Projektassistenz (m/w/d) Real Estate Management
Mainz, DEEs gibt viel zu tun:
- Administrative Zuarbeit zur Projektorganisation, insbesondere im Bereich Dokumentation, Terminpflege und Kommunikation
- Vorbereitung, Nachverfolgung und Ablage von Verträgen (Bau-, Planer-, Nachunternehmerverträge) im digitalen Dokumentenmanagementsystem
- Pflege und Kontrolle projektbezogener Daten in Kostenkontrollsystemen wie Alasco oder SAP (z. B. Erfassung von Aufträgen, Rechnungen, Bürgschaften)
- Mitwirkung bei der Erstellung von Berichten, Entscheidungsvorlagen und Projektdokumentationen, z. B. Statusberichte oder Projekthandbücher
- Organisation und Koordination von Projektbesprechungen, Bieter- und Vergabeterminen, inkl. Vor- und Nachbereitung sowie Protokollführung
- Kommunikative Schnittstelle im Projektteam, insbesondere zu internen Kollegen, externen Planern, Gutachtern, Baufirmen und Kunden
- Organisation von Geschäftsreisen (Hotel-, Bahn-, Flugbuchungen sowie Mietwagenreservierungen) für Projektbeteiligte
- Unterstützung bei der termingerechten Nachverfolgung projektkritischer Fristen, z. B. Abgabefristen oder behördliche Vorgaben
Was wir uns von Ihnen wünschen:
- Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, z. B. als Kauffrau/Kaufmann für Bürokommunikation, Projektassistenz, Immobilienkauffrau/-mann oder vergleichbar
- Idealerweise Berufserfahrung in der Assistenz von Projektteams
- Grundverständnis projektbezogener Prozesse
- Sichere Anwendung der gängigen MS-Office-Anwendungen, insbesondere Outlook, Word, Excel, PowerPoint und MS Teams
- Erfahrung im Umgang mit SAP oder Kostenmanagement-Software (z. B. Alasco) sowie ein Bezug zur Bau- oder Immobilienwirtschaft ist von Vorteil
- Organisationstalent und strukturierte, vorausschauende Arbeitsweise
- Teamfähigkeit sowie hohe Serviceorientierung gegenüber Projektleiter*innen und externen Beteiligten
- Selbstständigkeit, hohe Eigenmotivation und Bereitschaft, Verantwortung im eigenen Aufgabenbereich zu übernehmen
- Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit sowie freundliches, verbindliches und professionelles Auftreten
- Belastbarkeit, Flexibilität und schnelle Auffassungsgabe, auch bei parallelen Projektaufgaben
- Reisebereitschaft bei Bedarf
Unser Angebot für Sie:
- 30 Urlaubstage plus zusätzliche freie Tage an Weihnachten, Silvester und Rosenmontag.
- Homeoffice und flexible Arbeitszeiten - Vereinbarkeit privates und berufliches
- Jobrad, Fahrtkostenzuschuss für den ÖPNV, Kostenloser Verleih von E-Bikes
- Zuschüsse Altersvorsorge, Berufsunfähigkeitsversicherung und Unfallversicherung
- Gesundheitsmanagement - regelmäßiger Gesundheits-Check-up, Zuschuss Arbeitsplatzbrille u.v.m.
- Fitnessräume inkl. Sportkurse - Inhouse und modern ausgestattet
- Aus- und Weiterbildung - individuelle und umfassende Maßnahmen
- Modern ausgestatteter Arbeitsplatz
- Gemeinsame Events - Abteilungsausflug, Jahresabschlussfeier, Sportveranstaltungen u.v.m.
- Sie erwartet eine ausführliche Onboarding-Phase mit individuell geplanter Einarbeitung und eine Zusammenarbeit, bei der der Mensch im Mittelpunkt steht.
