Eigenverantwortliche Organisation mehrerer Konferenzen und Incentive-Veranstaltungen:

• Sie koordinieren parallel verschiedene Projekte und behalten dabei stets den Überblick, auch wenn kurzfristige Änderungen auftreten

Erstellung von Angebotsvergleichen und enge Abstimmung mit den Vertriebsführungskräften:

• Sie holen Angebote ein, vergleichen diese und stimmen sich regelmäßig mit den Verantwortlichen ab

Kommunikation und Verhandlungen mit externen Dienstleistern und dem Einkauf:

• Sie buchen Veranstaltungen und klären alle Details direkt mit Partnern und Lieferanten

Verwaltung und Nachverfolgung von Bestellanforderungen:

• Sie stellen sicher, dass alle Materialien und Dienstleistungen termingerecht bereitstehen - auch unter Zeitdruck

Abstimmung und Meldung der Teilnehmerzahlen und Übernachtungsgäste:

•  Sie behalten stets den Überblick über Anmeldungen, Stornierungen und Sonderwünsche

Rechnungsprüfung und -bearbeitung:

• Sie kontrollieren Rechnungen gründlich, prüfen Belege und Listen

Sicherstellung der Einhaltung von Deadlines:

• Sie arbeiten strukturiert, priorisieren Aufgaben und reagieren flexibel auf unerwartete Herausforderungen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung
• Mehrjährige Erfahrung in der Organisation von (Groß-)Veranstaltungen, idealerweise im Vertriebsumfeld
• Ausgeprägte Belastbarkeit und Fähigkeit, in stressigen Situationen den Überblick zu behalten
• Hohe Eigenmotivation und Freude daran, mehrere Projekte zeitgleich zu steuern
• Organisationstalent, prozessorientierte und strukturierte Arbeitsweise
• Sehr gute Kommunikationsfähigkeiten
• Buchhalterische Kenntnisse und sicherer Umgang mit MS Office
• Teamfähigkeit, Flexibilität