Assistenz Qualitätsmanagement (m/w/d) in Mönchengladbach - Teilzeit, auch für Studierende

Atida ist eine der führenden Online-Apothekengruppen Europas: Mit über 700 Mitarbeitenden und Shops wie Atida | Mifarma, Dosfarma, Atida | Santédiscount, Atida | eFarma und APONEO erreichen wir über 5 Millionen Kund*innen in 9 Ländern. Gemeinsam mit der CEPD Group verbinden wir mehr als 25 Jahre pharmazeutische Expertise mit digitaler Exzellenz - und bauen ein vertrauenswürdiges Gesundheits-Ökosystem auf, das Menschen von der Prävention bis zur Behandlung begleitet. Denn: Pharmacy is about people.

In Mönchengladbach sind wir - die Atida Plus Germany GmbH - ein Großhandel für pharmazeutische Erzeugnisse und Produkte des apothekenüblichen Sortiments, auch grenzüberschreitend. Darüber hinaus erbringen wir Dienstleistungen im Gesundheitsbereich. Innovationen und Neuerungen treiben uns an, und kein Tag vergeht, an dem wir nicht versuchen, die Welt ein wenig besser zu machen.

Im Qualitätsmanagement sorgen wir dafür, dass Lagerung, Versand und Transport unserer Arzneimittel und Apothekenprodukte allen gesetzlichen Anforderungen entsprechen und lückenlos dokumentiert sind. Dabei arbeiten wir eng mit unserem Standort in Venlo (Niederlande) zusammen, an dem die Atida Plus B.V. unsere Internetapotheke betreibt. Sie wächst gerade zu einem wichtigen Logistik-Hub für die Versorgung von Patient*innen in Deutschland.

Als Assistenz Qualitätsmanagement (m/w/d) bist du die organisatorische Schnittstelle zwischen Qualitätsmanagement, Lager und unseren Partnerunternehmen. Du sorgst dafür, dass Dokumente, Nachweise und Zertifikate vollständig, aktuell und jederzeit auffindbar sind, und behältst Termine und Fristen im Blick. Damit schaffst du die Grundlage, dass wir bei jedem Audit und jeder Inspektion gut vorbereitet sind, in Mönchengladbach und in Venlo. So trägst du direkt dazu bei, dass Arzneimittel sicher und gesetzeskonform bei unseren Kund*innen ankommen. 

• Dokumentenmanagement: Du erfasst QM-Dokumente sowie Vertriebs- und Transportunterlagen, legst sie formgerecht ab und hältst sie auf dem aktuellen Stand.
  Nachweise von Partnerunternehmen: Du holst Zertifikate und Formblätter von Lieferfirmen und Dienstleistungsunternehmen ein und fasst nach, bis alle Unterlagen vollständig vorliegen.
• Audits & Inspektionen: Du unterstützt das QM-Team bei der Vorbereitung und Begleitung von Audits und Inspektionen.
  Termine & Fristen: Du organisierst Meetings für den Standort, verwaltest Termine und sorgst dafür, dass keine Frist verstreicht.
• Schulungsorganisation: Du bereitest Schulungen organisatorisch vor und verwaltest die Schulungsnachweise.
• QS-Support im Lager: Du bist Ansprechperson für die Kolleg*innen im Lager und hilfst praktisch bei einfachen, täglichen Fragen zur Qualitätssicherung.
• Standort Venlo: Auch für unseren Standort in Venlo übernimmst du Aufgaben im Dokumentenmanagement und in der Unterlagenbeschaffung.

