Assistenz mit Sekretariatsaufgaben (m/w/d)

Das Bernhard-Nocht-Institut für Tropenmedizin (www.bnitm.de) ist das größte tropenmedizinische Forschungsinstitut in Deutschland und Nationales Referenzzentrum für tropische Infektionserreger, WHO-Kollaborationszentrum und Mitglied der Leibniz-Forschungsgemeinschaft.

In der Junior-Forschungsgruppe Lassa-Virus Pathophysiologie der Abteilungen Klinische Forschung und Virologie am Bernhard-Nocht-Institut für Tropenmedizin (BNITM) in Hamburg ist ab dem nächstmöglichen Zeitpunkt eine Stelle als

Assistenz mit Sekretariatsaufgaben (m/w/d)

im Bereich Klinische Studien

- EG 9b TV-AVH, 50 % Arbeitszeit -

zu besetzen.

• Unterstützung des Gruppenleiters bei der Pflege von studienrelevanten Dokumenten, wie Checklisten, Ethik- und Genehmigungsanträge (CVs, Zertifikate, Studiendokumente) sowie Korrespondenz mit internationalen Partnerinstitutionen
• Vorbereitung und Protokollführung von Meetings, überwiegend auf Englisch
• Mitwirkung an der Organisation und Abrechnung von Dienstreisen innerhalb Europas und weltweit, inkl. Visa und Einreiseformalitäten
• Betreuung internationaler Gäste und Gastforschender
• Unterstützung der Arbeitsgruppe bei internationalem Warenversand z.B in der Vorbereitung von Versandlisten im Rahmen der Zollformalitäten, in enger Zusammenarbeit mit dem Liaison-Office des BNITM
• Unterstützung bei der Planung und Organisation von Workshops, Schulungen und weiteren Veranstaltungen
• Terminkoordination und Kalenderpflege der Arbeitsgruppe
• Abfrage von Lagerbeständen sowie Bestellung von Material und Verbrauchsgütern
• Pflege von Themen- und Teamwebsites
• Allgemeine Bürotätigkeiten und Büroorganisation

• eine abgeschlossene Berufsausbildung (Kauffrau/-mann für Büromanagement oder vergleichbar) 
• sicherer Umgang mit MS Office-Anwendungen
• ausgeprägte Organisations-, Zeitmanagement- und Multitasking-Fähigkeiten 
• sehr gute mündliche und schriftliche Kenntnisse in Deutsch und Englisch 
• Professionalität, selbstständiges Arbeiten und ausgeprägte Hands-On-Mentalität
• Kommunikationsstärke und eine teamorientierte Arbeitsweise in interkulturellen Settings
• offen für den Einsatz von neuen (digitalen) Methoden in der Administration
• Zusätzlich wünschenswert: Erfahrung in der Wissenschafts- oder Studienadministration, idealerweise im klinischen Studienumfeld

• eine interessante und anspruchsvolle Tätigkeit in einer modernen Forschungseinrichtung
• einen zentralen Standort an den Landungsbrücken, der gut mit öffentlichen Verkehrsmitteln erreichbar ist
• 30 Tage Urlaub pro Jahr (bei einer 5-Tage-Woche, sonst anteilig zu den Arbeitstagen)
• flexible und familienfreundliche Arbeitszeit
• Zuschuss zur Kinderbetreuung 
• Zuschuss zum Deutschlandticket (Basic)
• Betriebliche Altersversorgung

Die Stelle ist zunächst bis Ende 2027 befristet. Die Vergütung erfolgt nach Entgeltgruppe 9b TV-AVH (Tarifvertrag der Arbeitsrechtlichen Vereinigung Hamburg e. V.). 

Wir unterstützen die Vereinbarkeit von Beruf und Familie und fördern die berufliche Gleichstellung von Frauen und Männern. Wir sind bestrebt, Unterrepräsentanzen eines Geschlechts in allen Bereichen und Positionen abzubauen. Bewerbungen von Menschen mit Behinderung sind ausdrücklich erwünscht.

Als Mitglied der Charta der Vielfalt, dem großten Netzwerk fur Diversity Management in Deutschland, gehen wir außerdem die Verpflichtung ein, Vielfalt zum festen Bestandteil unserer Institutskultur zu machen. Es ist unser Ziel, ein Arbeitsumfeld zu schaffen, das frei von Vorurteilen ist.

Bitte bewerben Sie sich bis zum 18.09.2026 online mit den in unserem Bewerbungsformular geforderten Unterlagen (Motivationsschreiben, Lebenslauf, Abschlusszeugnisse mit Notenspiegel). Die Auswahlgespräche werden voraussichtlich in KW 39 bzw 40 stattfinden.

Alternativ senden Sie Ihre Unterlagen unter dem Kennwort "Assistenz - Klinische Studien" per Post an: Bernhard-Nocht-Institut für Tropenmedizin, Personalabteilung, Bernhard-Nocht-Str. 74, 20359 Hamburg.

Bei Fragen zum Bewerbungsprozess/Auswahlverfahren wenden Sie sich an Anja Göttsche aus der Personalabteilung (anja.goettsche@bnitm.de, Tel. 040/285380-314).

Bei Fragen zur ausgeschriebenen Position wenden Sie sich gerne an Herrn Dr. Till Omansen (till.omansen@bnitm.de)