Sekretariats- und Assistenzkraft im Dezernat (w/m/d)

Sekretariats- und Assistenzkraft im Dezernat (w/m/d)

Das Dezernat für Integration und Recht, Gesundheit und Tierschutz der Landeshauptstadt Wiesbaden sucht ab dem 01.07.2024 eine/-n
 
Das Dezernat für Integration und Recht, Gesundheit und Tierschutz ist eine Schnittstelle zwischen Politik und Verwaltung. Hier kümmert sich ein enthusiastisches Team in enger Zusammenarbeit mit den zum Dezernat gehörenden Ämtern und weiteren Akteuren der Stadtverwaltung um die Anliegen der Einwohner/-innen in einem vielfältigen Aufgabenbereich. Wir freuen uns über Bewerbungen von Menschen, die Lust haben, uns mit ihrer Kompetenz im Sekretariat zu unterstützen.

Ihre Aufgaben

• Wahrnehmen der organisatorischen, administrativen und operativen Aufgaben im Dezernatsbüro
• Wahrnehmen allgemeiner Sekretariats- und Assistenzaufgaben , u. a.
  • Bearbeiten des Postein- und Postausgangs
  • Koordinieren sowie Vor- und Nachbereiten von Terminen
  • Überwachen von Fristen, Führen der Wiedervorlagen und Durchführen amtsinterner Abfragen
  • Vertreten der 1. Dezernatssekretärin
  • Beantworten von allgemeinen telefonischen Anfragen
• Organisieren des Wissensmanagements, wie bspw. Führen der zentralen digitalen Ablage, Aktualisieren von Arbeits- und Entscheidungsgrundlagen etc.
• Durchführen von Bestellungen über das Bestellmodul ,,EBP" sowie Bearbeiten von Rechnungen
• Begleiten von Projekten des Dezernats

Ihr Profil

• Abgeschlossene Ausbildung im Sekretariatsbereich, vorzugsweise Kauffrau/-mann für Bürokommunikation bzw. -management, Fachangestellte/-r für Bürokommunikation oder Bürokauffrau/-mann oder als Verwaltungsfachangestellte/-r
• Berufserfahrung im Bereich der Assistenz für eine Führungskraft, vorzugsweise in der öffentlichen Verwaltung
• Kenntnisse über die organisatorischen Strukturen und Prozessabläufe der Stadtverwaltung sind von Vorteil
• Sicherer Umgang in der Anwendung der MS-Office Standardsoftware
• Erfahrung im Umgang mit dem Modul EBP von Vorteil
• Kommunikations- und Teamfähigkeit
• Interkulturelle Kompetenz
• Selbstständigkeit und Verantwortungsbereitschaft
• Organisationsgeschick und Arbeitssorgfalt
• Sicheres, freundliches und verbindliches Auftreten

Unser Angebot

• Eine unbefristete und abwechslungsreiche Tätigkeit in einem kleinen engagierten Team, mit der Sie einen wichtigen Beitrag zum Gemeinwohl leisten
• Bezahlung nach Entgeltgruppe E 9a des Tarifvertrags für den öffentlichen Dienst (TVöD) einschließlich aller im öffentlichen Dienst üblichen Leistungen, wie z. B. Jahressonderzahlung (sog. Weihnachtsgeld), zusätzliche betriebliche Altersversorgung
• Wir bieten Ihnen eine flexible Arbeitszeitgestaltung im Rahmen unserer Servicezeiten, damit Sie Beruf, Familie und Privatleben gut miteinander vereinbaren können
• Umfassende freiwillige soziale Leistungen zur Gesundheitserhaltung und -förderung (z. B. Vergünstigungen für Fitnessstudios) sowie, ergonomische Arbeitsplätze (z. B. höhenverstellbarer Schreibtisch) Umfangreiche Fortbildungsmöglichkeiten sowie systematische Einarbeitung durch erfahrene Kolleginnen und Kollegen sind bei uns selbstverständlich
• Außerdem genießen Sie mit unserem Jobticket-Premium freie Fahrt mit dem öffentlichen Personennahverkehr im gesamten RMV-Gebiet