Teamassistenz in der Stabsstelle IT und Digitalisierung (w/m/d) (60-100%)
Über uns
Ihre Aufgaben
Als Teamassistenz unterstützen Sie die IT-Leitung bei organisatorischen, administrativen und operativen Aufgaben. Sie schaffen Transparenz, koordinieren Abläufe und tragen dazu bei, dass IT- und Digitalisierungsthemen effizient gesteuert werden.
IT-Office & Assistenz
- Organisation, Koordination sowie Vor- und Nachbereitung von Meetings
- Erstellung von Protokollen und Nachverfolgung vereinbarter Maßnahmen
- Unterstützung der IT-Leitung im operativen Tagesgeschäft
IT-Beschaffung, Auftragswesen & Controlling
- Erstellung von Bestellanforderungen und Unterstützung bei der Beschaffung von Hard- und Software
- Anlage, Pflege und Überwachung von IT-Aufträgen und Investitionen
- Unterstützung im IT-Controlling, insbesondere bei Budgetübersichten, Kostenverfolgung und Auswertungen
Vertrags-, Lizenz- und Assetmanagement
- Verwaltung und Fristenüberwachung von IT-Verträgen, Wartungsverträgen und Softwarelizenzen
- Vorbereitung und Unterstützung bei Lizenzprüfungen und Audits
- Pflege und Inventarisierung des IT-Asset-Bestands
IT-Projekt- und Providerunterstützung
- Organisation und Dokumentation von IT-Projekten und Projektbesprechungen
- Unterstützung bei der Zusammenarbeit mit externen IT-Dienstleistern
IT-Organisation & Service
- Planung und Organisation von Dienstreisen im IT-Bereich
- Pflege von IT-Dokumentationen, Intranet-Inhalten und Anwenderinformationen
- Bearbeitung einfacher Service-Tickets und Koordination von Anfragen
IT-Compliance
- Unterstützung bei Compliance-Anforderungen sowie bei der Zusammenstellung erforderlicher Nachweise und Dokumentationen
Ihre Qualifikationen
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
- Idealerweise Berufserfahrung im IT-Umfeld oder in einer technischen Organisationseinheit
- Strukturierte, sorgfältige und selbstständige Arbeitsweise
- Ausgeprägte Organisationsfähigkeit sowie hohe Service- und Kommunikationsorientierung
- Sicherer Umgang mit Microsoft Office, insbesondere Outlook, Excel und Teams
- Kenntnisse in Ticket-Systemen, Lizenzmanagement oder IT-gestützten Prozessen sind von Vorteil
- Interesse an Digitalisierungsthemen und technischen Zusammenhängen
Wir bieten Ihnen
- eine abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Schnittstellenfunktion zwischen IT, Fachbereichen und externen Dienstleistern
- ein sinnstiftendes und dynamisches Arbeitsumfeld mit Gestaltungsmöglichkeiten
- flexible Arbeitsbedingungen und Möglichkeiten zum mobilen Arbeiten
- individuelle Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten
- eine attraktive Vergütung nach den AVR des Deutschen Caritasverbandes
- Jahressonderzahlung
- zusätzliche Altersvorsorge über die Kirchliche Zusatzversorgungskasse (KZVK)
- 30 Tage Urlaub (bei Vollzeit)
- Hansefit
- JobRad
- Zeitwertkonto
Wissenswertes
- Die Einstellung erfolgt zunächst befristet mit der Option auf Entfristung
- Auf die Unterlagen von Bewerberinnen und Bewerbern mit Behinderung freuen wir uns besonders