Willkommen bei der GoodMills Deutschland GmbH, wo Tradition auf Innovation trifft! Wir sind ein führender Anbieter hochwertiger Getreidemahlprodukte für die Lebensmittelindustrie und das Backgewerbe. Gemeinsam mit der GoodMills Group bilden wir Europas größten Mühlenverbund. Unser Erfolg basiert auf unserer umfassenden Kompetenz in der Vermahlung von Getreide, höchsten Qualitätsstandards, innovativen Ideen und vor allem engagierten Mitarbeitenden.  

Bewirb dich jetzt als Referent der Geschäftsleitung für 38 Wochenstunden an unserem Standort Hamburg und werde Teil der GoodMills-Familie.

• Erstellung von Entscheidungsvorlagen und Präsentationen:
  Du bereitest aussagekräftige Unterlagen für die Geschäftsführung vor und erstellst Präsentationen zur Unterstützung strategischer Entscheidungen.
• Unterstützung bei Compliance- und Reportingaufgaben:
  Du stellst sicher, dass interne Richtlinien eingehalten werden und wirkst bei der Erstellung von Reports und Berichten mit.
• Planung und Abrechnung von Geschäftsreisen:
  Du organisierst Flug-, Bahn- und Hotelbuchungen, erstellst Reisepläne und kümmerst dich um die Reisekostenabrechnung.
• Vor- und Nachbereitung von Besprechungen:
  Du übernimmst die Terminplanung, erstellst Agenden, Protokolle und stellst alle relevanten Unterlagen bereit.
• Übernahme allgemeiner Assistenztätigkeiten:
  Du unterstützt die Geschäftsführung bei administrativen und organisatorischen Aufgaben im Tagesgeschäft.
• Organisation des Backoffice:
  Du verantwortest die reibungslose Organisation des Backoffice und koordinierst das operative Tagesgeschäft der Geschäftsführung.
• Führung der Korrespondenz in Deutsch und Englisch:
  Du bearbeitest E-Mails und Schriftverkehr professionell und sicher in beiden Sprachen.
• Sicherstellung eines strukturierten Ablagesystems:
  Du pflegst und optimierst die physische und digitale Ablage für maximale Effizienz.
• Organisation von Mitarbeiter- und Kundenevents:
  Du planst Team-Events und koordinierst Kunden- sowie Geschäftsführungsbesuche inklusive Logistik, Catering und Raumplanung.
• Koordination logistischer Abläufe für Besuche:
  Du erstellst Zeitpläne, organisierst Räume und Teilnehmerlisten und stellst die reibungslose Umsetzung von Meetings und Rundgängen sicher.
• Förderung der Zusammenarbeit mit anderen Geschäftsbereichen:
  Du agierst als Schnittstelle und stellst eine effiziente Kommunikation und Abstimmung sicher.
• Optimierung und Umsetzung von Onboarding-Prozessen:
  Du entlastest die Fachbereiche durch die Koordination und operative Unterstützung beim Onboarding neuer Mitarbeiter.
• Bereitstellung von Arbeitsmaterialien und Fachkleidung:
  Du stellst sicher, dass neue Mitarbeiter alle notwendigen Materialien und Kleidung erhalten.
• Betreuung neuer Mitarbeiter während der Einarbeitung:
  Du bist die organisatorische Ansprechperson und koordinierst Einführungsrunden sowie Zugriffe und Systeme.
• Betreuung von Trainings und Weiterbildungsmaßnahmen:
  Du organisierst Workshops, Führungskräfteprogramme und unterstützt die Schnittstelle zwischen HR und Fachbereichen.
• Betreuung von Auszubildenden:
  Du begleitest die Organisation und Betreuung der Auszubildenden während ihrer Ausbildung.
• Mitgestaltung von Organisationsentwicklungsprojekten:
  Du wirkst aktiv an Projekten zur Weiterentwicklung der Organisation mit.
• Pflege zentraler Dokumente und Administrationsprozesse:
  Du stellst die Aktualität und Vollständigkeit aller relevanten Unterlagen sicher.
• Dokumentation und Optimierung von Prozessen:
  Du entwickelst und verbesserst Prozesse in enger Abstimmung mit den relevanten Bereichen.

• Einbringung kaufmännischer Ausbildung und Erfahrung:
  Du verfügst über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und mehrjährige Erfahrung im Assistenzbereich oder im direkten Umfeld der Geschäftsführung.
• Erstellung von Prozessen:
  Du kennst dich bestens mit Abläufen und Prozessen aus und stellst deren effiziente Umsetzung sicher.
• IT-Affinität und Nutzung von MS Office:
  Du hast ein gutes technisches Verständnis und bist offen für digitale Tools und Systeme. Du arbeitest routiniert mit MS Office, insbesondere PowerPoint und Excel, und erstellst überzeugende Präsentationen und Analysen.
• Erfahrung im Projektmanagement und Koordination:
  Du bringst Erfahrung in der Steuerung von Projekten und der bereichsübergreifenden Zusammenarbeit mit.
• Analyse und Aufbereitung von Daten:
  Du kannst Informationen strukturiert auswerten, interpretieren und verständlich darstellen.
• Verantwortungsvoller Umgang mit vertraulichen Informationen:
  Du gehst sicher und diskret mit sensiblen Daten, Verträgen und Dokumenten um.
• Vertrauenswürdigkeit und Diskretion:
  Du bist eine verlässliche Persönlichkeit, die höchste Loyalität und Integrität mitbringt.
• Organisationstalent:
  Du arbeitest strukturiert, planst vorausschauend und behältst auch in komplexen Situationen den Überblick.
• Gestaltung klarer und sicherer Kommunikation:
  Du kommunizierst professionell und überzeugend - schriftlich wie mündlich.
• Belastbarkeit und Flexibilität:
  Du fühlst dich wohl in einer dynamischen Arbeitsumgebung und bewahrst auch unter Druck Ruhe.
• Teamfähigkeit und Zuverlässigkeit:
  Du arbeitest gerne mit anderen zusammen und bist eine verlässliche Stütze für dein Umfeld.