Das Bezirksamt Pankow von Berlin, Abt. Soziales und Gesundheit sucht ab sofort, unbefristet, eine:n

Mitarbeiter:in (m/w/d) im Geschäftszimmer / Anmeldung des Sozialpsychiatrischen Dienstes

Kennziffer: 188-4100-2025

Entgeltgruppe: E5 Teil I der EntO zum TV-L
Vollzeit mit 39,4 Wochenstunden (Teilzeitbeschäftigung ist möglich)

Geplanter Einsatzort: Grunowstraße 8-11, 13187 Berlin
 

Ihr Arbeitsgebiet umfasst u. a.:

• Erstkontakt mit Beratung der KlientInnen/Bezugspersonen bei deren Anmeldung (tel./ pers.) mit Verschriftlichung des Gespräches
• Telefonische, persönliche Beratung und Vermittlung, mit eigenständiger Einschätzung von Situation, Brisanz und Prioritätensetzung, insbesondere in Krisensituationen und psychosozialer Not mit entsprechenden Folgehandlungen wie z.B. Weiterleitung an die/den zuständige/n Fachärztin/Facharzt, Sozialarbeiter:in oder an andere Institutionen mit entsprechender Auskunftserteilung
• Besetzung des Krisentelefons täglich von 8.00-16.00 Uhr
• trifft telefonisch, schriftlich und persönlich Terminabsprachen mit KlientInnen, Institutionen und Helfersystemen
• organisiert Fachgespräche und Hilfekonferenzen mit anderen Institutionen
• formuliert eigenständig Schriftstücke/Anschreiben für Bürger:innen, Organisationen und anderen Einrichtungen zur Vervollständigung von Daten- und Sachlagen
• prüft Zuständigkeiten, klärt vergangene ärztliche und therapeutische Untersuchungen, Behandlungen und Maßnahmen ab, fordert Vorbefunde ab und holt Schweigepflichtentbindungen ein
• legt neue Klientenakten mit den erforderlichen Formularen an
• nimmt eigenständig entstehende Wartesituationen wahr und geht situationsbezogen auf diese ein, z.B. beruhigendes Eingehen auf wartende, ungehaltene bzw. unruhige Klienten
• plant und organisiert Dolmetschereinsätze, wenn erforderlich
• erfasst und pflegt die statistischen Klientendaten in der Fachsoftware SpDI 32 unter datenschutzrechtlichen Bestimmungen, inklusive fristgerechter Löschung von Datensätzen
• nimmt an den Treffen der Anwendergemeinschaft SpDI teil und ist Ansprechpartner:in im Rahmen der Anwendungssystembetreuung, für alle IT-Nutzer:innen im SpD
• erledigt Zuarbeiten zu monatlichen und jährlichen Statistiken für die Kosten- und Leistungsrechnung (KLR)

• erledigt sämtliche Schreib- und Verwaltungsaufgaben (sonstiger Anschreiben, Briefe, Einladungen, Informationen) im Auftrag der Dienstkräfte im Fachbereich SpD, mit exaktem Schreiben von Fachtexten unter Verwendung von Fachbegriffen und Korrektur lesen
• erledigt den Schriftwechsel mit anderen Institutionen, Behörden, Ämtern im Auftrag und handelt eigenverantwortlich im Rahmen der genannten Aufgaben im multiprofessionellen Team
• nimmt Telefonate an, dokumentiert die Anliegen/Anfragen und leitet entsprechend der Zuständigkeit weiter
• bearbeitet verantwortungsbewusst die Postein- und Postausgänge, prüft eigenständig Fristen (insbesondere bei ärztlichen Gutachten) Vertraulichkeit und Zuständigkeiten mit entsprechender Versendung von Irrläufern)
• ordnet Dokumente in den jeweiligen Akten zu, führt diese gemäß Vorschriften und Fristenregelungen und archiviert diese zu gegebener Zeit
• führt handschriftlich und digital Protokolle, z.B. bei dienstinternen Besprechungen
• erstellt dienstinterne Statistiken und Tabellen
• ist verantwortlich für alle Umläufe und deren termingerechte Weitergabe
• gewährleistet, dass Dienstfahrausweise zur Verfügung stehen und erledigt die Abrechnung gegenüber dem Internen Service
• erledigt Kopieraufträge
• erstellt und pflegt (aktualisiert) Urlaub- und Dienstpläne in Kooperation mit der FB-Leitung
• nimmt an Arbeitsgemeinschaften teil und organisiert Klausurtagungen, Teamsupervisionen und Dienstbesprechungen mit
• überarbeitet Formulare und stellt diese für alle Dienstkräfte im SpD zur Verfügung
• bestellt und verwaltet Büromaterialien, Auslage- und Verbrauchsmaterialen, Einrichtungsgegenstände (in Absprache mit der FB-Leitung) und löst Reparaturaufträge aus
• Zeichnungsbefugnisse gemäß Festlegung entsprechend § 70 LHO und AV zur LHO
• Praxisanleitung für Verwaltungsauszubildende und Verwaltungspraktikanten
• Vertretungstätigkeiten in den Geschäftszimmern der anderen Fachdienste im Gesundheitsamt sowie im Sekretariat der Amtsleiterin und Amtsärztin

Sie haben...

