Intern: Büroassistenz des Direktors (m/w/d)

Diese Stellenausschreibung richtet sich ausschließlich an Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Stadtverwaltung Leipzig oder Ihrer Eigenbetriebe. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, mit befristeten Arbeitsverträgen, deren Beschäftigungsverhältnis am oder nach dem 01.06.2025 beginnt, können leider aufgrund der aktuellen Haushaltssituation bei internen Stellenausschreibungen nicht berücksichtigt werden.

Das Stadtarchiv Leipzig gehört zu den bedeutendsten kommunalen Archiven in Deutschland und dokumentiert die Geschichte Leipzigs von der Stadtrechtsverleihung um 1165 bis in die jüngste Vergangenheit. Es ist zuständig für die archivalische Überlieferung aus der Tätigkeit der Stadtverwaltung Leipzig, der städtischen Einrichtungen, der unter städtischer Verwaltung stehenden Stiftungen sowie der städtischen Eigenbetriebe und Mehrheitsbeteiligungen. Seine Bestände umfassen mehr als 4.000 Urkunden, 12.000 laufende Meter Akten, Geschäftsbücher, Zeitungen und Druckschriften, 90.000 Karten und Pläne, 350.000 Fotos und Postkarten sowie Sammlungen zur Geschichte Leipzigs.

• eigenständige Organisation und Führung des Sekretariats (Post- und E-Mailbearbeitung, Ablage und Aktenführung mit Hilfe eines Dokumentenmanagementsystems, Wiedervorlage, Protokollführung, Führen der Anwesenheits- und Urlaubslisten, Telefondienst)

• Vor- und Nachbereitung von Gesprächsterminen, Sitzungen und Versammlungen (unter anderem Zusammenstellung sämtlicher Unterlagen, Recherchen) einschließlich Gästebetreuung

• Terminplanung, -überwachung und -vorbereitung

• unterschriftsreife Vorbereitung und eigenständige Führung von Korrespondenz sowie Erteilen von Auskünften

• Unterstützung bei der Projektkoordination sowie Koordination von Verbands- und Ausschussarbeit 

• Erstellung von Vortrags- und Präsentationsmanuskripten einschließlich grafisch-medialer Aufbereitung

• Vorbereitung von Dienstreisen und Abrechnung der Reisekosten

• Aufbereitung, Pflege und Bereitstellung von Statistiken

• Unterstützung bei der Pflege der Homepage sowie allgemeine administrative Aufgaben

• eine abgeschlossene Ausbildung als Bürokauf­frau/-mann, Kauffrau/-mann für Büromanagement, Fachangestellte/-r für Bürokom­munikation, Facharbeiter/-in für Schreibtechnik oder ein vergleichbarer Abschluss

• mehrjährige Berufserfahrung in der Führung und Verwaltung eines Sekretariats

• Berufserfahrung in der öffentlichen Verwaltung erwünscht

• praktische Erfahrungen in einem Archiv wünschenswert 

• sehr gute Kenntnisse des Standard-Office-Programms (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)

• sehr gute Kenntnisse der deutschen und englischen Sprache in Wort und Schrift

• Kenntnisse der einschlägigen fachlichen Gesetze und Rechtsvorschriften, unter anderem SächsArchivG, SächsGVBl und DSGVO wünschenswert

• ausgezeichnete organisatorische und gestalterische Fähigkeiten sowie eigenverantwortliche, strukturierte und ergebnisorientierte Arbeitsweise

• schnelle Auffassungsgabe, Flexibilität im Umgang mit wechselnden Aufgabenstellungen und eigenständige Priorisierung

• hohes Maß an Verantwortungsbewusstsein und Genauigkeit sowie ausgeprägte Dienstleistungs- und Serviceorientierung

• sicheres und korrektes Auftreten sowie sehr gute mündliche und schriftliche Ausdrucks- und Kommunikationsfähigkeit

• absolute Zuverlässigkeit, Diskretion und Termintreue

• eine nach der Entgeltgruppe 7 TVöD bewertete Stelle in Teilzeit mit einer wöchentlichen Arbeitszeit von 30 Stunden

Wir wertschätzen Vielfalt und möchten, dass sich die Stadtgesellschaft auch in unserer Belegschaft widerspiegelt. Wir begrüßen daher alle Bewerbungen - unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion/ Weltanschauung, Behinderung, Alter sowie sexueller Orientierung und Identität. Schwerbehinderte und ihnen gleichgestellte Bewerber/-innen werden bei gleicher Qualifikation bevorzugt berücksichtigt.

Bitte beachten Sie, dass wir unsere Stellen nur nach Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung besetzen dürfen. Wir können Sie daher im weiteren Verfahren nur dann berücksichtigen, wenn Sie uns Nachweise hierüber vorlegen.

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung mit:

• Bewerbungsschreiben

• tabellarischem Lebenslauf

• Nachweis über die erforderliche berufliche Qualifikation

• Kopien von qualifizierten Dienst-/ Arbeitszeugnissen/ Beurteilungen/ Referenzschreiben

• Nachweis über den Erhalt zweier Masernschutzimpfungen oder Masernimmunität (erforderlich ab Geburtsjahrgang 1971)

Bitte beachten Sie unsere Hinweise zum Stellenbesetzungsverfahren und geben Sie bei Ihrer Bewerbung die Stellenausschreibungsnummer 977 an.

Sollten Sie noch Fragen haben, dann beantworten wir Ihnen diese gern. Ansprechpartnerin für diese Ausschreibung ist Sandra Schröder, Recruiterin, Telefon: 0341 123-2754.

Ausschreibungsschluss ist der 6. Juni 2025.

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!

Unsere Arbeit ist geprägt von einem respektvollen, verantwortungsbewussten und ergebnisorientierten Handeln - im Einklang mit unseren Leitlinien für Führung und Zusammenarbeit. Gesellschaftlich relevante Aufgaben, wie etwa Familien- oder Pflegeverantwortung oder ein Ehrenamt, werden als Erfahrung berücksichtigt, sofern sie für die konkrete Aufgabe relevant sind.
 
https://www.leipzig.de/leitlinien-fuehrung-zusammenarbeit/