Mitarbeiter*in Backoffice - International Office

Die Hochschule Campus Wien ist eine kompetente, verlässliche Partnerin sowohl für ihre Mitarbeiter*innen und Studierenden als auch für die Gesellschaft, für die wir ausbilden. Wir setzen dabei auf Vielfalt, Chancengleichheit und auf ein respektvolles Miteinander. Unser Teamspirit und gelebte Kollegialität ermöglichen ein Arbeiten in einem förderlichen Umfeld.  

Internationalität gestalten - mit Erfahrung und Engagement.

Im International Office der Hochschule Campus Wien fördern wir den weltweiten Austausch für Studierende und Mitarbeiter*innen. Wir begleiten internationale Studierende bei ihrem Studium an der Hochschule Campus Wien und unterstützen Kolleg*innen bei Mobilitätsprogrammen. Als Mitarbeiter*in im Backoffice packen Sie tatkräftig an, schaffen mit Ihrer präzisen Arbeitsweise Raum für erfolgreiche Zusammenarbeit und behalten dabei den vollen Überblick. (Karenzvertretung bis Juni 2027; 25 Wochenstunden)

• Backoffice & Administration - Terminkoordination sowie Pflege von Website und Intranet
• Korrespondenz & Dokumentenmanagement - Erstellung und Versand von Aussendungen und Newslettern, Protokollführung, Ablage und Vorbereitung von Unterlagen
• Organisation - Planung und Durchführung von Veranstaltungen, Meetings und Delegationsbesuchen
• Kommunikation & Schnittstellenfunktion - Erste Anlaufstelle für interne und externe Anfragen, Weiterleitung an zuständige Stellen, Unterstützung bei der Beratung von Studierenden und Lehrenden
• Budget- und Ressourcenverwaltung - Unterstützung bei der Budgetplanung, Rechnungsprüfung, Bestellungen sowie der Abrechnung von Erasmus+ Mobilität
• Reiseorganisation - Buchung von Dienstreisen und Unterkünften, Betreuung internationaler Gäste

• Abgeschlossene wirtschaftliche Ausbildung auf Maturaniveau (HAK, HBLA)
• Sehr gute mündliche und schriftliche Ausdrucksfähigkeit in Deutsch und Englisch
• Sehr gute MS-Office-Kenntnisse
• Ausgeprägte Serviceorientierung und Organisationsgeschick
• Proaktive, strukturierte und selbstständige Arbeitsweise
• Interesse und Bereitschaft, sich in internationale Themen einzuarbeiten
• Erfahrung im internationalen Umfeld sowie interkulturelle Kompetenz
• Teamfähigkeit, Kommunikationsstärke und hohe Genauigkeit

• Dienstort: Wien 10
• Befristetes Dienstverhältnis bis Juni 2027
• Beschäftigungsausmaß von 25 Wochenstunden
• Das Gehalt richtet sich nach dem Gehaltssystem der Hochschule Campus Wien und hängt von den facheinschlägigen Vordienstzeiten ab. Das Mindestentgelt beträgt EUR 2.843,-- brutto monatlich (Vollzeitbasis, 39 Wochenstunden) - die Hochschule Campus Wien unterliegt keinem Kollektivvertrag.
• Dienstantritt: ab sofort

• Es erwartet Sie ein kollegiales Team sowie ein spannendes Aufgabengebiet mit vielen Möglichkeiten sich einzubringen
• Optimale Anbindung an das öffentliche Verkehrsnetz, sowie beste Erreichbarkeit mit Fahrrad oder Auto (Garagenplätze mit E-Ladestationen für E-Bikes und Autos, sowie Duschen vorhanden)
• Flexible Gestaltung der Arbeitszeiten im Rahmen des Studienbetriebs inkl. Homeoffice-Möglichkeiten
• Sie erhalten Lebensmittelgutscheine, die Sie neben der Mensa am Campus auch in anderen Geschäften einlösen können
• Wir tragen zur Förderung Ihrer Gesundheit am Arbeitsplatz durch spezifische Angebote von Campus Vital bei (z.B. Yoga, Fitness, Lauftraining, Sportplatz am Campus, Boxen, Entspannung im Alltag, etc.)
• Die Hochschule Campus Wien ist als familienfreundliche Hochschule zertifiziert und setzt zahlreiche Maßnahmen zur Unterstützung von Mitarbeitenden und Studierenden mit Kindern bzw. Pflegeverpflichtungen um - z.B. Kinderbetreuung an der Hochschule in den Herbstferien

Wir wertschätzen Vielfalt und begrüßen daher alle Bewerbungen - unabhängig von Geschlecht/Geschlechtsidentität, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Behinderung, sexueller Orientierung, Religion, Alter und Elternschaft/ Betreuungs- bzw. Pflegeverpflichtungen.  

Wir freuen uns auf Ihre aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen über unser Online-Bewerbungsportal (inklusive Gehaltsvorstellung und Verfügbarkeit). Informationen zum Datenschutz finden Sie unter https://www.hcw.ac.at/datenschutzerklaerung