• eine erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung, in einem anerkannten Ausbildungsberuf der Verwaltung bzw. Bürowirtschaft, nach dem Berufsbildungsgesetz, mit einer Ausbildungsdauer von mindestens drei Jahren und entsprechender Tätigkeit

• Abschluss als Verwaltungsfachangestellte:r bzw. Abschluss des Verwaltungslehrganges I an der VAK Berlin

sowie

• Kenntnisse der Organisationsstruktur und der Arbeitsweise im Gesundheitsamt aufgrund der Rechtsgrundlagen: Gesundheitsdienstgesetz (GDG) und Gesundheitsdienstzuständigkeitsverordnung (GDZustVO), Sozialgesetzbuch XII (Sozialhilfe), Gesetz für psychisch Kranke (PsychKG) §§ 1,3 u. 4
• Kenntnis und Anwendung der Fachsoftware SpDI 32
• IT-Kenntnisse (Word, Excel, GroupWise, Intranet, Internet)
• Kenntnis über den Aufbau und die Zuständigkeiten in der Berliner Verwaltung mit den gesetzlichen Rahmenbedingungen: Allgemeines Zuständigkeitsgesetz (AZG), Allgemeines Sicherheits- u. Ordnungsgesetz § 49 (ASOG Bln), EU-DGVO, Berliner Datenschutzgesetz § 3 ff. (BlnDSG), Strafgesetzbuch § 203 (StGB) - Verletzung von Privatgeheimnissen (Wahrung der Verschwiegenheit), Gemeinsame Geschäftsordnung für die Berliner Verwaltung (GGO I)
• Grundkenntnisse in der Gesprächsführung
• Grundkenntnisse zu Krankheitsbildern bezüglich des zu betreuenden Klientel im SpD

Sie können...

• im Team arbeiten, Termine einhalten, Ihre Arbeit organisieren und auf Anfragen durch Klienten (telefonisch wie persönlich) freundlich und aufmerksam eingehen

Wir bieten...

• die Möglichkeit, Ihre persönlichen Kompetenzen weiterzuentwickeln, indem Sie unsere vielfältigen Angebote der fachlichen und außerfachlichen Fort- und Weiterbildung nutzen 
• die Vereinbarkeit von Beruf und Familie durch eine flexible Arbeitszeitgestaltung und die Möglichkeit der Teilzeitbeschäftigung im Rahmen der dienstlichen Notwendigkeiten 
• eine kostenlose externe Sozialberatung
• ein vergünstigtes Firmenticket für den Bereich des Verkehrsverbundes Berlin-Brandenburg bzw. eine Hauptstadtzulage
• eine Betriebsrente (VBL) für Tarifbeschäftigte
• eine Bezahlung nach geltendem (Link zum TV-L) Tarifvertrag
• 30 Tage Erholungsurlaub in einem Kalenderjahr bei einer 5-Tage-Woche, zusätzlich arbeitsfrei am 24.12 und 31.12
• Jahressonderzahlung

Ihre Ansprechperson für organisatorische Fragen:

Erforderliche Unterlagen:
Bei der Erstellung Ihrer Bewerbung fügen Sie bitte folgende Anhänge als Datei bei:

• ein Bewerbungsanschreiben/Motivationsschreiben
• einen tabellarischen und lückenlosen Lebenslauf
• eine aktuelle dienstliche Beurteilung/ein aktuelles Arbeitszeugnis (möglichst nicht älter als ein Jahr)
• einen Nachweis über Ihre berufliche Qualifikation (Prüfungszeugnis Berufsausbildung)
• für Bewerber:innen, die bereits im öffentlichen Dienst beschäftigt sind, bitte ich um die Einverständniserklärung zur Einsichtnahme in die Personalakte. Bitte beachten Sie, dass trotz des Einverständnisses eine vollständige Bewerbung inklusive aller geforderten Unterlagen erforderlich ist; ein Verweis auf die Personalakte ist nicht ausreichend!

Hinweise:

Nehmen Sie gern  an unserer Onlineumfrage zur Verbesserung des Bewerbungsprozesses teil: https://j0b.de/ba_pankow1