Business Operations Coordinator (m/w/d)
Wir suchen Sie ab sofort als Business Operations Coordinator (m/w/d) in Vollzeit!
Ihre Aufgabenschwerpunkte
- Zentrale koordinierende Schnittstelle zwischen den Abteilungsleitungen des Geschäftsbereichs Service (Dienstleistungen/Reinigung, Catering, Fahrdienste, Facility Management, Bau und Business Service) und weiteren Unternehmensfunktionen
- Unterstützung der Führungskräfte im operativen Tagesgeschäft sowie professionelle Organisation gemeinsamer Termine und Meetings
- Vorantreiben der Harmonisierung und Weiterentwicklung bereichsübergreifender Prozesse und einheitlicher Standards
- Erkennen von Optimierungspotenzialen, Zusammenführen der richtigen Ansprechpartner und Entwicklung gemeinsamer, effizienter Standards aus unterschiedlichen Arbeitsweisen
- Analyse bestehender administrativer und organisatorischer Abläufe sowie Identifikation von Potenzialen zur Standardisierung und Optimierung
Koordination abteilungsübergreifender Prozessanpassungen und Unterstützung bei der Einführung einheitlicher Standards in den Bereichen Dienstleistungen, Catering, Fahrdienste, Facility Management, Bau und Business Service - Abstimmung von Abläufen, Verantwortlichkeiten und Schnittstellen mit den beteiligten Abteilungen sowie Förderung einer effizienten Zusammenarbeit
- Begleitung der Umsetzung vereinbarter Prozessverbesserungen sowie laufende Nachverfolgung offener Maßnahmen und deren Fortschritt
- Kontinuierliche Verbesserung der bereichsweiten Zusammenarbeit und Nutzung von Synergien durch Einbringung eigener Ideen
- Unterstützung der Abteilungsleitungen bei organisatorischen, administrativen und koordinativen Aufgaben im operativen Tagesgeschäft
- Koordination und Überwachung der Kalender der Abteilungsleitungen sowie bereichsübergreifende Abstimmung von Terminen und Prioritäten
- Vorbereitung relevanter Unterlagen, Präsentationen und Entscheidungsgrundlagen
- Nachverfolgung vereinbarter Aufgaben, Entscheidungen und Fristen sowie Unterstützung der Führungskräfte bei deren Umsetzung
- Planung und Organisation der monatlichen Meetings der Abteilungsleitungen einschließlich Terminplanung, Agendaabstimmung, Unterlagenmanagement und Nachbereitung
- Koordination von Tagungen, Workshops, Events und weiteren bereichsbezogenen Veranstaltungen
- Dokumentation von Entscheidungen und Maßnahmen sowie strukturierte Nachverfolgung vereinbarter Aktivitäten
- Zentrale Ansprechperson für die organisatorische und koordinative Abstimmung zwischen den Abteilungsleitungen und den relevanten Zentralfunktionen, insbesondere HR und Legal, sowie weiteren Unternehmensbereichen
- Koordination bereichsübergreifender Anfragen sowie Unterstützung bei der Klärung von Zuständigkeiten und Abhängigkeiten
- Sicherstellung eines transparenten Informationsflusses und Förderung der konstruktiven Zusammenarbeit über Abteilungsgrenzen hinweg
Ihr Profil
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, betriebswirtschaftliches Studium oder vergleichbare Qualifikation
- Mehrjährige Berufserfahrung in Business Operations, Bereichskoordination, Management Support, Prozessmanagement oder einer vergleichbaren Funktion
- Erfahrung in der Koordination komplexer organisatorischer Abläufe; Kenntnisse in Prozessoptimierung und Standardisierung sind wünschenswert
- Sicherer Umgang mit MS Office, insbesondere Outlook, Excel, PowerPoint und Teams
- Sehr gute Deutschkenntnisse, idealerweise gute Englischkenntnisse
- Fähigkeit, unterschiedliche Interessen und Anforderungen zusammenzuführen und pragmatische Lösungen zu entwickeln
- Strukturierte, selbständige und lösungsorientierte Arbeitsweise sowie ausgeprägtes Organisationsvermögen
- Kommunikationsstärke und Sicherheit im Umgang mit Führungskräften und internen Stakeholdern
- Eigeninitiative, Verbindlichkeit, Diskretion und hohes Verantwortungsbewusstsein
Wir bieten Ihnen die Vorteile eines Marktführers
- Arbeitshilfmittel in Form eines Firmenlaptops- und Smartphones
- Wettbewerbfähiges Gehalt
- Flexible Arbeitszeiten und Möglichkeit zum mobilen Arbeiten
- Zahlreiche Mitarbeitervorteile für bekannte Marken (Corporate Benefits)
- Betriebliche Altersvorsorge
- Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten über die MEDIAN Akademie
Wir haben Ihr Interesse geweckt?
Ihre Fragen beantwortet gern Herr Martin Regulin, HR Manager mit Schwerpunkt Recruiting , unter +49 151-19509663.
MEDIAN Unternehmenszentrale Berlin
Franklinstraße 28-29 · 10587 Berlin · www.median-kliniken.de
Wir schätzen Vielfalt und fördern Chancengleichheit, unabhängig von Alter, Herkunft, Geschlecht, Behinderung oder Religion. Bei uns zählt der Mensch mit seiner Persönlichkeit und seinen Kompetenzen.
