Gemeinsam Zukunft gestalten - mit ver.di!

Rund 1,9 Millionen Menschen aus über 1.000 privaten und öffentlichen Dienstleistungsberufen haben sich in ver.di zusammengeschlossen. Als eine der größten freien Gewerkschaften weltweit kämpfen wir für ihre Interessen - in Tarifverhandlungen, in den Betrieben, in den Dienststellen und gegenüber politisch Verantwortlichen.

Mehr über das Arbeiten bei ver.di erfährst du unter: https://www.verdi.de/ueber-uns/karriere-bei-ver-di/arbeiten-bei-verdi 

Wir besetzen zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine unbefristete Vollzeitstelle als Mitarbeiter*in mit speziellen Anforderungen im Bereich Sekretariatsdienst im Bezirk Düssel-Rhein-Wupper, Dienstsitz: Düsseldorf.

ver.di interne Bezeichnung nach GBV-Entgelt:
EG 5.1 Mitarbeiter*in mit speziellen Sekretariatsaufgaben

Bei ver.di setzen wir uns für gute Arbeitsbedingungen, gerechte Löhne und starke Mitbestimmung ein. Die Realität vieler Beschäftigter ist jedoch oft geprägt von unsicheren Arbeitsverhältnissen, Teilzeit, fehlender Tarifbindung und steigendem Druck im Berufsalltag. Gerade deshalb ist es wichtig, dass wir als Gewerkschaft nah an unseren Mitgliedern sind, sie aktiv begleiten und im Alltag unterstützen.

Als Mitarbeiter*in in der Organisation & Kommunikation bist du eine wichtige Anlaufstelle, du stärkst die Bindung zu unseren Mitgliedern, führst Gespräche, beantwortest Anfragen und hältst den Kontakt lebendig. 

Zur Aufgabe gehören Management- und operative Aufgabengebiete. Die Tätigkeit erfordert Loyalität, Empathie, Teamfähigkeit und hohe Motivation die vertrauensvolle abwechslungsreiche Tätigkeit im ver.di Bezirk auszufüllen. In enger Abstimmung mit der Geschäftsführung ist die Arbeit selbständig zu gestalten und sind Kommunikationsprozesse ver.di intern und mit Extern zu organisieren. 

Kernaufgaben der Stelle:

Sekretariatsaufgaben: 

• selbständige Erledigung von Anfragen, Anträgen und Beschwerden von Mitgliedern und Funktionär*innen 
• selbstständige technisch-organisatorische Gremienbetreuung: Bezirksvorstand, Präsidium, Ortsvorstand Düsseldorf, Frauenrat 
• selbständige Bearbeitung bestimmter übertragener komplexer Sachverhalte 
• Terminplanung, -überwachung und Koordination 
• Bearbeitung von Post und Erledigung elektronischer Kommunikation
• Verteiler aufbauen und pflegen 
• Büroverwaltende Tätigkeiten, wie Materialbestellung, Versand von Informationsmaterial, Wiedervorlagen, Ablage 
• sicherer Umgang mit der ver.di Mitgliederbestandsverwaltung 
• Anwendung des elektronischen Rechnungswesens
• Kostenstellen ermitteln und eintragen 
• Kosten-Controlling im Zuständigkeitsbereich
• sichere Anwendung der Office Programme
• Interne Unterstützung bei allen Belangen rundum das Gebäude in enger Abstimmung mit der Hausverwaltung / Facility Management 
• Interne Unterstützung des Teams bei Fragen rundum das Thema Hardware / Softwarenutzung
• Organisatorische Hilfestellung bei internen Prozessabläufen im Verwaltungsbereich inkl. der Erstellung der benötigten Tabellen im Personalwesen (Urlaubsplaner, Einteilungspläne etc.)

Büroorganisation:

entsprechend der Aufgabenverteilung im täglichen Ablauf unterstützen und kurzfristige Anpassung von Arbeitsabläufen in enger Kommunikation mit Geschäftsführung zu den Regelungsbedarfen. Vorbereitung der Team-Meetings 

Inhaltliche Zuarbeit:

• Erstellung von Texten, Vorlagen, grafische Aufbereitung von Flyern
• Recherche von Satzungstexten zur Erstellung von Beschlüssen 
• selbstständige Text- und Präsentationsgestaltung 
• selbstständige Ermittlung von Datenmaterial  
• Statistiken abrufen, grafisch aufbereiten, Selektionen vornehmen,

Organisatorische Zuarbeit:

• Vorbereiten von Sitzungen und Besprechungen einschließlich Zusammenstellung der Unterlagen  
• Beschaffen, Auswählen und ggf. Aufbereiten der benötigten Informationen im Rahmen definierter Vorgaben durch Bezirksgeschäftsführung
• Vorbereitung von Veranstaltungen, Aktionen und Konferenzen: 1.Mai in Düsseldorf, Jubilarehrungen, zum Internationalen Frauentag, Vertrauensleutekonferenzen, Bezirkskonferenz                                          
• Vorbereitung von Einladungen und Informationsweiterleitung bei Tarifrunden: Tarifrunden der Länder (TdL), Bund und Kommunen (VKA)
• Reiseplanung und Organisation 
• Bestellen von Räumen, Organisation der Bewirtung 
• Selbstständige Organisation von Veranstaltungen, Konferenzen, Bildungsmaßnahmen
• Auftragsvergabe mit Druckereien, Hotels, Veranstalter 

Weitere Tätigkeit im Stellenprofil:

Bereitschaft die Qualifikation zur/zum Sicherheitsbeauftragten zu erwerben und bezirklich auszufüllen.

• Fachkenntnisse und Fertigkeiten: 
  Sehr gute Fachkenntnisse und Fertigkeiten, erworben durch abgeschlossene Berufsausbildung von mindestens 3 Jahren oder vergleichbare Berufserfahrungen 
• Fachliche Erfahrung in der Praxis 
  3 - 5 Jahre Berufserfahrung
• Methodisches Können 
  Grundlegende methodische Fähigkeiten, bezogen auf Planung, Organisation und Koordination der Arbeit  
• Informationstechnische Kenntnisse:
  gute Kenntnisse verschiedener Soft- und Hardware 
• Anforderungen an soziale Fähigkeiten 
  Kommunikationsfähigkeit Einfühlungsvermögen in Kommunikationspartner, Vermittlung einfacher fachlicher Inhalte, die sich auf die Beantwortung routinemäßiger Einzelfragen beschränken 
• Kooperationsfähigkeit 
  Grundlegende Fähigkeiten für eine konstruktive Zusammenarbeit im Arbeitsalltag 
• Kritik- und Kontaktfähigkeit 
  Gute Fähigkeit, auf Kritik angemessen zu reagieren und Konflikte im Arbeitsalltag qualifiziert zu bearbeiten 
• Die Bereitschaft zur Fort- und Weiterbildung

• Gute Arbeit in einer sinnstiftenden Organisation
• Einen sicheren unbefristeten Job
• Ein kollegiales Umfeld in einem engagierten Team
• Gute Arbeitsbedingungen zum Ausgleich zwischen Beruf und Privatleben, darunter:
  • 38 Stunden-Woche mit Arbeitszeiterfassung und Arbeitszeitkonto
  • Konkurrenzfähige Tarifvergütung mit 13 Monatsgehalt und Urlaubsgeld
  • 33 Tage Urlaub im Jahr
  • Möglichkeit zur mobilen Arbeit
  • Gleitzeit  
• Umfangreiches Fort- und Weiterbildungsprogramm
• Arbeitgeberzuschuss zur betrieblichen Altersvorsorge
• Sozial- und Vorsorgeleistung 

Weitere Informationen zu den Arbeitsbedingungen bei ver.di findest Du unter: https://www.verdi.de/ueber-uns/karriere-bei-ver-di/++co++7eb83250-0ea6-11ef-a9f6-49a8b819d598

Wenn du dich für diese Stelle interessierst und die Voraussetzungen erfüllst, fülle bitte das Bewerbungsformular aus. Wir freuen uns, deine Bewerbung zu bearbeiten und dir zeitnah eine Rückmeldung zu geben.

Wir schätzen die Vielfalt in der Arbeitswelt und setzen uns für die Erhöhung des Anteils von Kolleg*innen mit Einwanderungsbiografien/Migrationshintergrund ein. Menschen mit Schwerbehinderung oder Gleichgestellte werden bei entsprechender gleicher Eignung und Qualifikation bevorzugt berücksichtigt. Falls du für das Bewerbungsgespräch spezifische Unterstützung benötigst, lass es uns im Bewerbungsformular im Feld ,,Was du uns noch mitteilen möchtest" wissen. Du kannst uns im Formular auch mitteilen, mit welchem Namen und welchen Pronomen du angesprochen werden möchtest. Selbstverständlich behandeln wir alle Angaben vertraulich. Bitte verzichte auf das Zusenden und Hochladen von Fotos.