Facility Manager:in [m/w/x] - Teilzeit (15-20 h/Woche)
Über das ESPI
Das European Space Policy Institute (ESPI), der führende europäische Think Tank für Weltraumfragen, sucht ab sofort zur Verstärkung des Teams eine:n Facility Manager:in für den Standort des Instituts in Wien. Die Position ist zunächst auf sechs Monate befristet.
Das European Space Policy Institute (ESPI) ist ein Think Tank, der 2003 auf Beschluss des Rates der Europäischen Weltraumorganisation ESA gegründet wurde. Das ESPI bietet Entscheidungsträgern eine fundierte Sicht auf mittel- bis langfristige Angelegenheiten, die für die europäischen Raumfahrtaktivitäten relevant sind. In diesem Zusammenhang agiert das ESPI als unabhängige Plattform für die Entwicklung von Positionen und Strategien. Das ESPI ist ein Verein nach österreichischem Privatrecht und hat seinen Sitz in Wien.
Ihre Aufgaben
• Sicherstellung eines reibungslosen Büroalltags sowie Betreuung und Verwaltung der Büroräumlichkeiten, Ausstattung und gemeinsam genutzten Bereiche
• Koordination von Reparaturen, Wartungen, Inventar, Lieferungen, Kurierdiensten und Gebäudezugängen in Zusammenarbeit mit internen Ansprechpartnern und externen Dienstleistern
• Organisation und Vorbereitung von Besprechungsräumen und Büroflächen für den täglichen Betrieb, Meetings und Veranstaltungen, einschließlich der bedarfsgerechten Umgestaltung von Räumen
• Unterstützung bei der Umsetzung von Arbeitsschutz- und Sicherheitsanforderungen sowie Gewährleistung eines sicheren, funktionalen und angenehmen Arbeitsumfelds
• Optimierung und Weiterentwicklung von Büroabläufen und -prozessen, einschließlich Arbeitsplatzorganisation und Verwaltung der Sitzplatzplanung
Qualifikationen
• abgeschlossene Schulbildung und idealerweise eine Ausbildung im Bereich Facility Management, Gebäudetechnik, Büroorganisation o.Ä.
• Grundkenntnisse im Bereich Gebäudetechnik und technischer Einrichtungen (z. B. Beleuchtung, Klima- und Lüftungstechnik, etc.)
• Fähigkeit zur Durchführung kleinerer Wartungs- und Instandhaltungsarbeiten und zur eigenständigen Behebung einfacher technischer Probleme
• sehr gute Deutschkenntnisse (C2) und gute Englischkenntnisse (mind. B2)
• Hands-on-Mentalität sowie proaktive und serviceorientierte Arbeitsweise
• gute Problemlösungsfähigkeiten und praxisnahes Denken
• körperliche Belastbarkeit für gelegentliche praktische Tätigkeiten (z. B. Umstellen und Transportieren von Möbeln)
• Teamfähigkeit und Organisationstalent
Bewerbungsprozess
Um sich für diese Position zu bewerben, bitte senden Sie
• eine Kopie Ihres Lebenslaufs im .pdf-Format und
• ein Motivationsschreiben im pdf-Format
mit dem Betreff “ESPI Facility Manager” an . Die Deadline für Bewerbungen ist der 30. September 2026, 23:59 MESZ.
Das ESPI bietet eine interessante und abwechslungsreiche Tätigkeit, die eine gewisse zeitliche Flexibilität erfordert. Es handelt sich um eine Teilzeitstelle (15-20 h/Woche) mit flexiblen Arbeitsbedingungen, die zunächst auf sechs Monate befristet ist. Für die Position ist ein Jahresbruttobehalt von EUR 42.000 (auf Vollzeitbasis) vorgesehen. Aufgrund des Status des ESPI als Quasi-Internationale Organisation ist das Gehalt von ESPI-Mitarbeiter:innen von der Lohnsteuer befreit.
Was spricht für eine Tätigkeit am ESPI? Sie finden weitere Informationen zu den damit verbundenen Vorteilen auf https://www.espi.eu/vacancies/.
Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!
