit einer unbefristeten Verlängerung im Anschluss
Was Sie erwartet
- Lehrveranstaltungen und Events organisieren: Sie planen und betreuen die einzelnen Module, Kurse und Events online, hybrid und vor Ort.
- Kund*innen betreuen: Sie betreuen die Teilnehmenden der verschiedenen Veranstaltungen, sowie die Vortragenden.
- Kommunikationsschnittstelle: Sie sind eine wichtige Schnittstelle in der Kommunikation mit den Vortragenden und Teilnehmenden der Programme, sowie zu den jeweiligen Abteilungen in der WU, und bemühen sich u.a. um die reibungslose Umsetzung der Veranstaltungen.
- Koordinieren und verwalten: Sie übernehmen organisatorische Aufgaben bei internen und externen Veranstaltungen und verwalten (u.a. technische) Materialien für die Events.
- Unterstützen und beraten: Sie supporten die Nutzer*innengruppen für definierte Webinar Tools wie z.B. MS Teams, Zoom oder andere Videokonferenzsysteme.
- Front Office managen: Sie sind Anlaufstelle und Drehscheibe für anfallende Tätigkeiten des Front Office Betriebs (Gästeempfang, Postannahme, Servicierung des öffentlichen Bereichs sowie der Lehrräumlichkeiten).
- Bei Projekten mitarbeiten: Aktive Mitarbeit an verschiedenen Projekten innerhalb der WU Executive Academy.
Was Sie mitbringen
- Ausbildung: Sie haben eine abgeschlossene Schulausbildung, Matura von Vorteil.
- Einschlägige Berufserfahrung: 1-2 Jahre von Vorteil.
- Sprachliche Kompetenzen: Sie kommunizieren mit Kund*innen auf Deutsch (mind. C2) und Englisch (mind. B2) fließend in Wort und Schrift.
- Technische Erfahrung: Sie haben sehr gute MS-Office-Kenntnisse, Kompetenzen in Webmeeting- und Videokonferenzsystemen, sowie Betriebssystemen wie Windows und macOs.
- Organisationsgeschick: Es macht Ihnen Spaß Veranstaltungen zu organisieren und stets den Überblick zu behalten.
- Arbeitsweise: Sie haben sehr gute organisatorische Fähigkeiten und arbeiten sehr genau und strukturiert.
- Auftreten: Sie empfinden Freude an der Zusammenarbeit mit den verschiedensten Personengruppen und sorgen für ein angenehmes Ambiente.
- Hohes Engagement: Sie haben eine hohe Leistungsbereitschaft und Engagement, und arbeiten gut und gerne in einem großen diversen Team.
- Flexibilität: Sie sind bereit ca. 1-2 Abendevents pro Monat zu betreuen.
Was wir Ihnen bieten
- 6 Wochen Urlaub/Erholungszeit
- Flexible Arbeitszeiten im Rahmen der Gleitzeit
- Mobiles Arbeiten
- Vielfältiges Angebot an Weiterbildung
- Zahlreiche Benefits, von Betriebsarzt über Sportangebote und Essenszuschuss bis hin zu vielfältigen Mitarbeitenden-Rabatten
- Sinnstiftende Arbeit, in einem weltoffenen, inklusiven und familienfreundlichen Arbeitsklima
- Architektonisch herausragender, moderner Campus mitten in Wien
- Inspirierendes Campusleben mit über 2.400 Mitarbeitenden in Forschung, Lehre und Verwaltung und rund 21.500 Studierenden
- Sehr gute öffentliche Erreichbarkeit
Das monatliche Mindestentgelt beträgt 1.290,60 Euro brutto. Tätigkeitsbezogene Vordienstzeiten können zu einem höheren Einstiegsgehalt führen. Darüber hinaus bieten wir eine Vielzahl an attraktiven Sozialleistungen an.
Wollen Sie Teil der WU werden?
Dann bewerben Sie sich bitte bis spätestens 01.07.2026 (Kennzahl: 2823).
Wir freuen uns auf Sie!
Die WU schätzt Diversität und Inklusion und bemüht sich aktiv um ein vielfältiges Team. Sie sind sich nicht sicher, ob Ihr Profil unseren Anforderungen entspricht? Bewerben Sie sich trotzdem! Frauen werden bei gleicher Qualifikation bevorzugt aufgenommen. Bewerber*innen mit Behinderungen werden in allen Phasen des Bewerbungsprozesses unterstützt.
