Leitung der Wirtschaftsstelle (m/w/d)

Das Bezirksamt Pankow von Berlin, Abt. Schule, Sport und Facility Management sucht ab sofort, unbefristet, eine

Leitung der Wirtschaftsstelle (m/w/d)

Kennziffer: 117-3700-2024

Entgeltgruppe: E11 (Bewertungsvermutung)
Vollzeit mit 39,4 Wochenstunden (Teilzeitbeschäftigung ist möglich)

Geplanter Einsatzort: Fröbelstr. 17, 10405 Berlin

Ihr Arbeitsgebiet umfasst u. a.:

• die Leitung der Arbeitsgruppe Wirtschaftsstelle
• Verantwortung für die Mittelbewirtschaftung in der Gruppe
• Verantwortung für Schulbudgets: Entscheidung über die Mittelverteilung für die Lehr- und Lernmittel und sonstige bewegliche Ausstattung der Schulen; Erarbeitung von Zielvereinbarungen
• Verantwortung für zentrale Mittel: Steuerung und Koordinierung der Verwendung und damit verbundene Mittelverteilung
• Verantwortung für das Controlling inkl. der Kosten- und Leistungsrechnung
• Verantwortung für die Steuererklärung: Steuerung der Einführung der Umsatzsteuer; Umsetzung der Steuererklärung
• Verantwortung für das Schulmittagessen: Sicherstellung einer ordnungsgemäßen Ausgabe von Mittagessen durch Vertragsabschlüsse mit Caterern (mittels EU-weiter Ausschreibung) und die Bereitstellung von Küchen (inkl. Ausstattung) in den Schulen inkl. Verhandlungen und Entscheidungen über Vertragsstrafen
• Verantwortung für die Bewirtschaftung des Sportamts: Einnahmen und Ausgaben
• Erarbeitung von Stellungnahmen für Ausschüsse
• Erarbeitung von Arbeitsanweisungen für Dienstkräfte der Arbeitsgruppe und Weitergabe entsprechender Informationen an alle Schulen in Form von Rundschreiben
• Wahrnehmung aller Aufgaben im Zusammenhang mit der Führung von Dienstkräften u.a. Führung von Jahresgesprächen, Beurteilung der Dienstkräfte, Personalentwicklung
• Betreuung von Auszubildenden
• Rechtsgeschäftliche Vertretungsvollmacht bis 50.000 Euro je Einzelfall

• Bearbeitung von Vorgängen von grundsätzlicher Bedeutung
• Aufstellung des Haushaltsplanes für Schul-, Sport- und Abteilungskapitel
• Überwachung und Kontrolle der Haushaltsführung einschließlich Jahresabschluss
• Erarbeitung von Dienstanweisungen und Weitergabe von Informationen an alle titelverwaltenden Personen im Amt (gruppenübergreifend), sowie die Begleitung sich verändernder Geschäftsprozesse
• Gruppenübergreifende Mittelverteilung
• Beratung der Leitungsebene, sowie der Fachgruppen und einzelnen titelverwaltenden Personen
• Erarbeitung von Stellungnahmen für Ausschüsse, Rechnungshof und Haushaltsamt
• Verantwortung für die Zugriffsrechte im Rechnungsprogramm
• Unbegrenzte Anordnungsbefugnis
• Wahrnehmung der fachlichen und personellen Verantwortung sowie der Führungsverantwortung im Arbeits- und Gesundheitsschutz

Formale Anforderungen:

• ein erfolgreich abgeschlossenes Hochschulstudium (FH /B.A.) der Fachrichtungen öffentliche Verwaltungswirtschaft, Sozial-, Rechts-, Wirtschaftswissenschaften oder Public Administration
• einen erfolgreich abgeschlossenen Verwaltungslehrgang II und entsprechende Erfahrungen im Aufgabengebiet
• vergleichbare Fähigkeiten, Kenntnisse und Erfahrungen
• wünschenswerter Weise Erfahrungen im Aufgabengebiet

Fachliche Anforderungen:

• Kenntnisse informationstechnischer Programme, insbesondere ProFiskal
• Kenntnisse im Haushaltsrecht ( LHO, AV LHO)
• Kenntnisse im Vergabe- und Vertragsrecht sowie der Kosten- und Leistungsrechnung
• Kenntnisse der verwaltungsspezifischen Bearbeitungsstandards auf der Grundlage der Gesetze der Berliner Verwaltung, der GGO und des Aufbaus (Arbeitsweise) der Berliner Verwaltung
• Kenntnisse der im Aufgabengebiet erforderlichen allgemeinen Anwendersoftware
• Kenntnisse im Bereich des Aufbaus und der Organisation der Schulverwaltung sowie des Berliner Schulrechts

