(Karenz) Mitarbeiter (m/w/d) Front Desk, Administration & Buchhaltung (m/w/d)

Die RIB-Gruppe ist der weltweit führende Anbieter von Softwarelösungen für die Steuerung von Projekt- und Unternehmensprozessen in der Bau- & Immobilienbranche. Mehr als 60 Jahre Branchenerfahrung befähigen uns, unser Ziel, die Bauindustrie zur nachhaltigsten und digitalisiertesten Branche des 21. Jahrhunderts voranzutreiben, mit unseren Kunden erfolgreich zu erreichen: „Building Better Together“. Dies ermöglichen unsere 2.700 Mitarbeiter*innen weltweit; davon > 500 Mitarbeiter*innen in DACH. Als eigenständiges Unternehmen der Schneider Electric eröffnen wir dir dabei nationale und internationale Karrierechancen und sinnstiftende Aufgaben in kaufmännischen und technischen Bereichen.

Durch deine team- und kundenorientierte Arbeitsweise, managed du das Tagesgeschäft "mit links" - von administrativen über organisatorischen bis hin zu projektorientierten Aufgaben. Aber damit nicht genug, denn du entfaltest deine Stärken am besten, wenn du den Empfang & die Betreuung von Gästen (Geschäftspartner, Interessten/ Kunden) in der Verantwortung hast. Mit deinen Kenntnissen aus dem Bereich Buchhaltung, unterstützt du unser Finance-Team zusätzlich und bist dadurch ein starke Persönlichkeit mit Allrounder(in)-Fähigkeiten.

--> Karenz Mitte bis vor. 31.01.2026 - Teilzeit 25h/ Woche

• Front-Office: Herzliche Begrüßung/ Empfang unserer Besucher*innen, Sicherstellung der Erreichbarkeit unserer zentralen Rufnummer/ Erstkontakt mit Geschäftspartnern und Dienstleistern, Bearbeitung und Koordination von Telefonanrufen
• Poststelle: Posteingang und Postausgang inkl.Paketdienste interne Verteilung
• Verwaltung des Firmenfuhrparks und der Parkplätze: Monitoring und Vereinbarung der Wartungstermine, Organisation der Vignetten und Parkkarten
• Travel Management: Reiseplanung, Buchung von Reisen, Visaangelegenheiten
• Office-Assistenz: Allgemeine Büro-, Telefon- und Schreibtätigkeiten, Stammdatenpflege
• Eventmanagement: Terminaussendung, Reservierungen, Beschafftung von Catering, Raumvorbereitung
• Unterstützung in der Buchhaltung: Administrationstätigkeiten, insb. Erfassung von Rechnungen, Mahnwesen, Inventarverzeichnis, Verwaltung der Handkassa, Untersützung beim Monats-/ Quartals-/ Jahresabschluss
• Unterstützung in der Auftragsabwicklung: Zwischenabrechnungen für Projektleiter*innen, Projektbestellungen, Abrechnungen
• Unterstützung in der Personalverrechnung: Vorbereitung von Abrechnungsteilbereichen, Kontrolle der Reisekostenabrechnungen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (LAP, HAS, HAK, HLW oder vergleichbare berufsbildende Schulen) oder Erfahrung in der Hotelbranche (Empfang/ Rezeption)
• Sicherer Umgang mit MS-Office, insbesondere Word und Excel
• Freude am Umgang mit Menschen sowohl am Telefon als auch persönlich
• Ein freundliches und professionelles Auftreten
• Professionelles und gepflegtes Erscheinungsbild
• Anwesenheit im Office (keine remote-Möglichkeit)
• Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Von Vorteil:

• Erfahrung in der Büroorganisation/ in einer Assistenzfunktion 

Wir sind dazu verpflichtet darauf hinzuweisen, dass das Bruttomindestjahresgehalt lt. IT-Kollektivvertrag für diese Position bei 21.420 €/ 25h liegt. Das tatsächliche Gehalt orientiert sich aber natürlich an deiner Erfahrung, sowie deinen Qualifikationen.

Motiviert durch unsere Werte & Vision, treiben wir die digitale Transformation bei unseren Kunden voran – für ein digitales, effizienteres und nachhaltigeres Ingenieur- und Bauwesen. „Building Better Together“ ist für uns mehr als ein Slogan. Denn neben unseren Kunden stehst du im Vordergrund. Damit du deine Leidenschaft für deine Aufgaben voll entfalten kannst, unterstützen wir dich durch:
 

• einen strukturierten Start: individuelles Onboarding, organisiertes Networking, Newcomer Day
• allgemeine Goodies wie: Mitarbeitervergünstigungen (z.B. Corporate Benefits),  Aktienbeteiligung Schneider Electric, Bio-Obst, Pensionsversicherung, Mitarbeiterevents (Teamevents, Sommerfeste, …), Tischkicker // je nach Funktion: Kofferprämie, Diäten-Aufschlag, Firmenhandy
• Wahl-Goodies wie Öffi-Ticket, Parkplatz/ Fahrtkostenzuschuss oder Mediclass
• Karriereentwicklung/ -perspektiven: Team- bzw. Rollenbasierte Weiterentwicklung/ Trainings, individuelle Weiterentwicklung/ Trainings, nationale und internationale Karriereperspektiven innerhalb der RIB-Gruppe oder Schneider Electric, …
• deinen Raum für Gestaltungsmöglichkeiten: proaktives Teilen deiner Ideen/ Ansätze/ Prozessoptimierungen innerhalb des Teams, betriebliches Ideenmanagement, aktive Beteiligung an Meetings auf Team und Managementebene („RIB Town Halls“), …
• Wege, wie du nachhaltig sein kannst: eAuto als Firmenwagen (je nach Funktion), digitale Infrastruktur (less Paper - more digital), Firmenradl, …

RIB Mission: "Wir bauen und gestalten, wir verändern und erneuern... "

Unser Manifest beschreibt unsere Überzeugungen und Werte, die uns bei unserer Arbeit antreiben und uns gemeinsam zu Höchstleistungen inspirieren: https://www.youtube.com/watch?v=lfqlC37lhzk

RIB SAA
Frau Sabine Haim

Gudrunstraße 184/4
100 Wien