Das Amt für Soziale Arbeit der Landeshauptstadt Wiesbaden sucht eine 

Sekretariats- und Assistenzkraft der Abteilungsleitung Sozialdienst (w/m/d)

Die Abteilung Sozialdienst im Amt für Soziale Arbeit erfüllt mit rund 200 Mitarbeitenden in sieben Sachgebieten zentrale Aufgaben der Kinder- und Jugendhilfe (Leistungen des SGB VIII). Zudem sind die Betreuungsbehörde und die Unterhaltsvorschuss-Stelle im Sozialdienst verortet. Die Abteilung befindet sich in einem fortwährenden Prozess der strukturellen Optimierung und fachlichen Weiterentwicklung. Wir suchen eine organisationsstarke Persönlichkeit mit sicherem Auftreten, die die vielzähligen Aufgaben im Vorzimmer professionell koordiniert.

• Souveränes Organisieren des Vorzimmers für die Abteilungsleitung und stellv. Abteilungsleitung des Sozialdienstes 
• Eigenverantwortliches Steuern des gesamten Postlaufs:
  • Bearbeiten der analogen und digitalen Posteingänge 
  • Pflegen und Verwalten der zentralen Organisationspostfächer
• Sicherstellen der telefonischen Erreichbarkeit für Bürger*innen und Behörden, Erteilen von Auskünften, Weiterleiten von Anrufen und Beschwerdemanagement  
• Koordinieren und Überwachen von Terminen und Fristen 
• Überwachen von Zeitkonten und Klären von Rückfragen der Mitarbeitenden im Zeiterfassungssystem LOGA 
• Vor- und Nachbereiten von Sitzungsterminen und Dienstbesprechungen inklusive Protokollführung
• Enges Zusammenarbeiten mit der Assistenz der Sachgebiete innerhalb der Abteilung 

• Abgeschlossene Ausbildung im Sekretariatsbereich, vorzugsweise Kauffrau/-mann für Bürokommunikation bzw. -management, Fachangestellte/r für Bürokommunikation oder Bürokauffrau/-mann
• Mehrjährige Berufserfahrung in Sekretariats- und Assistenztätigkeiten 
• Erfahrung in der Öffentlichen Verwaltung ist von Vorteil
• Interesse an der Digitalisierung von Verwaltungsprozessen ist wünschenswert 
• Hohe Bereitschaft zur aktiven Mitwirkung an Projekten und Begleiten der kontinuierlichen Organisationsentwicklung 
• Sicheres Auftreten und gute Ausdrucksfähigkeit in Wort und Schrift
• Selbstständige, strukturierte und teamorientierte Arbeitsweise, auch bei zeitweise hohem Arbeitsaufkommen

• Eine unbefristete und abwechslungsreiche Tätigkeit, mit Gestaltungsspielraum und mit der Sie einen wichtigen Beitrag zum Gemeinwohl leisten
• Bezahlung nach Entgeltgruppe 8 des Tarifvertrags für den öffentlichen Dienst (TVöD) einschließlich aller im öffentlichen Dienst üblichen Leistungen, wie z. B. Jahressonderzahlung (sog. Weihnachtsgeld) sowie zusätzliche betriebliche Altersversorgung 
• Gute Möglichkeiten der Vereinbarkeit von Beruf, Familie und Privatleben durch eine flexible Arbeitszeitgestaltung im Rahmen unserer Servicezeiten mit Gleitzeit und digitaler Zeiterfassung, sowie die Möglichkeit, im Homeoffice zu arbeiten
• Umfassende freiwillige soziale Leistungen zur Gesundheitserhaltung und -förderung (z. B. Vergünstigungen für Fitnessstudios), die bereits mehrfach mit dem Corporate Health Award ausgezeichnet wurden, sowie ergonomische Arbeitsplätze (z. B. höhenverstellbarer Schreibtisch). 
• Ein umfangreiches Fortbildungsprogramm für die persönliche sowie fachliche Weiterbildung
• Nutzung der Vorteilsplattformen ,,corporate benefits" und ,,benefits.me" mit attraktiven Deals und Rabatten namhafter Marken und Unternehmen
• Freie Fahrt mit unserem Job-Ticket Premium mit dem öffentlichen Personennahverkehr im gesamten RMV-Gebiet

Schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt. 

Für weitere Informationen steht Ihnen die Abteilungsleitung Frau Wagner (0611) 31 - 3452 oder Herr Pfitzner (0611) 31 - 3862 gerne zur Verfügung.

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