Interne Stellenausschreibung: Diese Stellenausschreibung richtet sich nur an Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Stadtverwaltung Leipzig und ihrer Eigenbetriebe. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, mit befristeten Arbeitsverträgen, deren Beschäftigungsverhältnis am oder nach dem 1. Juni 2025 begonnen hat sowie Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, deren Beschäftigungsverhältnis zum Zeitpunkt der voraussichtlichen Stellenbesetzung am 5. Juni 2026 nicht mehr besteht, können leider aufgrund der aktuellen Haushaltssituation bei internen Stellenausschreibungen nicht berücksichtigt werden.

Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt für das Referat Beauftragte für Senioren und Menschen mit Behinderungen eine Büroassistenz (m/w/d).

Das Referat Beauftragte für Senioren und Menschen mit Behinderungen setzt sich innerhalb der Stadt Leipzig für die Interessen und Belange älterer Menschen sowie von Menschen mit Behinderungen ein. Zur Unterstützung unserer Arbeit suchen wir eine engagierte Büroassistenz, die organisatorisch und administrativ zum reibungslosen Ablauf im Referat beiträgt.

• Organisation und Koordination der administrativen Abläufe im Referat sowie Unterstützung der Beauftragten für Menschen mit Behinderungen und Seniorinnen und Senioren

• Terminmanagement, einschließlich Planung, Koordination und Überwachung von Terminen sowie Nachhalten von Arbeitsaufträgen und Zuarbeiten

• Vor- und Nachbereitung von Besprechungen, Sitzungen und Konferenzen, einschließlich Erstellung von Unterlagen und Protokollführung

• Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost sowie der internen und externen Korrespondenz und Sicherstellung eines strukturierten Informationsflusses

• Organisation von Dienstreisen, Vorbereitung der Unterlagen sowie Unterstützung bei der Reisekostenabrechnung in Zusammenarbeit mit der Reisestelle

• Mitwirkung bei der Haushaltsbewirtschaftung des Referats, insbesondere Rechnungsprüfung, Zuordnung zu Haushaltsstellen sowie Unterstützung bei Haushaltsplanung und Controlling

• Organisation von Beschaffungen und Verwaltung von Bürobedarf, Inventar und Arbeitsplatzausstattung nach den geltenden Beschaffungsregelungen

• Koordination und organisatorische Betreuung von Beiratssitzungen, einschließlich Terminabstimmung, Einladung, Dokumentenbereitstellung und Protokollierung

• Unterstützung bei Förderprogrammen und Projekten, insbesondere Prüfung von Anträgen auf Vollständigkeit, Korrespondenz mit Antragstellenden und Vorbereitung von Bescheiden nach Vorgabe

• Wahrnehmung von Querschnittsaufgaben im Referat, zum Beispiel Aktenführung und Schriftgutverwaltung, Pflege des Internetauftritts, Unterstützung bei IT-Serviceaufgaben sowie Mitwirkung bei Arbeits- und Gesundheitsschutzthemen

• eine abgeschlossene mindestens dreijährige Ausbildung als Bürokauffrau/-mann, Kauffrau/-mann für Büromanagement, Fachangestellte/-r für Bürokommunikation, Facharbeiter/-in für Schreibtechnik oder ein vergleichbarer Abschluss

• sichere Anwendung der gängigen MS-Office-Programme (insbesondere Word, Excel und Outlook) sowie Bereitschaft zur Einarbeitung in arbeitsspezifische Software

• eine strukturierte, sorgfältige und selbstständige Arbeitsweise bei der Bearbeitung administrativer Aufgaben

• Organisationsfähigkeit, insbesondere bei der Koordination von Terminen, Sitzungen und Arbeitsabläufen

• ausgeprägte Service- und Kommunikationsfähigkeit im Umgang mit internen und externen Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartnern

• Empathie sowie Belastbarkeit im Umgang mit Menschen in herausfordernden Lebenssituationen

• Teamfähigkeit, Zuverlässigkeit und Verantwortungsbewusstsein

• eine unbefristete, nach der Entgeltgruppe 6 TVöD bewertete Stelle in Vollzeit (entspricht 39 Stunden für Tarifbeschäftigte) oder Teilzeit
  

Wir wertschätzen Vielfalt und möchten, dass sich die Stadtgesellschaft auch in unserer Belegschaft widerspiegelt. Wir begrüßen daher alle Bewerbungen - unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion/ Weltanschauung, Behinderung, Alter sowie sexueller Orientierung und Identität. Schwerbehinderte und ihnen gleichgestellte Bewerber/-innen werden bei gleicher Qualifikation bevorzugt berücksichtigt.

Bitte beachten Sie, dass wir unsere Stellen nur nach Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung besetzen dürfen. Wir können Sie daher im weiteren Verfahren nur dann berücksichtigen, wenn Sie uns Nachweise hierüber vorlegen.

Unsere Arbeit ist geprägt von einem respektvollen, verantwortungsbewussten und ergebnisorientierten Handeln - im Einklang mit unseren Leitlinien für Führung und Zusammenarbeit. Gesellschaftlich relevante Aufgaben, wie etwa Familien- oder Pflegeverantwortung oder ein Ehrenamt, werden als Erfahrung berücksichtigt, sofern sie für die konkrete Aufgabe relevant sind: https://www.leipzig.de/leitlinien-fuehrung-zusammenarbeit/

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung mit:

• Bewerbungsschreiben

• tabellarischem Lebenslauf

• Nachweis über die erforderliche berufliche Qualifikation; gegebenenfalls beglaubigte Übersetzungen der Abschlusszeugnisse, sofern sie nicht auf Deutsch oder Englisch ausgestellt sind

• gegebenenfalls die Aufenthalts- sowie Arbeitserlaubnis

• gegebenenfalls eine Zeugnisbewertung oder bei reglementierten Berufen eine Anerkennung des Abschlusses

• Kopien von qualifizierten Dienst-/ Arbeitszeugnissen/ Beurteilungen/ Referenzschreiben

Bitte beachten Sie unsere Hinweise zum Stellenbesetzungsverfahren und geben Sie bei Ihrer Bewerbung die Stellenausschreibungsnummer 1742 an.

Sollten Sie noch Fragen haben, dann beantworten wir Ihnen diese gern. Ansprechpartnerin für diese Ausschreibung ist Sandra Schröder, Recruiterin, Telefon: 0341 123-2754.

Ausschreibungsschluss ist der 26. März 2026.

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!