Sachbearbeitung im Bauaktenarchiv (m/w/d) in der Technischen Verwaltung

Das Bezirksamt Pankow von Berlin, Abt. Stadtentwicklung und Bürgerdienste, Stadtentwicklungsamt sucht ab dem 01.09.2025, unbefristet, eine

Sachbearbeitung im Bauaktenarchiv (m/w/d) in der Technischen Verwaltung

Kennziffer: 126-4200-2025

Entgeltgruppe: E6 TV-L
Vollzeit mit 39,4 Wochenstunden (Teilzeitbeschäftigung ist möglich)

Geplanter Einsatzort: Liebermannstraße 75-85

Ihr Arbeitsgebiet umfasst u. a.:

• verantwortliche Sachbearbeitung im Bauaktenarchiv nebst Vor- und Nachbereitung der Akten für Akteneinsichten
• Ausübung von Ermessen bzgl. Prüfung und Erteilung/Ablehnung von Anträgen auf Teilauskünften
• Ausübung von Ermessen bzgl. Prüfung und Erteilung/Ablehnung von Anfragen bzgl. Freigaben für Ausstellungen (Prüfung der Dokumente; was, ob, wie (Quellenangaben), Rechte Dritter berücksichtigen uvm.
• Zuordnung der Neueingänge; Kontrolle auf eventuell zwischenzeitlich erfolgte Grundstücksteilung und / oder Umnummerierung -> Umheftung -> PC-Erfassung -> Ablage und ggf. Umorganisation der Bestandsakten
• Überprüfung der Lage des Grundstückes mit Lageplan/Katasterkarte und Zuordnung zum Grundstück
• Zusammenführung von Akten, die noch unter verschiedenen Adressen liegen aber 1 Grundstück bilden (z.B. Eckgrundstücke oder Grundstücke, die an 2 oder mehr Straßen grenzen)
• Gewährung der Akteneinsichten nach dem Informationsfreiheitsgesetz (IFG); Prüfung des Eigentümers, Bevollmächtigten, ,,Jedermann" inkl. Anhörungsverfahren, usw.
• Elektronische Erfassung der Vorgänge in das Archivprogramm und dem eBG
• Erstellung von Gebührenbescheiden nach erfolgter Akteneinsicht, Prüfung ob eine Gebühr anfällt (IFG) und Festlegung der Höhe nach Prüfung (Rahmengebühr)
• Mitwirkung bei besonders schwierigen Akteneinsichten
• Erstellung von Stellungnahmen zu Widersprüchen nach dem IFG
• Pflegen des Archives, Instandsetzung der Bauunterlagen
• Aufbereiten der Grundstücksakten
• Bearbeiten von Aktenanforderungen
• Brandschutzbeauftragter Liebermannstraße 77 besondere Belastung: schweres Heben der Kisten-Archivakten (eine Box bis zu 10 Kg); Es müssen täglich mehrere Kisten mit Archivakten gehoben und getragen werden. Nach dem Transport an den Arbeitsplatz, müssen diese auch wieder zurück in die Archivräume

Formale Anforderungen:

• einen Abschluss als Verwaltungsfachangestellte:r, Verwaltungslehrgang I oder vergleichbare Fähigkeiten und Kenntnisse

Fachliche Anforderungen:

• Kenntnisse in Bezug auf das Verwaltungsverfahrensgesetz
• Kenntnisse der GGO I
• Kenntnisse ALKIS
• Kenntnisse des Gesetzes über Gebühren und Beiträge, VGebO
• Kenntnisse im Informationsfreiheitsgesetz

Außerfachliche Anforderungen:

• auch unter schwierigen Bedingungen den Überblick bewahren und sich zeitgerecht in neue Arbeitsvorgänge einarbeiten
• Ihre Arbeitsabläufe rationell gestalten und Lösungen für schwierige Aufgabenkomplexe erarbeiten
• Selbstständig den aufkommenden Arbeitsanfall erledigen und Schwerpunkte zur Abarbeitung der Vorgänge setzen
• die für eine Entscheidung erforderlichen Information ermitteln und Verantwortung für die getroffenen Entscheidungen übernehmen
• offen und beratend kommunizieren und sich über sachliche Angelegenheiten gezielt und verständlich austauschen
• dienstleistungsorientiert, höflich und freundlich agieren
• unterschiedlichen Verhaltensweisen, Werten und Normen gegenüber respektvoll auftreten
• Menschen aus anderen Kulturen offen und wertschätzend begegnen und sich auf deren Lebenslagen einstellen
• in angemessener Form Kritik ausüben und Kritik annehmen und konstruktive Lösungen finden

Wir bieten...

• ein familienfreundliches Arbeitsumfeld und eine gute Work-Life-Balance (durch eine flexible Arbeitszeitgestaltung und Einstieg in die mobile Arbeit) sowie die Möglichkeit der Teilzeitbeschäftigung im Rahmen der dienstlichen Notwendigkeiten
• einen zukunftssicheren Arbeitsplatz
• die Möglichkeit, Ihre persönlichen Kompetenzen weiterzuentwickeln, indem Sie unsere vielfältigen Angebote der fachlichen und außerfachlichen Fort- und Weiterbildung nutzen sowie ein individuelles Wissensmanagement
• aktive Gesundheitsangebote (u.a. Gelegenheit zu einer Stunde Sport/Woche in der Arbeitszeit)
• eine kostenlose externe Sozialberatung
• ein vergünstigtes Firmenticket für den Bereich des Verkehrsverbundes Berlin-Brandenburg bzw. eine Hauptstadtzulage
• eine Betriebsrente (VBL) für Tarifbeschäftigte
• eine Bezahlung nach geltendem (Link zum TV-L) Tarifvertrag
• 30 Tage Erholungsurlaub in einem Kalenderjahr bei einer 5-Tage-Woche, zusätzlich arbeitsfrei am 24.12 und 31.12
• Jahressonderzahlung

Ihre Ansprechperson für organisatorische Fragen:

Erforderliche Unterlagen:
Bei der Erstellung Ihrer Bewerbung fügen Sie bitte folgende Anhänge als Datei bei:

• ein Bewerbungsanschreiben/Motivationsschreiben
• einen tabellarischen und lückenlosen Lebenslauf
• eine aktuelle dienstliche Beurteilung/ein aktuelles Arbeitszeugnis (möglichst nicht älter als ein Jahr)
• einen Nachweis über Ihre berufliche Qualifikation (Urkunde Studiumabschluss oder Prüfungszeugnis Berufsausbildung)
• für Bewerber:innen, die bereits im öffentlichen Dienst beschäftigt sind, bitte ich um die Einverständniserklärung zur Einsichtnahme in die Personalakte. Bitte beachten Sie, dass trotz des Einverständnisses eine vollständige Bewerbung inklusive aller geforderten Unterlagen erforderlich ist; ein Verweis auf die Personalakte ist nicht ausreichend!

Hinweise:

Nehmen Sie gern  an unserer Onlineumfrage zur Verbesserung des Bewerbungsprozesses teil: https://t1p.de/e7qjd