Mit diesen Tätigkeiten leisten Sie einen aktiven Beitrag für das Gemeinwohl in unserer Stadt:

• Instrumentenvermietung - Sie schließen Mietverträge für die Stadt Mönchengladbach ab, verlängern bestehende Verträge und fordern bei Bedarf Instrumente zurück. Sie geben Mietinstrumente aus, fordern Versicherungsnachweise an und klären im Schadensfall die Abwicklung mit dem Fachbereich Recht. Außerdem übernehmen Sie den notwendigen Schriftverkehr sowie die Beratung und Betreuung von Kund*innen und Lehrer*innen
• Unterstützung bei der Organisation des Vertretungsunterrichts - Sie koordinieren den Einsatz von Poolkräften und Vertretungslehrer*innen bei Krankmeldungen, bearbeiten Krankmeldungen und prüfen Erstattungsansprüche gemäß Musikschulordnung. Zudem erfassen Sie Leistungsdaten der Musikschullehrer*innen, beantragen Überstunden und bearbeiten notwendige Rechnungsänderungen.
• Allgemeine Verwaltungsaufgaben - Sie erteilen Auskünfte und beraten Eltern und Schüler*innen und unterstützen in Stoßzeiten bei der Dateneingabe in ,,Amadee". Sie bearbeiten An- und Abmeldungen und stellen Kontakte zu Fachleitungen und Lehrkräften her. Darüber hinaus holen Sie Auskünfte aus OK-EWO und dem Meldeportal NRW ein, und betreuen das Notenarchiv. Ebenso fertigen Sie Protokolle für (Gesamt-)Konferenzen an und übernehmen die Abrechnung von Konzerten und sonstigen Musikschulveranstaltungen. Sie betreuen zudem das technische Inventar von der Beschaffung, über die Inventarisierung bis hin zur Ausleihe und unterstützen bei der Organisation notwendiger Wartungen.
• Unterstützung der Musikschulleitung - Sie übernehmen die Datenpflege, unterstützen bei der Veranstaltungsplanung und -betreuung und sorgen für eine reibungslose Planung der Unterrichtsräume.
• Verwaltungsfachliche Aufgaben und Sachbearbeitung - Sie unterstützen die Lehrkräfte und Fachleitungen bei der Einteilung und Unterrichtsplanung und bei der Kontrolle der Anwesenheiten. Sie leiten Maßnahmen z. B. bei unentschuldigtem Fehlen ein, stellen Schul- und Teilnahmebescheinigungen aus und bearbeiten Anmeldungen und Kündigungen

• Befähigung für die Laufbahngruppe 1, 2. Einstiegsamt des nichttechnischen Verwaltungsdienstes alternativ abgeschlossene Verwaltungsfachangestelltenausbildung / abgeschlossener Verwaltungslehrgang I oder
• Abgeschlossene Ausbildung in einem verwaltungsnahen Beruf*; zusätzlich wird mindestens zweijährige, aufgabenbezogene Berufserfahrung oder mindestens zweijährige Erfahrung im Bereich der Sachbearbeitung bei einer öffentlichen Verwaltung vorausgesetzt

Darüber hinaus bringen Sie vorzugsweise mit:

• Selbstständige, strukturierte sowie effiziente Arbeitsweise und Arbeitsorganisation
• Hohe Kommunikationskompetenz (schriftlich und mündlich) sowie sprachliches Feingefühl in Bezug auf unterschiedliche Zielgruppen
• Leistungs- und Verantwortungsbereitschaft in Bezug auf das Aufgabengebiet
• Vertrauensvoller und respektvoller Umgang mit Teamkolleg*innen sowie Kund*innen
• Ein sicherer Umgang mit den MS-Office Produkten Word und Excel
• Kenntnisse und Erfahrungen mit der Software Amadé

Chancengleichheit, Diversität und die Vereinbarkeit von Familie, Freizeit und Beruf sind Bestandteile unserer Unternehmenskultur. Wir freuen uns daher auf Ihre Bewerbung, unabhängig Ihres Alters, Geschlechts, Ihrer kulturellen und sozialen Herkunft, Religion, Weltanschauung, Behinderung oder sexuellen Identität.

Die geforderten Voraussetzungen und Kompetenzen fließen u. a. über aktuelle qualifizierte Arbeitszeugnisse bzw. Beurteilungen in die Auswertung ein. Daher bitten wir darum, entsprechende Unterlagen bereits mit der Bewerbung einzureichen.

Die wöchentliche Arbeitszeit beträgt 19,5 Stunden bei Tarifbeschäftigung.

*Informationen über verwaltungsnahe Berufe und zum Verwaltungslehrgang I finden Sie unter: https://www.moenchengladbach.de/fileadmin/user_upload/FB10/10.00/Info_VerwaltungsnaheBerufe.pdf

**Zur Sicherstellung des Dienstbetriebes sind die Wochenstunden auf drei Arbeitstage zu verteilen. Dabei müssen an zwei dieser Tage - wahlweise am Dienstag, Mittwoch oder Donnerstag - nachmittags die Servicezeiten bis 16 Uhr abgedeckt werden.

Die Servicezeiten sind:

Montags bis Donnerstags                  8.00 - 16.00 Uhr

Freitags                                              8.00 - 13.00 Uhr

So geht's weiter: