Assistenz der Wissenschaftlichen Geschäftsführung / Executive Assistant to the Scientific Director (m/w/d)

Das Center for the Transformation of Chemistry (CTC) ist ein neu gegründetes Großforschungszentrum mit dem Ziel, die Chemie für eine nachhaltige und kreislauforientierte Zukunft neu zu denken. Mit einer langfristigen Förderung von Bund und Ländern entsteht in Mitteldeutschland ein international sichtbares Forschungszentrum, das exzellente Forschung, Technologietransfer und gesellschaftliche Wirkung miteinander verbindet.

Als Organisation im Aufbau bieten wir die Möglichkeit, Strukturen, Prozesse und eine neue Forschungskultur aktiv mitzugestalten. Dafür suchen wir Menschen, die Verantwortung übernehmen, pragmatisch handeln und gemeinsam mit uns etwas Neues aufbauen möchten.

Als Assistenz der Wissenschaftlichen Geschäftsführung unterstützen Sie in allen organisatorischen und operativen Belangen des Tagesgeschäfts. Sie steuern Termine und Abläufe, koordinieren interne und externe Abstimmungen und sorgen dafür, dass Informationen, Aufgaben und Prioritäten effizient bearbeitet werden.

Sie arbeiten eng mit wissenschaftlichen Führungskräften, administrativen Bereichen sowie Partnern aus Wissenschaft, Politik, Wirtschaft und Gesellschaft zusammen. Dabei verbinden Sie organisatorisches Geschick mit einem hohen Dienstleistungsverständnis, denken vorausschauend und stellen sicher, dass auch in einem dynamischen Umfeld alles zuverlässig funktioniert.

Die Position vereint anspruchsvolle Koordinationsaufgaben auf Leitungsebene mit den klassischen Aufgaben einer professionellen Assistenz. Sie fühlen sich sowohl bei der Vorbereitung wichtiger Termine und Präsentationen als auch bei der Organisation von Dienstreisen oder der Bearbeitung von Korrespondenz in Ihrem Element.

• Organisation und Priorisierung des Tagesgeschäfts der Wissenschaftlichen Geschäftsführung
• Koordination von Terminen, Besprechungen, Dienstreisen und Besucherprogrammen
  Vorbereitung, Organisation und Abrechnung von Dienstreisen
• Vor- und Nachbereitung von Besprechungen, Workshops, Gremiensitzungen und Delegationsbesuchen
• Erstellung und Aufbereitung von Präsentationen, Briefings, Gesprächsunterlagen und Protokollen
• Nachverfolgung von Aufgaben, Fristen und Vereinbarungen sowie Unterstützung bei deren Umsetzung
• Abstimmung mit internen und externen Ansprechpartnern und eigenständige Koordination von Informations- und Kommunikationsprozessen
• Vorbereitung und Bearbeitung der Korrespondenz der Wissenschaftlichen Geschäftsführung
• Organisation und Betreuung nationaler sowie internationaler Gäste und Delegationen
  Unterstützung bei Veranstaltungen, Projekten und weiteren institutsweiten Initiativen
  Pflege von Übersichten, Dokumentationen und relevanten Datenbeständen
• Übernahme weiterer organisatorischer und administrativer Aufgaben im Umfeld der Wissenschaftlichen Geschäftsführung
• Wöchentliche Präsenztermine am Hauptsitz in Delitzsch 

Qualifikation und Berufserfahrung

• Erfolgreich abgeschlossenes Hochschulstudium oder eine abgeschlossene kaufmännische, verwaltungsbezogene oder vergleichbare Berufsausbildung mit einschlägiger Berufserfahrung
• Mehrjährige Erfahrung in einer Assistenz-, Office-Management-, Projektkoordinations- oder vergleichbaren Funktion
• Erfahrung in der Unterstützung von Führungskräften oder Leitungsebenen
• Erfahrungen im Umfeld von Wissenschaft, Hochschulen, Forschungseinrichtungen, öffentlicher Verwaltung oder vergleichbaren Organisationen sind von Vorteil

Kenntnisse und Fähigkeiten

• Ausgeprägtes Organisationsvermögen und die Fähigkeit, Prioritäten selbstständig zu setzen
• Zuverlässige, strukturierte und vorausschauende Arbeitsweise
• Hohe Serviceorientierung, Diskretion und Verantwortungsbewusstsein
• Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit und sicheres Auftreten gegenüber unterschiedlichen Ansprechpartnern
• Bereitschaft, sowohl koordinierende Aufgaben auf Leitungsebene als auch klassische Assistenz- und Office-Management-Aufgaben mit gleicher Professionalität zu übernehmen
• Hands-on-Mentalität sowie Freude an einem dynamischen Umfeld im Aufbau
• Sehr gute Kenntnisse in Microsoft 365, insbesondere Outlook, Word, PowerPoint und Teams
• Fließende Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift sind zwingend erforderlich 

• Eine verantwortungsvolle Vertrauensposition in unmittelbarer Zusammenarbeit mit der Wissenschaftlichen Geschäftsführung
• Die Möglichkeit, den Aufbau eines neuen Forschungszentrums mitzugestalten
• Ein internationales, innovatives und wissenschaftsnahes Arbeitsumfeld
• Kurze Entscheidungswege und ein hohes Maß an Gestaltungsspielraum
• Eine abwechslungsreiche Tätigkeit mit Einblicken in die strategische Entwicklung einer wachsenden Forschungseinrichtung
• Zusammenarbeit mit führenden Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftlern sowie Partnern aus Wissenschaft, Wirtschaft und Politik
• Individuelle Weiterbildungs- und Entwicklungsmöglichkeiten
• Vergütung nach TVöD Bund entsprechend Qualifikation und Berufserfahrung
• Die Sozialleistungen des öffentlichen Dienstes einschließlich Jahressonderzahlung, betrieblicher Altersvorsorge (VBL) und 30 Tagen Urlaub
• Zuschuss zum Deutschlandticket

Das CTC strebt nach Geschlechtergerechtigkeit und Vielfalt. Wir begrüßen Bewerbungen jeden Hintergrunds. Unser Ziel ist es, mehr schwerbehinderte Menschen zu beschäftigen. Bewerbungen schwerbehinderter Menschen sind ausdrücklich erwünscht. Ferner möchten wir den Anteil an Frauen in den Bereichen erhöhen, in denen sie unterrepräsentiert sind. Frauen werden deshalb ausdrücklich aufgefordert, sich zu bewerben.

Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann freut sich unser Personalteam auf Ihre aussagekräftige Bewerbung inklusive Motivationsschreiben, die Sie bitte über unser Online-Bewerbungsmanagement-Tool einreichen.

Erfahren Sie mehr über das CTC und unsere Mission unter:

www.ctc-germany.org

Schließen Sie sich uns an und gestalten Sie die Zukunft der Chemie mit - setzen Sie nachhaltige Impulse!