Office Manager (m/w/d) - Sekretariat der Geschäftsführung
Voll- oder Teilzeit (mind. 32,5 Stunden/Woche bei einer 5-tage Woche)

Es gibt Positionen, die sind mehr als Organisation und Termine.
Sie sind Vertrauen, Verlässlichkeit und koordinierende Stütze des Arbeitsalltags der Geschäftsführung.

Zum nächstmöglichen Zeitpunkt suchen wir eine Persönlichkeit, die das Sekretariat der Geschäftsführung mit Überblick, Fingerspitzengefühl, exzellenten Umgangsformen und ausgeprägter IT-Affinität verantwortungsvoll führt. Jemanden, der vorausdenkt, mitdenkt und auch in komplexen Situationen den roten Faden in der Hand behält. Wenn Sie Struktur lieben, Verantwortung schätzen und Professionalität für Sie eine Selbstverständlichkeit ist, freuen wir uns darauf Sie kennenzulernen.

• Sie tragen die Gesamtverantwortung für das Sekretariat der Geschäftsführung und sorgen dafür, dass alles reibungslos ineinandergreift
• Erstellung, Aufbereitung, Versand und Verwaltung von Präsentationen, Vorlagen, Bescheinigungen sowie weiteren Dokumenten inkl. rechtssicherer Archivierung
• Planung, Koordination und Dokumentation von Terminen und Besprechungen
• Bearbeitung des gesamten Schriftverkehrs sowie des Postein- und -ausgangs
• Zentrale Ansprechperson für interne und externe Ansprechpartner:innen
• Beschaffung und Verwaltung von Büromaterialien und weiteren Ressourcen
• Vertretungstätigkeiten in den Bereichen Schadensfallmanagement und innerbetriebliche Fortbildung
• Hinweis: Eine Möglichkeit zum mobilen Arbeiten besteht in dieser Position nicht

• Fundierte Erfahrung im operativen Tagesgeschäft eines Geschäftsführungs- bzw. Chefsekretariats
• Ausgeprägtes Organisationsgeschick, sehr gutes Zeitmanagement und ein hoher Anspruch an Ordnung und Struktur
• Souveräner Umgang mit MS Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint) sowie gängigen IT-Anwendungen
• Höchste Diskretion, Loyalität und Verantwortungsbewusstsein
• Kommunikationsstärke, Empathie und Freude an interprofessioneller Zusammenarbeit
• Selbstständige, strukturierte und gewissenhafte Arbeitsweise
• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, ein Studium oder eine vergleichbare Qualifikation
• Mehrjährige Berufserfahrung im Sekretariatsbereich, idealerweise im Krankenhausumfeld
• Sehr gute Rechtschreib- und Grammatikkenntnisse, insbesondere für die Erstellung von Protokollen und Bescheinigungen

• Vergütung nach TVöD-K sowie attraktive betriebliche Sozialleistungen (z.B. arbeitgeberfinanzierte betriebliche Altersversorgung) sowie vermögenswirksame Leistungen
• Teilnahme an vielfältigen internen und externen Fort- und Weiterbildungsmaßnahmen
• Kultur der Wertschätzung und ein hervorragendes Arbeitsklima
• Gesunde, abwechslungsreiche und vergünstigte Verpflegung in der Cafeteria
• Kooperation mit örtlichen Fitnessstudios, Sportkurse, Ernährungskurse, Yoga, Rückenschulung und weitere Maßnahmen zur Gesundheitsprävention
• Für die Kinder unserer Mitarbeiter besteht die Möglichkeit der Betreuung in einer Kindergroßtagespflege für unter 3-jährige
• Corporate Benefits - Rabatte bei mehr als 1000 Anbietern
• Gute Anbindung an den öffentlichen Personennahverkehr (Linie 7, Linie S12)
• Deutschlandticket mit Arbeitgeberzuschuss
• Jobrad-Leasing mit möglichem 40,00 EUR Arbeitgeberzuschuss
• Immer verfügbare und preisgünstige Parkplätze mit modernstem App-Parksystem