• Erfahrung im QM: Du hast bereits erste Erfahrung im Qualitätsmanagement oder in der Qualitätssicherung gesammelt, ganz gleich in welcher Branche und ob im Job, im Praktikum oder neben dem Studium. Studierende, z. B. aus dem Health Care Management, und Quereinsteiger*innen sind ausdrücklich willkommen, wir arbeiten dich gründlich ein.
• Organisationstalent: Du behältst auch bei vielen parallelen Themen, Terminen und Fristen den Überblick und fasst konsequent nach, bis alles erledigt ist.
• IT & Digitales: Du arbeitest sicher mit MS Office, recherchierst routiniert im Internet und bist offen für den geplanten Umstieg auf Google Workspace.
• Arbeitsweise: Du hast ein ausgeprägtes Qualitätsbewusstsein, arbeitest zuverlässig und selbstständig und dokumentierst sorgfältig und präzise.
• Sprachen: Du sprichst Deutsch mindestens auf C1-Niveau und hast gute Englischkenntnisse (mind. B2).

Pluspunkte: 

• Pharmazeutisches Know-how, z. B. aus einer Ausbildung als PTA oder PKA, insbesondere zum korrekten Umgang mit Fertigarzneimittelpackungen, sowie Erfahrung in einer Apotheke, im Pharmagroßhandel oder im GDP-Umfeld
• Erfahrung mit niederländischen Qualitätsstandards im Gesundheitswesen, z. B. mit den Richtlinien der KNMP oder einer HKZ-Zertifizierung

• Teilzeit, auch neben dem Studium: 15 bis 20 Stunden pro Woche, die du flexibel einteilen kannst, im Wechsel zwischen Homeoffice und Präsenz in Mönchengladbach. Wenn du studierst, kannst du die Stelle auch als Werkstudent*in antreten, die Arbeitszeit lässt sich gut mit Vorlesungen und Prüfungen vereinbaren.
• Hybrides Arbeiten: Du arbeitest im Wechsel im Homeoffice und an unserem Standort in Mönchengladbach und sparst dir an Homeoffice-Tagen den Arbeitsweg.
• Einarbeitung & Perspektive: Wir nehmen uns Zeit für deinen Start, auch wenn du noch studierst oder aus einem anderen Berufsfeld kommst. Die Stelle ist zunächst auf ein Jahr befristet, unser Ziel ist eine langfristige Zusammenarbeit.
• Urban Sports Club & Corporate Benefits: Eine Urban Sports Club-Membership zum vergünstigten Preis sowie Zugang zu vielfältigen Corporate Benefits.

Für diese Position (Teilzeit, auch für Studierende, 15-20 Std./Woche, zunächst auf 1 Jahr befristet) bieten wir ein attraktives, marktgerechtes und kompetitives Gehaltspaket. Geplant ist ein jährliches Bruttogehalt zwischen 18.000 EUR und 22.000 EUR p.a. bei 20 Stunden in Teilzeit.

Wo genau du innerhalb dieser Spanne einsteigst, bestimmen wir gemeinsam in einem transparenten Prozess basierend auf folgenden Kriterien:

• Deiner relevanten praktischen Berufserfahrung im Qualitätsmanagement, in der Qualitätssicherung oder in der Dokumentation.
• Deinen fachlichen Qualifikationen und spezifischen Zusatzkenntnissen, z. B. pharmazeutischem Know-how oder Erfahrung mit Audits und im GDP-Umfeld. 
• Der internen Gehaltsstruktur zur Wahrung der Fairness innerhalb des Teams.
  
  

Gleichberechtigung & Fair Pay: Wir überlassen faire Bezahlung nicht dem Zufall. Wir vergüten alle Teammitglieder in gleichwertigen Positionen partnerschaftlich, transparent und unabhängig von Geschlecht oder anderen persönlichen Merkmalen.

Hast du Lust, Teil unseres Teams bei Atida zu werden?

Dann freuen wir uns auf deinen Lebenslauf inkl. Gehaltsvorstellung und frühestmöglichem Eintrittstermin. Wenn du studierst, schick uns gern direkt deine aktuelle Immatrikulationsbescheinigung mit. Du erfüllst nicht jeden Punkt oder kommst aus einem anderen Berufsfeld? Bewirb dich trotzdem, wir freuen uns darauf, dich kennenzulernen.