Als Familienunternehmen mit über 150 Jahren Geschichte steht Brüggen für Qualität, Verlässlichkeit und Innovation im Bereich Cerealien. Unsere Produkte findest du weltweit und unser Team steckt hinter jedem Erfolg. Dich erwartet ein offenes, wertschätzendes Arbeitsumfeld mit flachen Hierarchien, echter Teamkultur und Raum zur persönlichen Weiterentwicklung. Wir legen großen Wert auf ein Miteinander, das von Vertrauen, Respekt und Teamgeist geprägt ist.

Secretary to the Board (w/m/d) in Teilzeit

(29,5 Std/Woche)

Mit deinem Organisationstalent wird jede Entscheidung zur Punktlandung.

• Reisemanagement: Du übernimmst die eigenständige Organisation, Buchung und Abrechnung von Geschäftsreisen für die Geschäftsleitung - selbstverständlich unter Nutzung moderner digitaler Tools (z. B. Egencia, SAP Concur)
• Kalender- & Terminmanagement: Du koordinierst und überwachst proaktiv die Termine einzelner Mitglieder der Geschäftsleitung und behältst dabei stets den Überblick über Prioritäten und Fristen
• Meeting- & Veranstaltungsorganisation: Du planst, begleitest und bereitest Besprechungen und Events eigenverantwortlich vor - inklusive der Organisation und Bewirtschaftung der Konferenzräume
• Korrespondenz & Postmanagement: Du erstellst und bearbeitest die Geschäftsleitungskorrespondenz, kümmerst dich um Posteingang und -ausgang und sorgst für eine strukturierte Ablage
• Office Management: Du stellst einen reibungslosen Büroalltag am Standort Gertrudenstraße sicher, koordinierst externe Dienstleister und behältst auch bei mehreren Aufgaben den Überblick
• Dokumentenmanagement: Du erfasst und bearbeitest Texte und verfasst eigenständig Schreiben - beispielsweise Zu- und Absagen für Veranstaltungen oder interne Mitteilungen

• Eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung - idealerweise als Reiseverkehrskauffrau/-mann, Bürokauffrau/-mann (w/m/d), oder eine vergleichbare Qualifikation bildet die Basis deines Profils
• Ergänzend bringst du mehrjährige Erfahrung in einer vergleichbaren Position mit, z. B. als Sekretär:in oder als Reiseverkehrskauffrau/-mann, und bewegst dich sicher im professionellen Umfeld von Führungskräften
• Du arbeitest routiniert mit den gängigen MS Office-Programmen, insbesondere Outlook, Word und Teams, und hast Freude daran, digitale Prozesse aktiv mitzugestalten
• Neue Tools wie Egencia oder SAP Concur eignest du dir schnell und souverän an
• Sprachlich überzeugst du mit exzellenten Deutschkenntnissen und guten Englischkenntnissen - weitere Fremdsprachen (z. B. Französisch oder Polnisch) sind ein Plus
• In anspruchsvollen Situationen bewahrst du stets Ruhe und Überblick
• Mit deiner Loyalität, Zuverlässigkeit und Diskretion überzeugst du ebenso wie mit einem professionellen und freundlichen Auftreten
• Deine ausgeprägte Kommunikations- und Teamfähigkeit verbinden sich mit Eigeninitiative und einem klaren Sinn für Prioritäten zu einer effizienten und strukturierten Arbeitsweise
• Durch dein hohes Maß an Serviceorientierung und Qualitätsbewusstsein trägst du wesentlich zu einem reibungslosen Ablauf und einer positiven Zusammenarbeit bei

Du wirst Teil eines Teams, das auf Zusammenhalt, offene Kommunikation und gegenseitige Unterstützung setzt - vom ersten Tag an.