International unterstützen wir Hochschulen, Bildungseinrichtungen und Unternehmen mit flexiblen IT-Lösungen für das Campus-Management. Unsere Produkte bilden komplexe Bildungs- und Verwaltungsprozesse effizient, nutzerorientiert und zukunftssicher ab. Unser Ziel: den Zugang zu Aus- und Weiterbildung zu erleichtern. Mit unseren digitalen Lösungen begleiten wir Lernangebote von der Anmeldung bis zum Abschluss, schaffen Transparenz, vereinfachen Prozesse und eröffnen neue Lernchancen: flexibel, digital und nachhaltig.

Du bist Teil unseres People & Culture Teams und sorgst dafür, dass der Laden läuft. Ob Kolleg*innen, Gäste oder externe Partner*innen und Kund*innen: Bei dir fühlen sich alle direkt willkommen und gut aufgehoben. Du behältst den Überblick, hast immer ein offenes Ohr und machst unser Office zu einem Ort, an dem man gerne arbeitet, sich austauscht und wohlfühlt.

Deine To-dos im Alltag

• Office- & Empfangsmanagement
  Empfang und Betreuung von Gästen, Telefonzentrale, zentrales E-Mail-Postfach sowie Organisation von Post, Lieferungen und Kurieren
• Termin-, Meeting- & Kalenderkoordination
  Organisation und Koordination von Meetings, Terminen und Konferenzräumen inkl. Vor- und Nachbereitung sowie Pflege des Unternehmenskalenders und Abstimmung mit internen und externen Ansprechpartner*innen
• Büroorganisation & Infrastruktur
  Sicherstellung eines strukturierten und reibungslosen Büroalltags, Organisation der Büroversorgung (Materialien, Getränke, Snacks, Ausstattung, Reinigungsmittel)
• Bestellwesen & Dienstleisterkoordination
  Verantwortung für das interne Bestellwesen sowie Koordination externer Dienstleister (z. B. Reinigung, Handwerker, Servicepartner)
• Reise- & Eventmanagement
  Organisation und Buchung von Geschäftsreisen inkl. Pflege des Travel-Management-Tools sowie Unterstützung bei der Planung und Durchführung interner und externer Events
• Vertrags- & Flächenadministration
  Unterstützung bei der Verwaltung von Dienstleistungsverträgen sowie bei der administrativen Abwicklung von Untermietungen der Mietflächen
• Administrative Unterstützung
  Allgemeine administrative Tätigkeiten, u. a. Überarbeitung von Präsentationen und Unterlagen

• Erfahrung im Office Management, in der Assistenz oder in einer vergleichbaren organisatorischen Rolle
• Ausgeprägte Service- und Hands-on-Mentalität
• Strukturierte, zuverlässige und selbstständige Arbeitsweise
• Organisationsgeschick, Kommunikationsstärke und ein gutes Gespür für Prioritäten
• Sicherer Umgang mit gängigen Office-Tools und digitalen Anwendungen
• Freude daran, Verantwortung zu übernehmen und Dinge eigenständig voranzubringen

• Eine vielseitige, verantwortungsvolle Position mit Gestaltungsspielraum
• Enge Zusammenarbeit mit Geschäftsführung, People & Culture und Fachbereichen
• Ein wertschätzendes Arbeitsumfeld und ein kollegiales Team
• Flexible Arbeitszeiten im Rahmen einer 20-Stunden-Woche
• Ein modernes Büro und ein Arbeitsumfeld, in dem Organisation und Wohlfühlatmosphäre zählen

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