Intern: Sachbearbeiter/-in Sitzungsdienst (m/w/d)

Interne Stellenausschreibung: Diese Stellenausschreibung richtet sich ausschließlich an Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Stadtverwaltung Leipzig oder ihrer Eigenbetriebe. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, mit befristeten Arbeitsverträgen, deren Beschäftigungsverhältnis am oder nach dem 1. Juni 2025 begonnen hat sowie Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, deren Beschäftigungsverhältnis zum Zeitpunkt der voraussichtlichen Stellenbesetzung nicht mehr besteht, können leider aufgrund der aktuellen Haushaltssituation bei internen Stellenausschreibungen nicht berücksichtigt werden.

Wir suchen zum 15. Dezember 2026 befristet zur Vertretung bis zum 31. Oktober 2027 für den Geschäftsbereich des Oberbürgermeisters eine/-n Sachbearbeiter/-in Sitzungsdienst (m/w/d).

Mit mehr als 620.000 Einwohnerinnen und Einwohnern ist Leipzig eine der sich am dynamischsten entwickelnden Städte Deutschlands mit vergleichsweise sehr hoher Lebensqualität. Dazu tragen in nicht unerheblichem Maße auch die kommunalen Unternehmen bei, indem sie neben elementaren Aufgaben der Daseinsvorsorge vielfältige Beiträge zur Erfüllung von Zielen von erheblicher stadtstrategischer Bedeutung leisten.

Organisation und Koordination des Jugendparlaments

• eigenverantwortliche organisatorische und inhaltliche Vor- und Nachbereitung der Sitzungen des Jugendparlaments und des Jugendbeirates - von der Erstellung der Tagesordnung, Koordination und Bereitstellung der Beratungsunterlagen bis zur Protokollierung der Sitzungen einschließlich der Teilnahme an den Sitzungen

• selbstständige Abstimmung und Steuerung des Beratungsprozesses von Vorlagen und Anträgen in Zusammenarbeit mit Verwaltung, Gremiengeschäftsführungen und Einreichenden

• Aufbereitung relevanter Informationen und Unterstützung des Vorsitzes bei allen organisatorischen und verfahrensbezogenen Angelegenheiten des Jugendparlaments

• Weiterentwicklung von Satzung, Geschäftsordnung und Gremienstruktur des Jugendparlaments

Betreuung und Organisation der Ortschaftsräte

• Organisation und Koordination der Sitzungen der Ortschaftsräte einschließlich Erstellung und Veröffentlichung der Tagesordnungen

• Weiterleitung und Nachverfolgung von Beratungsunterlagen, Protokollen und Arbeitsaufträgen an beteiligte Stellen

• Terminabstimmungen sowie organisatorische Unterstützung des Vermittlungsausschusses bei Bedarf

• Organisation und Protokollierung des Arbeitskreises der Ortsvorsteher einschließlich Teilnahme

Geschäftsführung und Sitzungsmanagement eines Fachausschusses

• Eigenverantwortliche organisatorische und inhaltliche Vorbereitung der Ausschusssitzungen einschließlich Erstellung der Tagesordnungen und Koordination der Beratungsunterlagen

• Protokollführung, Bearbeitung des Schriftverkehrs sowie zentrale Ansprechperson für die Ausschüsse und deren Vorsitzende

• Hochschulabschluss in den Bereichen Verwaltung, Public Management oder einer vergleichbaren Fachrichtung

• gute Kenntnisse der einschlägigen gesetzlichen Grundlagen und Satzungen (unter anderem Sächsische Gemeindeordnung, Hauptsatzung sowie Geschäftsordnung der Stadt Leipzig)

• routinierter Umgang mit arbeitsplatzbezogener PC-Software, vorzugsweise bereits Kenntnisse im Umgang mit dem Ratsinformationssystem (ALLRIS) und enaio

• hervorragende Koordinationsfähigkeiten und ein hohes Maß an Sorgfalt

• hohe Auffassungsgabe und ausgeprägte Problemlösungskompetenz

• Fähigkeit, die Zusammenarbeit und den Informationsaustausch zwischen verschiedenen Gruppen zu gestalten, verbunden mit ausgeprägter Empathie

• professionelles, sicheres Auftreten und die Fähigkeit, zielgruppengerecht und hierarchieübergreifend zu kommunizieren

• Bereitschaft zur Teilnahme an Abendterminen der Gremien

• eine befristete, nach der Entgeltgruppe 9c TVöD bewertete Stelle in Vollzeit (entspricht 39 Stunden für Tarifbeschäftigte) oder Teilzeit