Außerfachliche Anforderungen:

• vorausschauend planen und strukturieren und entsprechend agieren
• zeitnahe und nachvollziehbare Entscheidungen treffen und dafür Verantwortung übernehmen
• mit Arbeitskraft- und mitteln sowie Kosten und Zeit ökonomisch umgehen
• sich personen- und situationsbezogen austauschen
• die Arbeit als Dienstleistung für den externen und internen Kundenkreis begreifen
• Vorstellungen und Entscheidungen verwirklichen, auch gegen Widerstände
• das eigene Denken und Handeln auf langfristige Ziele ausrichten, Entwicklungen und Probleme frühzeitig erkennen, folgerichtig beurteilen und denkbare Lösungen unter Berücksichtigung von Gesamtinteressen finden
• die Leistungspotenziale der Mitarbeitenden erkennen und aktiv darauf Einfluss nehmen
• auch unter schwierigen Bedingungen engagiert arbeiten, den Handlungsrahmen ausfüllen und aktiv Wissen und Erfahrungen einbringen sowie sich auf neue Aufgaben einstellen und neue Kenntnisse erwerben
• die Potenziale und Motive der Beschäftigten erkennen, erhalten und so fördern, dass ein optimales Verhältnis zwischen den Bedarfen und Zielen der Organisation und den Bedarfen und Zielen der Beschäftigten entsteht
• das eigene Verhalten reflektieren, Stärken und Grenzen realistisch einschätzen sowie sich persönlich und fachlich motivieren und weiterentwickeln
• die eigene Organisation und das Land Berlin nach außen überzeugend vertreten, mit Partnerinnen und Partnern innerhalb und außerhalb der eigenen Organisation offen und zielbezogen neue Kontakte knüpfen und so pflegen, dass nachhaltige Vorteile für alle Beteiligten entstehen

Wir bieten...

• ein familienfreundliches Arbeitsumfeld und eine gute Work-Life-Balance (durch eine flexible Arbeitszeitgestaltung und Einstieg in die mobile Arbeit) sowie die Möglichkeit der Teilzeitbeschäftigung im Rahmen der dienstlichen Notwendigkeiten
• die Möglichkeit, Ihre persönlichen Kompetenzen weiterzuentwickeln, indem Sie unsere vielfältigen Angebote der fachlichen und außerfachlichen Fort- und Weiterbildung nutzen sowie ein individuelles Wissensmanagement
• aktive Gesundheitsangebote während der Arbeitszeit
• eine kostenlose externe Sozialberatung
• ein vergünstigtes Firmenticket für den Bereich des Verkehrsverbundes Berlin-Brandenburg bzw. eine Hauptstadtzulage
• eine Betriebsrente (VBL) für Tarifbeschäftigte
• eine Bezahlung nach geltendem Tarifvertrag
• 30 Tage Erholungsurlaub in einem Kalenderjahr bei einer 5-Tage-Woche, zusätzlich arbeitsfrei am 24.12. und 31.12.
• Jahressonderzahlung

Ihre Ansprechperson für organisatorische Fragen:

Erforderliche Unterlagen:
Bei der Erstellung Ihrer Bewerbung fügen Sie bitte folgende Anhänge als Datei bei:

• ein Bewerbungsanschreiben/Motivationsschreiben
• einen tabellarischen und lückenlosen Lebenslauf
• eine aktuelle dienstliche Beurteilung/ein aktuelles Arbeitszeugnis (möglichst nicht älter als ein Jahr)
• einen Nachweis über Ihre berufliche Qualifikation (Urkunde Studiumabschluss oder Prüfungszeugnis Berufsausbildung)
• für Bewerber:innen, die bereits im öffentlichen Dienst beschäftigt sind, bitte ich um die Einverständniserklärung zur Einsichtnahme in die Personalakte. Bitte beachten Sie, dass trotz des Einverständnisses eine vollständige Bewerbung inklusive aller geforderten Unterlagen erforderlich ist; ein Verweis auf die Personalakte ist nicht ausreichend!

Hinweise:

Nehmen Sie gern  an unserer Onlineumfrage zur Verbesserung des Bewerbungsprozesses teil: https://t1p.de/e7qjd