Office Koordinator*in
Office des Departments Finance, Accounting and Statistics
Vollzeit, 40 Stunden/Woche
Ab 01.09.2026
Was Sie erwartet
- Wissenschaft unterstützen: Sie betreuen unsere internationalen Wissenschaftler*innen im Arbeitsalltag (z.B. Terminmanagement, Korrespondenz, Reiseorganisation, organisatorische Unterstützung).
- Projekte und Budget im Blick behalten: Sie unterstützen bei der administrativen Abwicklung von Drittmittelprojekten sowie beim Budgetmonitoring, Bestellungen und Abrechnungen. Dabei setzen Sie Ihr Zahlenverständnis und Ihre Excel-Kenntnisse routiniert ein.
- Koordination: Sie übernehmen eigenständig organisatorische und administrative Aufgaben und sorgen dafür, dass Abläufe im Office effizient funktionieren.
- Digitale Administration und Workflows: Sie managen digitale Büroabläufe, pflegen Unterlagen, bereiten Daten für Berichte auf, koordinieren mit den IT-Services und helfen Kolleg*innen bei technischen Anliegen.
- Kommunikation: Sie stellen die reibungslose Kommunikation zu unseren internationalen Gästen, den WU-internen Abteilungen sowie unseren internen und externen Partner*innen sicher.
- Events koordinieren und durchführen: Sie organisieren Events aller Art, von Meetings über Klausurtagungen bis Workshops und Konferenzen mit internationalen Teilnehmer*innen.
- Tagesgeschäft: Sie kümmern sich gemeinsam mit dem Team um alle anfallenden organisatorischen Aufgaben im Office (z. B. Front Office, Gästeempfang, Website-Inhalte, Infrastrukturthemen etc.).
Was Sie mitbringen
- Ausbildung: Sie verfügen über einen Maturaabschluss, gern im kaufmännischen Bereich.
- Berufserfahrung: Sie bringen mehrjährige einschlägige administrative Berufserfahrung mit. Erfahrung im universitären Umfeld ist von Vorteil.
- Sprachkompetenz und Kommunikation: Sie haben sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift und kommunizieren freundlich und professionell mit Menschen verschiedenster Charaktere und kultureller Hintergründe.
- Teamplayer*in: Sie arbeiten gern kollegial im Team.
- Arbeitsweise & Organisation: Sie arbeiten strukturiert, proaktiv und selbstständig, übernehmen Verantwortung und erkennen, wo Sie anpacken und welche Prioritäten Sie setzen müssen.
- Persönliche Kompetenzen: Sie haben Interesse daran, sich aktiv neue relevante Fähigkeiten anzueignen und bestehende Kenntnisse kontinuierlich zu pflegen und zu erweitern.
- IT-Kenntnisse: Sehr gute IT-Anwendungskenntnisse (MS Office, insbesondere auch Excel). Gute Kenntnisse in bzw. Bereitschaft zur Einarbeitung in digitale Tools (z.B. Lehrverwaltungstools wie Canvas, Sharepoint, Typo3)
Was wir Ihnen bieten
- 6 Wochen Urlaub/Erholungszeit
- Flexible Arbeitszeiten im Rahmen der Gleitzeit
- Mobiles Arbeiten
- Vielfältiges Angebot an Weiterbildung
- Zahlreiche Benefits, von Betriebsarzt über Sportangebote und Essenszuschuss bis hin zu vielfältigen Mitarbeitenden-Rabatten
- Sinnstiftende Arbeit, in einem weltoffenen, inklusiven und familienfreundlichen Arbeitsklima
- Architektonisch herausragender, moderner Campus mitten in Wien
- Inspirierendes Campusleben mit über 2.400 Mitarbeitenden in Forschung, Lehre und Verwaltung und rund 21.500 Studierenden
- Sehr gute öffentliche Erreichbarkeit
Das monatliche Mindestentgelt beträgt 2.993,50 Euro brutto. Tätigkeitsbezogene Vordienstzeiten können zu einem höheren Einstiegsgehalt führen. Darüber hinaus bieten wir eine Vielzahl an attraktiven Sozialleistungen an.
Wollen Sie Teil der WU werden?
Dann bewerben Sie sich bitte mit aussagekräftigem CV, Motivationsschreiben und Zeugnissen bis spätestens 15.07.2026 (Kennzahl: 2829).
Wir freuen uns auf Sie!
Die WU schätzt Diversität und Inklusion und bemüht sich aktiv um ein vielfältiges Team. Sie sind sich nicht sicher, ob Ihr Profil unseren Anforderungen entspricht? Bewerben Sie sich trotzdem! Frauen werden bei gleicher Qualifikation bevorzugt aufgenommen. Bewerber*innen mit Behinderungen werden in allen Phasen des Bewerbungsprozesses unterstützt.
