Deine Aufgaben:
- Assistenz der Organisationssekretärin und des Referenten des Bezirksleiters (inkl. Termindisposition- und Vorbereitung, inhaltliche Zuarbeit)
- Führung und Abwicklung aller anfallender organisatorischer und administrativer Aufgaben (z.B. Termin- und Reiseplanung, Korrespondenz, Ablage, Protokollierung etc.) mit eigenverantwortlicher Büroorganisation im Zuständigkeitsbereich
- Planung und Organisation von Konferenzen, Veranstaltungen und Sitzungen inkl. inhaltlicher Zuarbeit in Zusammenarbeit mit der Assistenz des Bezirksleiters (Bezirkskonferenzen, Geschäftsführerkonferenzen, Beschäftigtentagung etc.)
- Begleitung der Veranstaltungen vor Ort
- Anfertigung und Gestaltung von Präsentationen, Berichten, Protokollen, Statistiken und Infomaterialien nach inhaltlichen Vorgaben
- Koordination und Aufbereitung von relevanten Informationen für die Beschäftigten der Bezirksleitung und Herstellung eines transparenten Informationsflusses innerhalb der Bezirksleitung
- Überprüfen von Rechnungen und Belegen
- Bestellung, Annahme, Einräumen von Büromaterial und Waren
- Lieferantenprüfungsanfragen von Hotels und Firmen an den Vorstand versenden inkl. entsprechender Nachhaltung und Aktualisierung der Gesamtliste für die Bezirksleitung
- Vertretung im Rahmen der internen Vertretungsregelungen
- Administrative Begleitung der Organisationswahlen
- Korrespondenz und Mängelmeldungen an das Facility Management des Hauses
- Organisieren und Bestellen neuer Geräte bei anstehendem Rollout neuer Hardware
- Reiseplanung und entsprechende Abrechnung des Referenten Informationstechnologie, Siemens Team
Dein Profil:
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung vor der IHK oder entsprechende schulische
Bildung mit anschließender praktischer Berufserfahrung - Mehrjährige Erfahrung in der qualifizierten Assistenz und in der Büroorganisation
- Mehrjährige Erfahrung in der Veranstaltungsplanung und im Veranstaltungsmanagement
- Gute Kenntnisse gewerkschaftlicher Strukturen, insbesondere der IG Metall
- Verständnis für organisationspolitische Strukturen und Belange
- Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort, Schrift und Stil
- Diskrete, sorgfältige und vorausschauende Arbeitsweise
- Teamfähigkeit, Flexibilität und Organisationstalent
- Selbstständige Aufgabenerledigung
- Sicheres, freundliches und gewinnendes Auftreten
- Technikaffinität
- Fundierte Kenntnisse im Umgang mit den bei der IG Metall eingesetzten Standard-Software-Produkten (MS-Office 365), MDB und CRM
- Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- Bereitschaft zur Weiterqualifizierung
- Hands-on-Mentalität
Unser Angebot:
Wir bieten unseren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern ein professionelles und anspruchsvolles Arbeitsumfeld. Ein kooperatives Betriebsklima und umfangreiche Sozialleistungen runden das interessante Angebot ab.
- Komplexe, herausfordernde und sinnstiftende Aufgaben
- Inspiration und Raum für eigene Ideen in einem Team, das Individualität und Gemeinschaftsgeist schätzt
- Die Vereinbarkeit von Familie und Beruf ist uns ein wichtiges Anliegen
- Umfangreiches Gesundheitsmanagement
- Attraktives Vergütungspaket (13,5 Monatsgehälter)
- Sechs Wochen Jahresurlaub
Haben wir Dein Interesse geweckt?
Dann bewirb Dich bis zum 13.02.2026 mit Deinen vollständigen Bewerbungsunterlagen unter Angabe Deiner Gehaltsvorstellungen und dem frühestmöglichen Eintrittsdatum.
Ansprechpartnerinnen:
Dianne Köster
FB Personal
Personalreferentin
Tel. +49 69 6693 2884
Bente Schmiade
BL Berlin-Brandenburg-Sachsen
Bezirkssekretärin
Tel. +49 30 253750 31
