Sekretariats- und Assistenzkraft (w/m/d)
Die Verwaltung der Landeshauptstadt Wiesbaden besteht aktuell aus sieben Dezernaten, die durch hauptamtliche Dezernentinnen und Dezernenten geführt werden. Dem Dezernat des Oberbürgermeisters sind verschiedene Ämter, Stabsstellen und Eigenbetriebe zugeordnet, zudem hat der Oberbürgermeister verschiedene Aufsichtsratsvorsitze inne. Sein Dezernat bildet eine Schnittstelle zwischen Politik und Stadtverwaltung und gliedert sich in ein Fachreferat sowie das Referat für Verwaltungssteuerung.
Ihre Aufgaben
- Wahrnehmen allgemeiner Sekretariatsaufgaben für die Referenten des Fachreferates, z. B.
- Bearbeiten des Postein- und Postausgangs (Priorisieren und Zuordnen),
- Betreuen von Organisationspostfächern,
- Erledigen von Schriftverkehr,
- Wahrnehmen der Anrufverwaltung,
- Koordinieren, Vorbereiten und Überwachen von Terminen,
- Führen von Protokollen bei Teamsitzungen
- Organisieren von Vertretungen für die Wahrnehmung von Terminen des Oberbürgermeisters
- Überwachen und Steuern der Revisionsberichte und Ausschussvorbereitung
- Überwachen und Steuern der Gesellschafterbeschlüsse
- Bearbeiten von Workflows in SAP im Vertretungsfall
- Vertreten im Sekretariats- und Assistenzbereich des Büros des Oberbürgermeisters
Ihr Profil
- Abgeschlossene Ausbildung im Sekretariatsbereich, vorzugsweise Kauffrau/-mann für Bürokommunikation bzw. -management, Fachangestellte/r für Bürokommunikation, Bürokauffrau/-mann
- Berufserfahrung in Sekretariats- oder Assistenztätigkeiten ist von Vorteil
- Erfahrung in der öffentlichen Verwaltung ist von Vorteil
- Erfahrung in der Anwendung von SAP ist von Vorteil
- Selbstständiges Arbeiten
- Teamfähigkeit und Flexibilität
- Koordinations- und Organisationsfähigkeit
- Gute Ausdrucksfähigkeit in Wort und Schrift
Unser Angebot
- Eine unbefristete und abwechslungsreiche Tätigkeit, mit der Sie einen wichtigen Beitrag zum Gemeinwohl leisten
- Bezahlung nach Entgeltgruppe 8 des Tarifvertrags für den öffentlichen Dienst (TVöD) einschließlich aller im öffentlichen Dienst üblichen Leistungen, wie z. B. Jahressonderzahlung (sog. Weihnachtsgeld) sowie zusätzliche betriebliche Altersversorgung
- Gute Möglichkeiten der Vereinbarkeit von Beruf, Familie und Privatleben durch eine flexible Arbeitszeitgestaltung im Rahmen unserer Servicezeiten mit Gleitzeit und digitaler Zeiterfassung sowie die Möglichkeit, im Homeoffice zu arbeiten
- Umfassende freiwillige soziale Leistungen zur Gesundheitserhaltung und -förderung (z. B. Vergünstigungen für Fitnessstudios) sowie ergonomische Arbeitsplätze (z. B. höhenverstellbarer Schreibtisch)
- Ein umfangreiches Fortbildungsprogramm für die persönliche sowie fachliche Weiterbildung
- Nutzung der Vorteilsplattformen ,,corporate benefits" und ,,benefits.me" mit attraktiven Deals und Rabatten namhafter Marken und Unternehmen
- Freie Fahrt mit unserem Job-Ticket Premium mit dem öffentlichen Personennahverkehr im gesamten RMV-Gebiet
Für weitere Informationen steht Ihnen Herr Volk-Borowski (0611) 31-3186 gerne zur Verfügung.
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