Verwaltungsassistent (m/w/d)

Das Spark by Hilton Messe Wien liegt direkt gegenüber dem WU Campus und dem Wiener Prater. Mit seiner modernen Ausstattung, stilvollem Design und erstklassigen Lage an der U2-Station Messe-Prater bietet das Hotel die perfekte Umgebung für jeden, die Komfort und Urbanität schätzen.
 
Das Hotel zählt zu dem vielfältigen Markenportfolio der VERKEHRSBUERO HOSPITALITY. Als Teil Österreichs größter Tourismusgruppe, dem VERKEHRSBUERO, zeichnet sich die Unternehmenskultur durch Kommunikation auf Augenhöhe und ein respektvolles Miteinander in einem Umfeld mit flachen Hierarchien aus. Das VERKEHRSBUERO bietet zudem eine breite Karrierevielfalt und fördert damit die persönliche und berufliche Entwicklung ihrer Mitarbeiter:innen.

• Kontrolle, Bearbeitung und Verbuchung aller ausgehenden Rechnungen in Verbindung mit der spezifischen Kundenkorrespondenz (inkl. Gruppen-, Reisebüro- und Firmenrechnungen) im hotelspezifischen Vorsystem
• Laufende Kontrolle offener Posten sowie Koordination des Mahnwesens in Zusammenarbeit mit dem Konzern-Rechnungswesen
• Abstimmung der Konten und Klärung von Zahlungsdifferenzen
• Telefonische und schriftliche Bearbeitung offener Rechnungen
• Tägliche Kontrolle des Bankkontos, der Debitoren und der Kreditkartenabrechnungen
• Kontrolle von Kassabüchern, Rechnungen und Lieferscheinen
• Schnittstelle zum Konzern-Rechnungswesen
• Unterstützung bei der Erstellung des Monatsabschlusses
• Mitwirkung bei internen Audits und externen Prüfungen
• Vertretung des Direktionsassistenten während seiner Abwesenheit

• Abgeschlossene Ausbildung, idealerweise Berufserfahrung im Tourismus oder Dienstleistungsbereich
• Organisationstalent mit gelebter Leidenschaft für die Hotellerie
• Herzliche Ausstrahlung und Freude am Umgang mit Menschen
• Kommunikative Persönlichkeit mit gepflegtem Auftreten
• Strukturierte Arbeitsweise sowie eine serviceorientierte Einstellung
• Routinierter Umgang mit den gängigsten MS Office-Anwendungen
• Hohes Maß an Diskretion 
• Soziale Kompetenz sowie gute Deutsch- und Englischkenntnisse

• Flexibilität: Wir gestalten deinen Dienstplan (5 Tage-Woche) mit dir gemeinsam 
• MA-Restaurant: Täglich kostenlose Verpflegung im Betrieb 
• Weiterbildung: Individuelles, berufsspezifisches Schulungs- und Entwicklungsprogramm
• Karriereleiter: Vielfältige Entfaltungsmöglichkeiten bei der größten Tourismusgruppe Österreichs
• Teamgefühl: Geprägt durch ein familiäres Umfeld sowie verschiedene Firmenevents 
• Freizeit: Gratis Übernachtung 1x jährlich in einem unserer Hotels deiner Wahl sowie Benefits von corplife.at
• Staff-Rate: F&B-Rabatte und vergünstige Konditionen in unseren Hotels sowie attraktive Reiserabatte
• Gesundheit: Gesundheitsvorsorge, betriebsärztliche Betreuung, Firmenfitnesstarife, Bike Leasing & Co