Assistenz der Klinikdirektion / Chefarztsekretariat , Med. Klinik IV, Hämatologie und Onkologie (m/w/d)

Sie übernehmen eine zentrale Rolle in der Organisation und Weiterentwicklung unserer Klinik. Dabei verstehen wir das Chefarztsekretariat nicht nur als administrative Einheit, sondern als moderne Managementschnittstelle zwischen Klinikleitung, Mitarbeitenden, Patient:innen, Forschung, Verwaltung und externen Partnern.

Ihre Aufgaben:

• Sie organisieren das Büro der Klinikdirektion eigenständig, vorausschauend und professionell und sorgen dafür, dass auch bei hoher Dynamik Prioritäten und Abläufe im Blick bleiben.
• Sie koordinieren komplexe Termin-, Besprechungs- und Reiseplanungen und bereiten Termine inhaltlich und organisatorisch vor und nach.
• Sie übernehmen die professionelle Korrespondenz und Kommunikation mit internen und externen Ansprechpartner:innen sowie die Erstellung und Aufbereitung von Schreiben, Präsentationen, Protokollen und weiteren Unterlagen.
• Sie sind eine zentrale Schnittstelle der Klinikdirektion zu ärztlichen und wissenschaftlichen Mitarbeitenden, Pflege, Verwaltung, universitären Einrichtungen sowie externen Kooperationspartnern.
• Sie unterstützen die Klinikleitung bei strategischen und organisatorischen Projekten, Veranstaltungen, Berufungs- und Personalangelegenheiten sowie Zertifizierungs- und Qualitätsmanagementprozessen.
• Sie begleiten die Weiterentwicklung digitaler und effizienter Arbeitsabläufe im Direktionsbereich und bringen eigene Ideen zur Prozessoptimierung ein.
• Sie koordinieren Informationen und Aufgaben, verfolgen vereinbarte Schritte nach und unterstützen damit die Klinikleitung bei einem professionellen Aufgaben- und Projektmanagement.
• Sie übernehmen ausgewählte administrative Aufgaben beispielsweise im Bereich Personal, Dienstreiseorganisation und -abrechnung, Veranstaltungen und Dokumentenmanagement.

Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische oder administrative Ausbildung, beispielsweise als Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement oder eine vergleichbare Qualifikation. Entscheidend ist für uns jedoch nicht allein Ihr formaler Abschluss, sondern Ihre Fähigkeit, komplexe Abläufe zuverlässig zu organisieren und Verantwortung zu übernehmen.

Wir wünschen uns eine Persönlichkeit, die

• gerne selbstständig und lösungsorientiert arbeitet,
• auch in einem dynamischen Umfeld den Überblick behält und Prioritäten setzen kann,
• verbindlich, freundlich und souverän kommuniziert,
• über ein hohes Maß an Diskretion, Loyalität und Verantwortungsbewusstsein verfügt,
• Freude an der Zusammenarbeit mit unterschiedlichen Berufsgruppen und Persönlichkeiten hat,
• sehr sicher mit den gängigen MS Office-Anwendungen (Word, Excel, Powerpoint, Outlook) arbeitet und offen für neue digitale Werkzeuge und Arbeitsformen ist,
• organisatorisches Geschick mit einem ausgeprägten Service- und Qualitätsverständnis verbindet,
• sehr gute Deutschkenntnisse sowie idealerweise gute Englischkenntnisse mitbringt.

Erfahrung im Gesundheitswesen, einer Universität, einer wissenschaftlichen Einrichtung oder in der Assistenz einer Führungskraft ist von Vorteil, aber keine zwingende Voraussetzung.

• Eine vielseitige Aufgabe an einem zukunftssicheren Arbeitsplatz bei einem zertifiziert familienfreundlichen Arbeitgeber
• 38,5 Stunden in einer 5-Tage-Woche
• Umfangreiches Weiterbildungsangebot in unserem Bildungszentrum
• Eine strukturierte und individuell angepasste Einarbeitung im Team
• Arbeiten in einem sympathischen Team mit moderner Führungsstruktur
• Jährliche Ergebnisbeteiligung
• RMV-Jobticket
• 30 Tage Urlaub
• Möglichkeit zur Anschaffung eines Jobbikes über Entgeltumwandlung
• Betriebliches Gesundheitsmanagement
• Kindertagesstätte am Klinikum

Die Vergütung erfolgt nach den Tarifverträgen für das UKGM.

Vergütungsgruppe: 6 - 8

Informationen zur Vergütung und Zulagen sind zu finden unter: https://www.ukgm.de/ugm_2/deu/ugm_ugi/64410.html