Büroassistenz / Sekretärin (m/w/d) – Minijob

Arbeitsort: Attilastraße 16, 12529 Schönefeld
Beschäftigungsart: Minijob
Arbeitszeit: Mindestens 2 Tage pro Woche, jeweils von 09:00 bis 17:00 Uhr
Beginn: Ab sofort oder nach Vereinbarung

Über uns

Wir sind ein häuslicher Betreuungsdienst in Berlin und Umgebung. Wir unterstützen ältere Menschen und ihre Angehörigen im Alltag und bieten zusätzlich beratende Dienstleistungen rund um die Themen Pflege und Betreuung an.

Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir eine zuverlässige, strukturierte und kommunikative Büroassistenz bzw. Sekretärin (m/w/d), die uns bei administrativen Aufgaben unterstützt und Freude daran hat, unsere betrieblichen Abläufe aktiv mitzugestalten.

Wir suchen eine Person, die nicht nur Aufgaben abarbeitet, sondern auch mitdenkt, eigene Ideen einbringt und uns dabei hilft, unser Angebot und unser Netzwerk für ältere Menschen kontinuierlich auszubauen.

Bewirb dich jetzt!

Du bist organisiert, kommunikativ und arbeitest gerne eigenständig? Du hast Freude an Büroorganisation, bringst eigene Ideen ein und möchtest ein Team unterstützen, das sich für ältere Menschen und ihre Angehörigen einsetzt?

Dann freuen wir uns auf deine Bewerbung!

1. Büroorganisation und Verwaltung

• Allgemeine Sekretariats- und Verwaltungsaufgaben

• Sortieren, Ordnen und Verwalten analoger und digitaler Unterlagen

• Pflege von Klientenunterlagen und Stammdaten

• Organisation und Strukturierung unserer Büroabläufe

• Unterstützung der Geschäftsführung im Tagesgeschäft

2. Rechnungsstellung und einfache Buchhaltung

• Erstellung und Verwaltung von Rechnungen mit Lexware

• Einarbeitung in unsere Software Kilanka zur zukünftigen Erstellung und Verwaltung von Rechnungen

• Unterstützung bei einfachen buchhalterischen und administrativen Vorgängen

• Pflege und Ablage von Rechnungsunterlagen

3. Anträge und Unterstützung bei der Klientenaufnahme

• Unterstützung bei der Vorbereitung und Bearbeitung von Anträgen im Bereich Pflege und Betreuung

• Organisatorische Unterstützung bei der Aufnahme neuer Klientinnen und Klienten

• Zusammenstellung und Prüfung erforderlicher Unterlagen

• Unterstützung bei allgemeinen Fragen zu Anträgen und bürokratischen Abläufen im Pflege- und Betreuungsbereich

4. Kooperationen und Netzwerkaufbau

• Eigenständige Recherche nach potenziellen Kooperationspartnern in Berlin und Umgebung

• Identifikation interessanter Ansprechpartner, beispielsweise aus dem Senioren-, Betreuungs-, Beratungs- und Sozialbereich

• Selbstständige Kontaktaufnahme per E-Mail oder Telefon

• Versand unserer bereitgestellten Informations- und Werbematerialien

• Pflege bestehender Kontakte und Unterstützung beim Aufbau eines nachhaltigen Netzwerks für ältere Menschen

5. Digitale Büroarbeit und Kommunikation

• Arbeiten mit Google Workspace, insbesondere Gmail, Google Drive und Google Docs

• Nutzung von Excel oder vergleichbaren Tabellenprogrammen zur Verwaltung und Organisation von Daten

• Unterstützung bei der schriftlichen und telefonischen Kommunikation

• Strukturierte Dokumentation laufender Aufgaben und Kontakte

Das bringst du mit

• Erfahrung im Sekretariat, in der Büroorganisation, Verwaltung oder Buchhaltung

• Grundkenntnisse in der Rechnungsstellung und in einfachen buchhalterischen Abläufen

• Gute Kenntnisse in Excel oder vergleichbaren Tabellenprogrammen

• Sicherer Umgang mit E-Mail und digitalen Dokumenten

• Eine sorgfältige, zuverlässige und selbstständige Arbeitsweise

• Kommunikationsstärke und ein freundliches, professionelles Auftreten

• Eigeninitiative und Freude an Recherche, Kontaktpflege und dem Aufbau neuer Kooperationen

• Diskretion und Verantwortungsbewusstsein im Umgang mit vertraulichen Klientendaten

• Verfügbarkeit an mindestens zwei Tagen pro Woche von 09:00 bis 17:00 Uhr

Das wäre ein Plus

• Kenntnisse im Bereich Pflege, Betreuung oder Sozialwesen

• Erfahrung mit Anträgen rund um Pflege und Betreuung, beispielsweise zur Feststellung eines Pflegegrades

• Kenntnisse in Lexware oder vergleichbarer Rechnungssoftware

• Erfahrung mit Google Workspace

• Freude an der Kommunikation mit älteren Menschen und ihren Angehörigen

Nicht alle Kenntnisse müssen von Anfang an vorhanden sein. Für unsere internen Abläufe und die Nutzung von Kilanka ist eine Einarbeitung vorgesehen.

Das bieten wir dir

• Ein schönes, elegantes Büroambiente, in dem du dich wohlfühlen und konzentriert arbeiten kannst

• Regelmäßige Teamfrühstücke und Teamsitzungen für persönlichen Austausch, Zusammenarbeit und ein gutes Miteinander

• Eine offene und transparente Feedbackkultur, in der Ideen, Anregungen und Verbesserungsvorschläge willkommen sind

• Eine Beschäftigung auf Minijob-Basis mit abwechslungsreichen und verantwortungsvollen Aufgaben

• Eine strukturierte Einarbeitung in unsere internen Abläufe und Programme, einschließlich Lexware und Kilanka

• Kurze Kommunikationswege und eine direkte Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung

• Eigenverantwortliches Arbeiten und die Möglichkeit, eigene Ideen einzubringen

• Die Chance, beim Aufbau eines wertvollen Netzwerks für ältere Menschen in Berlin und Umgebung mitzuwirken

• Ein sinnstiftendes Arbeitsumfeld, in dem deine Arbeit einen wichtigen Beitrag zur Unterstützung älterer Menschen und ihrer Angehörigen leistet

Sende uns gerne deinen Lebenslauf und eine kurze Beschreibung deiner bisherigen Erfahrungen im Bereich Büroorganisation, Rechnungsstellung und Verwaltung.

Ansprechpartner: Anne Eichler
E-Mail:

Telefon: 015566149464