Sachbearbeiter:in Vergaben und Geschäftsstelle Nordische Filmtage Lübeck (EG 9a TVöD/ A8 SHBesG)
Die Nordischen Filmtage Lübeck sind eines der traditionsreichsten Filmfestivals weltweit. Der Schwerpunkt liegt auf Filmen aus Dänemark, Estland, Finnland, Island, Lettland, Litauen, Norwegen und Schweden. Deutschland ist mit Filmen aus Hamburg und Schleswig-Holstein vertreten. Präsentiert und gefördert werden neue Spielfilme, Serien, Dokumentarfilme, eine Retrospektive, Animations- und Kurzfilme in verschiedenen Programmsektionen sowie Immersive Medien. Die ,,Lübeck-Meetings" dienen als Treffpunkt der Filmbranche.
Das Aufgabengebiet umfasst im Wesentlichen
- Vorrangig Sachbearbeitung mit Schwerpunkt Vergaberecht:
- eigenverantwortliche und selbstständige Sicherstellung der Versorgung des Festivals mit allen benötigten Dienstleistungen und Materialien durch Ermittlung von Bedarfen, Vergabegrößen sowie Erstellung von Leistungsbeschreibungen, in enger Abstimmung mit der Geschäftsführung
- Einholung von Angeboten und Durchführung von Preisvergleichen, Angebotsverwaltung und -prüfung sowie Fertigung von Vergabevermerken, Rechnungseinholung sowie Verwaltung und Archivierung der Vorgänge
- Querschnittsaufgaben und allgemeine Geschäftsstellentätigkeiten, z. B.:
- die selbstständige Organisation und Durchführung von administrativen Aufgaben, Unterstützung der Geschäftsführung, Unterstützung bei der organisatorischen Vorbereitung von Besprechungen und Veranstaltungen, Terminverwaltung, Sitzungsdienst, Materialbewirtschaftung
- Ansprechperson für übergeordnete Themen, wie Brand-, Daten- und Arbeitsschutz
- Mitwirkung an der Bearbeitung von Rechnungsangelegenheiten sowie allgemeine und teamübergreifende Unterstützung in der Pre-Festivalphase sowie in der Festivalwoche (bei Bedarf und im Falle von auftretenden Engpässen)
Erwartet werden
- eine abgeschlossene Ausbildung zur/ zum Verwaltungsfachangestellten bzw. Nachweis der Ersten Angestelltenprüfung bzw. die Laufbahnbefähigung Fachrichtung Allgemeine Dienste, Laufbahngruppe 1, zweites Einstiegsamt oder der Erhalt einer dieser Befähigungen im Frühjahr 2026
alternativ eine vergleichbare abgeschlossene Ausbildung im Büro- oder Verwaltungsbereich mit mehrjähriger Berufserfahrung und idealerweise mit bereits vorhandenen Kenntnissen und Erfahrungen im entsprechenden Tätigkeitsbereich - idealerweise mehrjährige Berufserfahrung in einer öffentlichen Verwaltung
- vorzugsweise Erfahrung und Kenntnisse bzgl. kommunalem Vergaberecht
- sicherer Umgang mit den gängigen Office-Anwendungen sowie Affinität für IT und Technik
- sehr gute Kommunikationsfähigkeiten, insb. in der schriftlichen und mündlichen Ausdrucksweise in deutscher Sprache sowie sehr gute Kooperationsfähigkeit
- wünschenswerterweise Fremdsprachenkenntnisse in Englisch
- hohes Maß an Organisationsvermögen und Flexibilität sowie eine selbstständige und verantwortungsbewusste Arbeitsweise
- Bereitschaft auch außerhalb der üblichen Arbeitszeiten tätig zu sein
Geboten werden
- Karriere und Verantwortung: abwechslungsreiche Fachaufgabe mit hoher Selbständigkeit und Verantwortung, eine gute Einarbeitung, ein kollegiales Umfeld in einem engagierten Team
- Sicherheit und Leistungen: tarifgebundenes unbefristetes Beschäftigungsverhältnis mit attraktiven Sozialleistungen (z.B. 30-Tage-Jahresurlaub, Sonderzahlungen, vermögenswirksame Leistungen, betriebliche Altersvorsorge), Rabatte und Vergünstigungen über Corporate Benefits
- Perspektive: Fortbildungsmöglichkeiten für den Aufgabenbereich, individuelle Weiterentwicklung und ein eigenes Fortbildungszentrum
- Gesundheit und Vorsorge: Gesundheitstage, Betriebssport, aktive Pause
- Nachhaltigkeit und Mobilität: monatlicher Zuschuss für das NAH.SH-Jobticket, Fahrradkauf, -miete oder -leasing,
- Kultur und Küstennähe: arbeiten in und für eine lebenswerte und lebendige Stadt an der Ostsee sowie ein Arbeitsplatz im Herzen der Lübecker Altstadt
Die Hansestadt Lübeck steht auch bei der Personalgewinnung für Gleichstellung, Chancengleichheit und Antidiskriminierung. In diesem Aufgabengebiet strebt die Hansestadt Lübeck eine Erhöhung des Frauenanteils an, deshalb werden qualifizierte Frauen ausdrücklich aufgefordert, sich zu bewerben.
Bei sonst gleicher Eignung werden schwerbehinderte Bewerber:innen bevorzugt berücksichtigt.
Die Hansestadt Lübeck ist bemüht, das ehrenamtliche Engagement ihrer Mitarbeiter:innen zu fördern. Erfahrungen und Fähigkeiten aus ehrenamtlicher Tätigkeit, die als Qualifikation anhand des Stellenanforderungsprofils von Bedeutung sind, werden bei der Stellenbesetzung berücksichtigt.
Ausdrücklich begrüßen wir es, wenn sich Menschen mit Migrationshintergrund bei uns bewerben.
Von Bewerbungen auf dem Postweg oder per E-Mail bitten wir abzusehen. Bewerbungen, die auf dem Postweg bei uns eingehen, werden nach Abschluss des Verfahrens aus Gründen des Verwaltungsaufwandes und der damit verbundenen Kosten nicht zurückgesandt.
Als Ansprechpartner:in für fachbezogene Fragen steht Ihnen Frau Kasimir, Telefon 0451 / 122 - 1320, in personalwirtschaftlichen Angelegenheiten Frau Mladenoski, Telefon 0451 / 122 - 1903 zur Verfügung.