Wenn Sie unbefristet bei der Stadtverwaltung oder einem Eigenbetrieb beschäftigt sind, können Sie sich auch auf befristete Stellen bewerben. Sollten Sie einen unbefristeten Arbeitsvertrag in einer niedrigeren Entgeltgruppe haben, bleibt dieser bestehen. Sie erhalten dann gemäß § 14 TVöD (VKA) für die Dauer der übertragenen, höherwertigen Tätigkeit eine Zulage als Ausgleichsbetrag zu der oben benannten Entgeltgruppe. Sofern Sie einen unbefristeten Arbeitsvertrag mit einer höheren Entgeltgruppe haben, erfolgt die Vergütung für die Dauer der befristeten Tätigkeit entsprechend der niedrigeren Entgeltgruppe.

Wir wertschätzen Vielfalt und möchten, dass sich die Stadtgesellschaft auch in unserer Belegschaft widerspiegelt. Wir begrüßen daher alle Bewerbungen - unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion/ Weltanschauung, Behinderung, Alter sowie sexueller Orientierung und Identität. Schwerbehinderte und ihnen gleichgestellte Bewerber/-innen werden bei gleicher Qualifikation bevorzugt berücksichtigt.

Bitte beachten Sie, dass wir unsere Stellen nur nach Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung besetzen dürfen. Wir können Sie daher im weiteren Verfahren nur dann berücksichtigen, wenn Sie uns Nachweise hierüber vorlegen.

Unsere Arbeit ist geprägt von einem respektvollen, verantwortungsbewussten und ergebnisorientierten Handeln - im Einklang mit unseren Leitlinien für Führung und Zusammenarbeit. Gesellschaftlich relevante Aufgaben, wie etwa Familien- oder Pflegeverantwortung oder ein Ehrenamt, werden als Erfahrung berücksichtigt, sofern sie für die konkrete Aufgabe relevant sind: https://www.leipzig.de/leitlinien-fuehrung-zusammenarbeit/

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung mit:

• Bewerbungsschreiben

• tabellarischem Lebenslauf

• Nachweis über die erforderliche berufliche Qualifikation; gegebenenfalls beglaubigte Übersetzungen der Abschlusszeugnisse, sofern sie nicht auf Deutsch oder Englisch ausgestellt sind

• gegebenenfalls die Aufenthalts- sowie Arbeitserlaubnis

• gegebenenfalls eine Zeugnisbewertung oder bei reglementierten Berufen eine Anerkennung des Abschlusses

• Kopien von qualifizierten Dienst-/ Arbeitszeugnissen/ Beurteilungen/ Referenzschreiben

Bitte beachten Sie unsere Hinweise zum Stellenbesetzungsverfahren und geben Sie bei Ihrer Bewerbung die Stellenausschreibungsnummer 1952 an.

Die Stadtverwaltung Leipzig unterstützt die berufliche Weiterentwicklung ihrer Beschäftigten. Temporäre Stellenwechsel ermöglichen es, zusätzliche fachliche, methodische und persönliche Kompetenzen zu erwerben sowie neue Aufgabenfelder kennenzulernen. Diese Erfahrungen dienen sowohl der individuellen Qualifizierung als auch der Weiterentwicklung der Stadtverwaltung insgesamt. Unbefristet beschäftigte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Stadtverwaltung Leipzig haben die Möglichkeit, sich auf befristete Stellen innerhalb der Verwaltung zu bewerben und für einen festgelegten Zeitraum andere Aufgaben zu übernehmen. 

Der Wechsel auf eine befristete Stelle lässt das bestehende unbefristete Arbeitsverhältnis unberührt. Nach Beendigung der befristeten Tätigkeit besteht jedoch kein Anspruch auf Rückkehr auf die zuvor ausgeübte Stelle. Eine Weiterbeschäftigung erfolgt im Rahmen der dann vorhandenen Einsatzmöglichkeiten. Die Abteilung Personaltransfer unterstützt die Beschäftigten rechtzeitig vor Ablauf der Befristung bei der Suche nach einem geeigneten weiteren Einsatz.

Fragen zu den Arbeitsinhalten beantwortet Ihnen gern Ulrike Herold, Sachgebietsleiterin Beteiligungskultur Gremien, unter der Telefonnummer 0341 123-2117. Für Fragen zum Auswahlverfahren und zu den allgemeinen Rahmenbedingungen steht Ihnen Sarah Götze-Weber, Recruiterin, unter der Telefonnummer 0341 123-2787, zur Verfügung.

Ausschreibungsschluss ist der 12. Juni 2026.

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!