Interne Stellenausschreibung: Diese Stellenausschreibung richtet sich ausschließlich an Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Stadtverwaltung Leipzig oder ihrer Eigenbetriebe. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, mit befristeten Arbeitsverträgen, deren Beschäftigungsverhältnis am oder nach dem 1. Juni 2025 begonnen hat sowie Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, deren Beschäftigungsverhältnis zum Zeitpunkt der voraussichtlichen Stellenbesetzung am 5. April 2026 nicht mehr besteht, können leider aufgrund der aktuellen Haushaltssituation bei internen Stellenausschreibungen nicht berücksichtigt werden.

Wir suchen zum 5. April 2026 befristet zur Vertretung bis zum 31. Juli 2026 - mit der Option der Verlängerung - für das Amt für Schule eine/-n Mitarbeiter/-in Vorlagenmanagement (m/w/d).

Leipzig ist jung, dynamisch und mit über 600.000 Einwohnerinnen und Einwohnern achtgrößte Stadt Deutschlands. Nach dem Motto ,,Wir für die Stadt" engagieren sich die 9250 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Stadtverwaltung täglich, um Leipzig noch lebenswerter und bürgerfreundlicher zu machen. Das Amt für Schule ist Träger der kommunalen Schulen der Stadt Leipzig und damit zuständig für die äußeren Schulangelegenheiten, wie die Schulnetzplanung, den Schulhausbau, die Werterhaltung und Bewirtschaftung, die Schulpflichtüberwachung oder die Schülerbeförderung. Es integriert das Schulmuseum, das Schulbiologiezentrum, die Schola Cantorum, die Schulbibliothekarische Arbeitsstelle mit den Schulbibliotheken und Leseräumen an den Schulen sowie den Fachbereich Horte.

Sie erhalten mit dieser Stelle abwechslungsreiche und vielfältige Einblicke in das gesamte Leistungsspektrum des Amtes für Schule.

• zentrales Vorlagenmanagement des Amtes für Schule

• Anleiten, Koordinieren und Kontrollieren der Verfahrensabläufe und inhaltlicher Anforderungen für Vorlagen sowie Vorgänge des parlamentarischen Verfahrens der Stadt Leipzig (Dienstberatung des Oberbürgermeisters, Ausschüsse, Ratsversammlung)

• Sitzungs- und Auftragscontrolling zur Dienstberatung des Oberbürgermeisters und zur Ratsversammlung

• Koordinieren und Steuern der Mitzeichnungspflichten für Vorlagen (amtsintern, ämter- und dezernatsübergreifend)

• Erteilung von Prüf- und Arbeitsaufträgen an die Fachabteilungen des Amtes sowie Aufbereitung und Terminkontrolle hinsichtlich Arbeitsaufträgen zu Änderungsbedarfen der Amtsleitung und der Beigeordneten einschließlich Überwachung des Rücklaufes

• Durchführen und Auswerten der materiellen und rechtlichen Prüfung von Vorlagen entsprechend der Anforderungen sowie Aufbereiten der inhaltlichen Schwerpunkte für die Amtsleitung als Grundlage für die Unterzeichnung 

• Sitzungsmanagement in Zusammenhang mit der Gremien-, Beirats- und Ausschussarbeit des Amtes für Schule (unter anderem für den Fachausschuss Jugend, Schule und Demokratie, Task Force Schulhausbau, Gremien des Sächsischen Städte- und Gemeindetages)

• abgeschlossene mindestens dreijährige Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte/-r, Angestelltenprüfung I, Kauffrau/-mann für Büromanagement, Fachangestellte/-r für Büromanagement oder eine vergleichbare Ausbildung

• sehr gute kommunikative Fähigkeiten sowie mündliches und schriftliches Ausdrucksvermögen 

• Freude am fachbereichsübergreifenden Arbeiten sowie im Umgang mit unterschiedlichen Akteurinnen und Akteuren innerhalb der Stadtverwaltung

• Interesse daran, die Leipziger Schullandschaft mitzugestalten

• IT-Affinität und anwendungsbereite IT-Kenntnisse (beispielsweise MS Office-Anwendungen)

• Grundkenntnisse kommunalrechtlicher Vorschriften (insbesondere SächsGemO) 

• ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten, selbstständige Arbeitsweise, Eigeninitiative 

• eine befristete, nach der Entgeltgruppe 9b TVöD bewertete Stelle in Vollzeit (entspricht 39 Stunden für Tarifbeschäftigte) oder Teilzeit

Wenn Sie unbefristet bei der Stadtverwaltung oder einem Eigenbetrieb beschäftigt sind, können Sie sich auch auf befristete Stellen bewerben. Sollten Sie einen unbefristeten Arbeitsvertrag in einer niedrigeren Entgeltgruppe haben, bleibt dieser bestehen. Sie erhalten dann gemäß § 14 TVöD (VKA) für die Dauer der übertragenen, höherwertigen Tätigkeit eine Zulage als Ausgleichsbetrag zu der oben benannten Entgeltgruppe. Sofern Sie einen unbefristeten Arbeitsvertrag mit einer höheren Entgeltgruppe haben, erfolgt die Vergütung für die Dauer der befristeten Tätigkeit entsprechend der niedrigeren Entgeltgruppe.

Wir wertschätzen Vielfalt und möchten, dass sich die Stadtgesellschaft auch in unserer Belegschaft widerspiegelt. Wir begrüßen daher alle Bewerbungen - unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion/ Weltanschauung, Behinderung, Alter sowie sexueller Orientierung und Identität. Schwerbehinderte und ihnen gleichgestellte Bewerber/-innen werden bei gleicher Qualifikation bevorzugt berücksichtigt.

Bitte beachten Sie, dass wir unsere Stellen nur nach Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung besetzen dürfen. Wir können Sie daher im weiteren Verfahren nur dann berücksichtigen, wenn Sie uns Nachweise hierüber vorlegen.

Unsere Arbeit ist geprägt von einem respektvollen, verantwortungsbewussten und ergebnisorientierten Handeln - im Einklang mit unseren Leitlinien für Führung und Zusammenarbeit. Gesellschaftlich relevante Aufgaben, wie etwa Familien- oder Pflegeverantwortung oder ein Ehrenamt, werden als Erfahrung berücksichtigt, sofern sie für die konkrete Aufgabe relevant sind: https://www.leipzig.de/leitlinien-fuehrung-zusammenarbeit/

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung mit:

• Bewerbungsschreiben

• tabellarischem Lebenslauf

• Nachweis über die erforderliche berufliche Qualifikation; gegebenenfalls beglaubigte Übersetzungen der Abschlusszeugnisse, sofern sie nicht auf Deutsch oder Englisch ausgestellt sind

• gegebenenfalls die Aufenthalts- sowie Arbeitserlaubnis

• gegebenenfalls eine Zeugnisbewertung oder bei reglementierten Berufen eine Anerkennung des Abschlusses

• Kopien von qualifizierten Dienst-/ Arbeitszeugnissen/ Beurteilungen/ Referenzschreiben

Bitte beachten Sie unsere Hinweise zum Stellenbesetzungsverfahren und geben Sie bei Ihrer Bewerbung die Stellenausschreibungsnummer 1604 an.

Sollten Sie noch Fragen haben, dann beantworten wir Ihnen diese gern. Ansprechpartnerin für diese Ausschreibung ist Nicole Köhler, Recruiterin, Telefon: 0341 123-7846.

Ausschreibungsschluss ist der 1. Februar 2026.

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!