Interne Stellenausschreibung: Diese Stellenausschreibung richtet sich nur an Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Stadtverwaltung Leipzig und ihrer Eigenbetriebe. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, mit befristeten Arbeitsverträgen, deren Beschäftigungsverhältnis am oder nach dem 1. Juni 2025 begonnen hat sowie Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, deren Beschäftigungsverhältnis zum Zeitpunkt der voraussichtlichen Stellenbesetzung am 25.12.2025 nicht mehr besteht, können leider aufgrund der aktuellen Haushaltssituation bei internen Stellenausschreibungen nicht berücksichtigt werden.

Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt für das Dezernat Allgemeine Verwaltung eine/-n Sachbearbeiter/-in Vorlagenmanagement (m/w/d).

Mit mehr als 620.000 Einwohnerinnen und Einwohnern ist Leipzig eine der sich am dynamischsten entwickelnden Städte Deutschlands mit vergleichsweise sehr hoher Lebensqualität. Dazu tragen in nicht unerheblichem Maße auch die kommunalen Unternehmen bei, indem sie neben elementaren Aufgaben der Daseinsvorsorge vielfältige Beiträge zur Erfüllung von Zielen von erheblicher stadtstrategischer Bedeutung leisten.

• Verantwortung für das zentrale Vorlagenmanagement des Dezernats Allgemeine Verwaltung - von der Workflowbearbeitung über Terminüberwachung bis zur Qualitätssicherung

• Koordination von Verfahrensabläufen für Vorlagen, Anträge, Anfragen und Mitzeichnungsprozesse zwischen Ämtern und Dezernaten

• Aufbereitung und Plausibilitätsprüfung von Vorlagen, Stellungnahmen und Synopsen als Entscheidungsgrundlage für den Beigeordneten für Allgemeine Verwaltung

• Beschluss- und Sitzungscontrolling: Nachverfolgung, Bearbeitung und Überwachung von Aufträgen aus der DB OBM, Fachausschüssen und Ratsversammlung

• Pflege der Rats- und Ausschussvorgänge im Ratsinformationssystem ALLRIS sowie Weiterentwicklung interner Prozesse und Formatvorlagen

• Vor- und Nachbereitung von Gremiensitzungen inklusive Sprechzettel, Präsentationen und Protokollen

• eigenständige Büroorganisation: Posteingang/-ausgang, Aktenführung, Workflow-Bearbeitung, Terminmanagement, Besprechungsvorbereitung und Betreuung von Besuchenden

• Kommunikations- und Informationsmanagement: Korrespondenz, Auskunftserteilung, Protokollführung und Schnittstellenfunktion zwischen Verwaltung, Politik und Öffentlichkeit

• Organisation und Abwicklung von Dienstreisen, Beschaffungen, Inventar- und Raumplanung

• Unterstützung der Referentinnen/ Referenten und Vertretung der Ersten Sekretärin des Bürgermeisters

• abgeschlossene mindestens dreijährige Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte/-r, Angestelltenprüfung I oder eine vergleichbare Ausbildung

• sichere Anwendung von Verwaltungsrecht, Geschäftsordnungen und Dienstanweisungen in der täglichen Arbeit

• fundierte IT-Kenntnisse, insbesondere in MS Office; Erfahrung mit elektronischen Akten- und Ratsinformationssystemen (zum Beispiel ALLRIS)

• Fähigkeit, Arbeits- und Entscheidungsprozesse strukturiert zu planen, Fristen einzuhalten und Zuarbeiten zu koordinieren

• Kompetenz in der Prüfung, Bewertung und Aufbereitung von Vorlagen, Stellungnahmen und Synopsen als Entscheidungsgrundlage

• stilsichere schriftliche Ausdrucksfähigkeit sowie adressatengerechte Kommunikation mit Politik, Verwaltung und Öffentlichkeit

• Fähigkeit zur konstruktiven Zusammenarbeit mit Ämtern, Dezernaten und Gremien sowie zur Koordination komplexer Mitzeichnungsprozesse

• Belastbarkeit und Zuverlässigkeit bei gleichzeitiger Bearbeitung mehrerer Aufgaben und Prioritäten

• hohe Service- und Bürgerorientierung sowie souveränes Auftreten im Umgang mit internen und externen Ansprechpersonen

• eine unbefristete, nach der Entgeltgruppe 9a TVöD bewertete Stelle in Teilzeit mit einer wöchentlichen Arbeitszeit von 30 Stunden
  

Wir wertschätzen Vielfalt und möchten, dass sich die Stadtgesellschaft auch in unserer Belegschaft widerspiegelt. Wir begrüßen daher alle Bewerbungen - unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion/ Weltanschauung, Behinderung, Alter sowie sexueller Orientierung und Identität. Schwerbehinderte und ihnen gleichgestellte Bewerber/-innen werden bei gleicher Qualifikation bevorzugt berücksichtigt.

Bitte beachten Sie, dass wir unsere Stellen nur nach Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung besetzen dürfen. Wir können Sie daher im weiteren Verfahren nur dann berücksichtigen, wenn Sie uns Nachweise hierüber vorlegen.

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung mit:

• Bewerbungsschreiben

• tabellarischem Lebenslauf

• Nachweis über die erforderliche berufliche Qualifikation

• Kopien von qualifizierten Dienst-/ Arbeitszeugnissen/ Beurteilungen/ Referenzschreiben

Bitte beachten Sie unsere Hinweise zum Stellenbesetzungsverfahren und geben Sie bei Ihrer Bewerbung die Stellenausschreibungsnummer 1380 an.

Sollten Sie noch Fragen haben, dann beantworten wir Ihnen diese gern. Ansprechpartnerin für diese Ausschreibung ist Irina Wirt, Recruiterin, Telefon: 0341 123-7874.

Ausschreibungsschluss ist der 10. Oktober 2025.

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!

Unsere Arbeit ist geprägt von einem respektvollen, verantwortungsbewussten und ergebnisorientierten Handeln - im Einklang mit unseren Leitlinien für Führung und Zusammenarbeit. Gesellschaftlich relevante Aufgaben, wie etwa Familien- oder Pflegeverantwortung oder ein Ehrenamt, werden als Erfahrung berücksichtigt, sofern sie für die konkrete Aufgabe relevant sind: https://www.leipzig.de/leitlinien-fuehrung-zusammenarbeit/