Interne Stellenausschreibung: Diese Stellenausschreibung richtet sich nur an Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Stadtverwaltung Leipzig und ihrer Eigenbetriebe. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, mit befristeten Arbeitsverträgen, deren Beschäftigungsverhältnis am oder nach dem 1. Juni 2025 begonnen hat sowie Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, deren Beschäftigungsverhältnis zum Zeitpunkt der Auswahlentscheidung nicht mehr besteht, können leider aufgrund der aktuellen Haushaltssituation bei internen Stellenausschreibungen nicht berücksichtigt werden.

Wir suchen zum 1. Oktober 2025 für das Amt für Gebäudemanagement eine/-n Sachbearbeiter/-in Vorlagenmanagement (m/w/d).

Das Amt für Gebäudemanagement der Stadt Leipzig nimmt, im Auftrag der Fachämter und Eigenbetriebe, vielfältige Serviceleistungen für kommunal genutzte Liegenschaften und Gebäude, wie unter anderem Schulen, Kindertagesstätten und Verwaltungsgebäude, wahr. Neben Neu- und Erweiterungsbauten sowie Sanierungen sind Bauunterhaltung, Energiemanagement, technischer Betrieb, Ver- und Entsorgung sowie Gebäudedienstleistungen die zentralen Leistungsbereiche.

• Erarbeitung, Anleitung und Kontrolle der Verfahrensabläufe für das amts- und abteilungsinterne Vorlagenmanagement unter Berücksichtigung der inhaltlichen Anforderungen für Vorlagen im parlamentarischen Geschäftsablauf der Stadtverwaltung

• Sicherstellung eines reibungslosen Geschäftsablaufes für die Amts- und Abteilungsleitung

• Koordination und Unterstützung bei der fristgerechten, formalen und inhaltlichen Erstellung von Verwaltungsvorlagen

• Ansprechpartner/-in für Rückfragen mitzeichnender Ämter zu Vorlagen der Abteilungen einschließlich der Einholung erforderlicher Stellungnahmen und Übergabe an die Entscheidungsträger/-innen

• Vorprüfung und Vorbereitung von Stellungnahmen zu Anträgen und Verwaltungsvorlagen

• Prüfung von gremienrelevanten Sachverhalten hinsichtlich inhaltlicher Plausibilität

• Mitwirkung bei der Themenaufbereitung und Abstimmung in der Task Force Schulhausbau und KITA

• Multiplikatorenfunktion und Unterstützung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Amt für Gebäudemanagement zur Allris-Anwendung

• Sichtung der Protokolle auf Festlegungen aus den Fachabteilungen, Amtsleiterberatungen, Fachausschüssen, Stadtbezirksbeirats- und Ortschaftsratssitzungen sowie der Lenkungsgruppe Task Force und Koordinierung notwendiger Änderungen und Ergänzungen in Vorlagen sowie deren Kontrolle und Weitergabe  

• Terminkoordinierung und -kontrolle der Aufträge zu Vorlagen aus den Sitzungen im Amt für Gebäudemanagement und der Task Force Schulhausbau

• Sichtung von Protokollen und Koordination erforderlicher Änderungen in Verwaltungsvorlagen

• Sichtung, Verteilung und Digitalisierung von Posteingängen

• Mitwirkung bei der organisatorischen Vorbereitung und Nachbereitung von Besprechungen und Veranstaltungen

• eine abgeschlossene Ausbildung im kaufmännischen Bereich 

• Fähigkeit zum selbstständigen, strukturierten und ergebnisorientierten Arbeiten 

• sehr gute schriftliche und mündliche Ausdrucksfähigkeit sowie sehr gute organisatorische Fähigkeiten 

• anwendungsbereite, sehr gute Kenntnisse in arbeitsplatzbezogener PC-Software

• sehr hohes Maß an Dienstleistungsorientierung und Beratungs- und Problemlösungskompetenz

• Teamfähigkeit und Kooperationsbereitschaft

• eine unbefristete, nach der Entgeltgruppe 9a TVöD bewertete Stelle in Teilzeit mit einer wöchentlichen Arbeitszeit von 35 Stunden  
  

Wir wertschätzen Vielfalt und möchten, dass sich die Stadtgesellschaft auch in unserer Belegschaft widerspiegelt. Wir begrüßen daher alle Bewerbungen - unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion/ Weltanschauung, Behinderung, Alter sowie sexueller Orientierung und Identität. Schwerbehinderte und ihnen gleichgestellte Bewerber/-innen werden bei gleicher Qualifikation bevorzugt berücksichtigt.

Bitte beachten Sie, dass wir unsere Stellen nur nach Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung besetzen dürfen. Wir können Sie daher im weiteren Verfahren nur dann berücksichtigen, wenn Sie uns Nachweise hierüber vorlegen.

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung mit:

• Bewerbungsschreiben

• tabellarischem Lebenslauf

• Nachweis über die erforderliche berufliche Qualifikation

• Kopien von qualifizierten Dienst-/ Arbeitszeugnissen/ Beurteilungen/ Referenzschreiben

Bitte beachten Sie unsere Hinweise zum Stellenbesetzungsverfahren und geben Sie bei Ihrer Bewerbung die Stellenausschreibungsnummer 1241 an.

Sollten Sie noch Fragen haben, dann beantworten wir Ihnen diese gern. Ansprechpartnerin für diese Ausschreibung ist Katharina Franke, Recruiterin, Telefon: 0341 123-7844.

Ausschreibungsschluss ist der 28. August 2025.

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!

Unsere Arbeit ist geprägt von einem respektvollen, verantwortungsbewussten und ergebnisorientierten Handeln - im Einklang mit unseren Leitlinien für Führung und Zusammenarbeit. Gesellschaftlich relevante Aufgaben, wie etwa Familien- oder Pflegeverantwortung oder ein Ehrenamt, werden als Erfahrung berücksichtigt, sofern sie für die konkrete Aufgabe relevant sind: https://www.leipzig.de/leitlinien-fuehrung-zusammenarbeit/