Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) (40 Std./Woche)

Du sorgst dafür, dass im Tagesgeschäft alles gut organisiert und strukturiert abläuft. Dabei arbeitest du eng mit der Geschäftsführung sowie den Abteilungsleitungen zusammen und bist Teil eines Assistenz-Teams, das sich aus insgesamt drei Assistenzen zusammensetzt.

• Organisatorische und administrative Unterstützung der Geschäftsführung und Abteilungsleitungen
• Effizientes Termin- und Kalendermanagement inkl. Vor- und Nachbereitung von Besprechungen sowie Nachverfolgung wichtiger Themen
• Inhaltliche Vorbereitung und Begleitung operativer und strategischer Themen für die Geschäftsführung
• Planung und Koordination von internen und externen Terminen, Veranstaltungen und Dienstreisen
• Professionelle Erstellung von Präsentationen, Berichten und Protokollen
• Bearbeitung der schriftlichen und telefonischen Korrespondenz sowie erste Anlaufstelle für Lieferant:innen und Besucher:innen
• Empfang und Betreuung von Gästen inkl. Vorbereitung der Meetingräume
• Organisation eines reibungslosen Büroalltags: Ablage, Material, Rechnungen
• Unterstützung bei interner Unternehmenskommunikation
• Enge Zusammenarbeit im Assistenz-Team sowie gegenseitige Vertretung bei Abwesenheiten

Du arbeitest strukturiert, behältst auch in dynamischen Situationen den Überblick und hast Freude daran, gemeinsam im Team Lösungen zu entwickeln und umzusetzen.

• Abgeschlossene kaufmännische oder verwaltungsnahe Ausbildung
• Erfahrung in einer Assistenzfunktion oder vergleichbaren Position
• Selbstständige, strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise sowie ein hohes Maß an Diskretion
• Sicherer Umgang mit MS Office Word, Excel, PowerPoint, M365 und modernen Kommunikationstools
• Ausgeprägtes Organisationstalent sowie die Fähigkeit, unterschiedliche Anforderungen sinnvoll zu priorisieren
• Lösungsorientiertes Denken und gutes Prozessverständnis
• Fähigkeit, Informationen schnell zu erfassen, klar zu strukturieren und adressatengerecht aufzubereiten
• Freundliches, serviceorientiertes und souveränes Auftreten - auch in anspruchsvollen Situationen
• Sehr gutes Gespür für klare und adressatengerechte Kommunikation
• Proaktive Arbeitsweise und Bereitschaft, Verantwortung zu übernehmen
• Hohes Engagement, Flexibilität und ausgeprägte Teamfähigkeit

Was uns besonders wichtig ist:

Du wirst Teil eines dreiköpfigen Assistenz-Teams, das die Geschäftsführung und die Abteilungen eng begleitet und im Alltag zuverlässig unterstützt. Die Zusammenarbeit im Team hat bei uns einen sehr hohen Stellenwert: Wir legen großen Wert auf gegenseitige Unterstützung, offene Kommunikation und ein abgestimmtes Miteinander. Teamfähigkeit ist für uns nicht nur eine Eigenschaft, sondern gelebter Alltag - denn nur gemeinsam können wir die vielfältigen Aufgaben bestmöglich bewältigen.

• Team: Ein kleines Team, in dem auf eine offene Kommunikation und ein unkompliziertes, offenes Miteinander viel Wert gelegt wird
• Work-Life-Balance: Mobiles Arbeiten (tageweise nach Einarbeitung) sowie Arbeitszeiten, welche sich mit Deiner Lebenssituation gut vereinbaren lassen, 30 Tage Urlaub
• Zugehörigkeit, Individualität und Diversität: Du wirst Teil eines aufgeschlossenen Teams, in dem Du DU sein kannst in unserem WIR. Wir freuen uns auf Dich, so wie Du bist!
• Top-Lage: Unser Büro liegt nur 5 Minuten vom Hamburger Hauptbahnhof entfernt und ist hervorragend mit öffentlichen Verkehrsmitteln erreichbar
• Benefits: Wie beispielsweise Bikeleasing, Massagen am Arbeitsplatz, Sportangebote, frisches Bio-Obst, Kaffee, betriebliche Altersvorsorge, Bezuschussung des Deutschland-Tickets, ein kostenfreies HaspaJoker premium Girokonto sowie diverse Corporate Benefits

Wir sind respektvoll, vielfältig und offen - zugleich ist Stillstand für uns ein Fremdwort. Kurz, wir schätzen Weiterentwicklung, begegnen uns auf Augenhöhe und haben eine besondere, wertschätzende und faire Unternehmenskultur, die von allen Mitarbeiter:innen gelebt wird.

Du möchtest Dir selbst ein Bild machen? Dann bewirb Dich jetzt über unser Karriereportal und werde Teil unseres Haspa Direkt-Teams.

Bei Fragen steht Dir unsere Personalreferentin Fenja Fröhlinger gern zur Verfügung: 

Telefon: 040 2887 - 68666

Wir freuen uns auf Dich - so wie Du bist!