Assistenz der Geschäftsführung (M/W/D)
Assistenz der Geschäftsführung (M/W/D)
Ihre Aufgaben - Hier können Sie sich voll einbringen:
Sie arbeiten gerne eigenständig und managen das Office unserer beiden geschäftsführenden Gesellschafterinnen, indem Sie für strukturierte und gleichermaßen entlastende Abläufe sorgen. Sie denken voraus, setzen Prioritäten und halten wichtige Themen zuverlässig nach.
- Korrespondenz und Kommunikation: Sie übernehmen klassische Assistenzaufgaben wie Korrespondenz, Terminvereinbarungen, Präsentationen und Protokolle - selbstständig und nach Vorgabe. Sie pflegen und verwalten E-Mail-Konten, koordinieren die interne und externe Kommunikation und unterstützen bei Presse- und Lobbythemen.
- Reiseplanung und -organisation: Sie koordinieren die Reiseplanung für unsere Geschäftsleitungsmitglieder, erstellen Reisepläne und übernehmen die entsprechenden Buchungen.
- Events und Gastgeberrolle: Sie organisieren und begleiten interne und externe Veranstaltungen, Meetings und Firmenevents für Geschäftsführung und Geschäftsleitung - von Einladung und Räumlichkeiten bis zur Bewirtung. Mit dem Mindset ,,Gastgeber sein" sorgen Sie gemeinsam mit den beteiligten internen Stellen für einen professionellen und wertschätzenden Rahmen für unsere Gäste.
- Projekte und Unterstützung der Geschäftsführung: Sie übernehmen eigenständig interne Projekte im Auftrag der Geschäftsführung und koordinieren die Zusammenarbeit mit den beteiligten Bereichen. Dabei sorgen Sie für Struktur, Verbindlichkeit und die konsequente Nachverfolgung. Ergänzend unterstützen Sie die Geschäftsführung bei Business-Development-Themen durch die strukturierte Aufbereitung relevanter Daten und Informationen.
- Administration und Dokumentenmanagement: Sie pflegen Kontaktlisten, bereiten Termine vor und nach und verwalten Verträge, inklusive der ordnungsgemäßen Dokumentation. Die Koordination von Social-Sponsoring-Aktivitäten gehört ebenfalls zum Aufgabenbereich.
- Kaufmännische Ausbildung: Idealerweise verfügen Sie über eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder ein betriebswirtschaftliches Studium.
- Berufserfahrung: Sie bringen mehrjährige Erfahrung im Bereich Sekretariat oder Assistenz mit, vorzugsweise in einem mittelständischen Unternehmen.
- Organisationstalent und Drive: Sie arbeiten proaktiv, strukturiert und eigenständig, setzen klare Prioritäten und behalten auch bei hoher Dynamik den Überblick. Sie warten nicht nur auf Aufgaben, sondern denken mit, erkennen Handlungsbedarf und bringen Themen konsequent voran.
- Analytisches Denken: Sie erfassen komplexe Zusammenhänge schnell, recherchieren fundiert und können Informationen auf das Wesentliche verdichten und verständlich aufbereiten.
- Kommunikationsstärke und Empathie: Sie kommunizieren klar, verbindlich und wertschätzend, haben Freude am Umgang mit Menschen und besitzen ein hohes Maß an sozialer Kompetenz. Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift setzen wir voraus, weitere Fremdsprachen sind von Vorteil.
- Diskretion, Integrität und Loyalität: Sie gehen mit vertraulichen Informationen jederzeit verantwortungsbewusst um. Absolute Verlässlichkeit, Diskretion und Loyalität gegenüber Unternehmen und Geschäftsführung sind für Sie selbstverständlich. Gleichzeitig sprechen Sie relevante Beobachtungen respektvoll und lösungsorientiert an.
- Digitale Affinität und KI: Sie beherrschen die gängigen MS-Office-Programme (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) und haben Freude daran, neue digitale Werkzeuge und KI-Lösungen aktiv einzusetzen. KI nutzen Sie verantwortungsvoll für Recherche, Analyse, Präsentationen und effizientere Abläufe, prüfen Ergebnisse kritisch und entwickeln Ihre Arbeitsweise kontinuierlich weiter.
- Spannende Herausforderungen in einem technisch innovativen Premiumumfeld
- Sie arbeiten beim Marktführer und gestalten die Zukunft der Reinigungstechnologie aktiv mit
- Eine klare Vision, strategische Leuchttürme und die Elma-Werte, die Sie auf Ihrem Weg leiten
- Ein kollegiales Team mit offener Kommunikation, das Sie unterstützt
- Ein zukunftsorientiertes, mittelständisches Familienunternehmen auf ertragsreichem Wachstumskurs
- Ein flexibler Arbeitszeitrahmen mit mobilem Arbeiten
- Eine leistungsorientierte Vergütung sowie umfassende Sozialleistungen (Hansefit, Corporate Benefits, Dienstwagen, Bikeleasing, betriebliche Altersvorsorge, Gesundheitsmanagement, VWL, Prämiensystem für Mitarbeiterempfehlungen)
- Strukturierte Einarbeitung mit gezielter Onboarding-Begleitung und Feedback-Kultur
- Individuelle Weiterbildungsmöglichkeiten und Förderung Ihrer Karriere
- Regelmäßige Firmen- und Sportevents
- Eigene Unternehmens-Cantina mit frischem, abwechslungsreichem Essensangebot unseres Elma-Kochs
